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電子公文管理系統(tǒng)的相關方案
1、 引言
公文是政府軍隊等各類部門請示匯報、命令下達等工作中的重要部分。傳統(tǒng)的公文歸檔以紙質原件為主，存放在檔案局等部門，當歸檔公文數(shù)目逐漸增多時，公文的查找就存在效率較低等缺點。尤其是當用戶記不清楚公文的具體年份、標題等內容時，在紙質歸檔公文中進行基于內容的模糊查詢幾乎無法實現(xiàn)。另外，紙質公文的管理、維護、防腐等，也需要大量的人力物力支持。
隨著計算機硬件、局域網(wǎng)設施的普及以及用戶計算機水平的不斷提高，當前公文的撰寫基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達。因此，將公文的電子版進行歸檔成為可能[1-2]。實施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統(tǒng)方法相結合，可以在幾乎不增加額外勞動量的前提下，對公文的管理、查找、維護工作起到大大的改善效果。
2、 系統(tǒng)設計
《電子公文管理系統(tǒng)》就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。其目的是在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶公文撰寫格式的規(guī)范以及公文內容風格的一致性等。
系統(tǒng)采用標準的客戶端-服務器模式（c-s模式），由oracle數(shù)據(jù)庫服務器[5]對電子公文的存儲、查詢提供支持�？蛻舳塑浖蒬elphi實現(xiàn)，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫、臨時公文管理、公文查詢和系統(tǒng)設置六大模塊，如圖1所示。
“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲到數(shù)據(jù)庫中，用戶可以據(jù)此撰寫新的公文。“公文撰寫”模塊可以依據(jù)公文模板或已經(jīng)歸檔的歷史公文，撰寫新的公文。用戶只需修改其中的內容即可，而不用再過多關心其格式等內容，提高公文撰寫的效率�！芭R時公文管理”對新撰寫的公文以及尚未定稿的公文進行管理，支持同一公文的多個不同版本，并可以將臨時公文及時上傳備份到服務器以防丟失，同時能夠方便地從其它機器閱讀修改公文�！肮臍w檔”對于已經(jīng)完成的公文，可以歸檔錄入數(shù)據(jù)庫，以方便將來查閱。系統(tǒng)提供單個公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過“公文自動分析”功能解析出公文中的項目，如標題、關鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統(tǒng)可用性和效率；同時還可以將領導簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性。“公文查詢”模塊能夠對所有已歸檔的公文進行高效查詢。除了支持靈活的按照各種項目自定義條件查詢外，還支持基于內容的查詢，即可以查找內容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統(tǒng)設置”模塊包括不同部門、不同級別用戶的用戶管理及權限控制功能，靈活的數(shù)據(jù)庫連接參數(shù)配置功能等。 3 關鍵技術 系統(tǒng)實現(xiàn)的主要難點和創(chuàng)新包括以下幾個方面：
1）公文在oracle數(shù)據(jù)庫中的存取控制；
2）公文內容的自動解析和批量歸檔；
3）基于公文內容的全文檢索查詢；
4）本地文檔與數(shù)據(jù)庫備份文檔的比較及版本控制。
3、公文在數(shù)據(jù)庫中的存取
一個公文由很多元素組成，如標題、發(fā)文機關、公文種類、年份、主題詞、引發(fā)說明、承辦說明、正文等等[2]。在數(shù)據(jù)庫中的存取有兩個方案：一是將各種元素分開存儲，用戶預覽全文時再按照公文格式要求合并成一個文檔。該方案的好處是分開存儲便于用戶的查詢；不足是當合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因為公文類型繁多，因此恢復新文檔的操作復雜，而且往往難以完全恢復原樣。第二個方案是將整個文檔采用二進制方式存儲在數(shù)據(jù)庫中。這樣的好處是文檔的恢復比較簡單，但是由于各個元素沒有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文檔內容并逐個分離出元素信息，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。
通過分析比較，系統(tǒng)采用了一個折中方案：對于除正文以外的其它元素，如標題、發(fā)文機關、年份等，在數(shù)據(jù)庫中分別在不同字段中分離存儲，以方便用戶的查詢；同時又將文檔本身進行存儲，以便于公文的恢復。該方案以一定的存儲開銷為代價，較好地照顧了查詢操作和公文恢復操作。因為除正文以外的其它元素內容很少，通過數(shù)據(jù)庫中的日期型字段、 varchar字段等即可滿足要求，因此引入的額外開銷非常校實驗部分證明了該方法的有效性。
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