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大型會議策劃方案如何制定
大型會議如何策劃?那么，下面是CN人才公文網(wǎng)小編給大家介紹的大型會議策劃方案，供大家閱讀參考。
大型會議策劃方案1
一、大會策劃
1.與會人員與單位
本公司領(lǐng)導(dǎo)，行業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)，政府有關(guān)部門，媒體，供應(yīng)商及客戶代表，本公司會務(wù)人員。
落實名單，確定人數(shù)。
2.時間〈日程〉、地點
根據(jù)會議日程、內(nèi)容需要確定時間，根據(jù)規(guī)模確定場地。
3.會議主題與內(nèi)容
確定主題一即主要目標(biāo)，及具體內(nèi)容:如，是否發(fā)放資料，公司業(yè)績宣傳，經(jīng)營及產(chǎn)品推介，優(yōu)秀組合、人員表彰等。
是否安排吃、注行、游覽考察及紀念品等。
4.擬訂會議日程
會議程序。
5.經(jīng)費預(yù)算
場地、伙食、車輛、旅游、紀念品、服務(wù)人員加班、宣傳等支出項目分列。
6.組織機構(gòu)
成立籌備小組，明確人員、分工:領(lǐng)導(dǎo)〈公司副職〉、會議主持人、會場服務(wù)、接送站、聯(lián)系媒體及各有關(guān)單位、吃住游、車輛等。
形成策劃方案報公司審批，建立籌備機構(gòu)后開展工作，發(fā)出會議邀請函〈要回執(zhí)以落實人數(shù)〉，落實人員、經(jīng)費，聯(lián)系政府、媒體，落實場地、設(shè)備，準備資料、紀念品。
二、大會日程
1.到會人簽到，發(fā)會議資料。
2.主持人介紹到會嘉賓、會議主題，表示歡迎，公司領(lǐng)導(dǎo)講話。
3.供應(yīng)商客戶代表發(fā)言。
4.受表彰者發(fā)言。
5.政府領(lǐng)導(dǎo)講話。
6.到會人員合影。
7.安排具體業(yè)務(wù)活動〈如，對口部門業(yè)務(wù)洽談、交流〉。
8.宴請。
9.如有可能，安排一些輕松的聯(lián)誼活動。
會嘗設(shè)備〈音響等〉、媒體、領(lǐng)導(dǎo)等事項需有備份方案，如，原落實場地有變、擬講話領(lǐng)導(dǎo)未到等，如何處理。
一定規(guī)模的活動，難以面面俱到，細節(jié)均完美，故抓好重點即算成功:如，日期不改，主題不變，人員大部到位，日程按步驟進行。
大型會議策劃方案2
參與主體:“歡天喜地共參與-------xx北京奧運游”
參與范圍:各代理市場輪流開展。(顧客人數(shù)控制在300人以上，比例在 1:2左右)
參與時間:20xx年8月-----12月
參與地點:各市場影劇院或者比較大的會常
參與單位:各市場老齡委、老干協(xié)、老年體協(xié)、老年大學(xué)、老年文藝團體、各事業(yè)、機關(guān)、企業(yè)退休管理處、老年公寓、*****的新老顧客群體等。
參與形式和過程:報名----填寫資料------領(lǐng)取抽獎卡------入場-----報告會-----演出------講座-----抽獎------促銷----結(jié)束-----發(fā)放資料和贈品。
活動目的:
1、大范圍的搜集客戶資源。
2、提高產(chǎn)品品牌的知名度和市場銷量。
3、為員工對新資源家訪做預(yù)熱。
4、喚醒消費群體對補腎的誤區(qū)。
5、增加新老顧客轉(zhuǎn)介、購買、服用*****產(chǎn)品的信心。
6、提高新老消費群體的主動能動性。
7、增強員工的工作信心和工作能力。
8、充實公司數(shù)據(jù)庫的資源利用。
9、吸引同行業(yè)優(yōu)秀人才加入。
活動開展前的宣傳形式:
1、新老顧客群體的`轉(zhuǎn)介宣傳。
2、各小區(qū)、公園、廣場的地面宣傳。
3、其他宣傳形式(媒體廣告).
宣傳物品:地面海報、宣傳單、榮譽牌匾、易拉寶、主題噴繪、報紙、雜志、手提袋、抽獎卡(此卡須提前發(fā)放，填寫詳細資料后方可有效)、入場券等。
報告會贈品:帶有某保健品標(biāo)示的塑料口杯、水杯、襯衫、帽子、鑰匙扣等。
報告會獎品:125ml酒、單板膠囊、禮品袋、海狗油香皂、其它。
會場布置:
1、場外有1-2個大型拱門和條幅、鑼鼓秧歌隊。
2、門外設(shè)有入場簽到處，參與顧客須憑入場券和抽獎卡方可入場，否則不予接待和抽獎。以次確保資源的真實有效性。
3、舞臺背景是關(guān)于此次活動的主體噴繪、舞臺上設(shè)有榮譽展示區(qū)、重要嘉賓席(總公司領(lǐng)導(dǎo)、主講專家、老年單位部分領(lǐng)導(dǎo))大型抽獎箱等。
4、舞臺兩側(cè)使用原有的大型X展架和條幅。
5、員工們外列隊歡迎鼓掌。
會議流程:
迎賓音樂 6:30分開始
消費者入場 6:30------8:00
會議開始 8:30(男女主持各一名)
文藝節(jié)目 (多人舞蹈)
嘉賓致詞 (公司領(lǐng)導(dǎo)致詞內(nèi)容:企業(yè)文化、公司發(fā)展歷程等)
(嘉賓賀詞內(nèi)容:祝賀、公益形象、活動目的等)
幻燈片 (內(nèi)容:公司榮譽、公司形象品牌宣傳、產(chǎn)品介紹等)
抽三等獎30名 (獎品自定)
文藝節(jié)目 (曲藝、小品、相聲等)
專家講座 (內(nèi)容:保健知識、產(chǎn)品、補腎誤區(qū)等)
顧客送錦旗、字畫等
抽二等獎20名 (獎品自定)
顧客發(fā)言 (須提前安排具有煽動力、口才好的鐵桿顧客)
促銷簽單
抽一等獎10名 (獎品為價值4000元以上的加拿大野生海參一份)。
會議結(jié)束 送賓音樂------顧客排隊到門外領(lǐng)取資料和贈品
其它注意事項:
1、各代理市場可提前和主管老年職能部做客情、溝通、邀約。
2、此次活動須提前10天左右大范圍宣傳。
3、活動須提前給員工安排、講解其重
4、動員所用新老顧客大范圍的轉(zhuǎn)介、參與、宣傳。
5、活動必須保證有會前訂單(15%--30%)。
6、活動前必須做顧客預(yù)熱會、訂貨會。
備注:
a:現(xiàn)場三等獎、二等獎的抽取可以提前預(yù)訂或者隨意抽，但是必須是訂貨滿一件的顧客，現(xiàn)場一等獎的抽取必須是訂貨滿兩件以上的顧客。
b:抽獎的卡片編號后提前發(fā)給參會顧客，每人兩張一樣的編號，自己留一張放入抽獎 箱一張，“特殊顧客群體自定"。
相關(guān)知識
1、舉辦活動應(yīng)本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。
2、活動應(yīng)及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說明資料。
3、會務(wù)準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失;
4、一般要準備主席臺領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研討會旗幟，國歌磁帶等;
5、大型活動還須設(shè)簽到席，派專人負責(zé)簽到;
6、由多個機構(gòu)共同舉辦的活動，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對外。
7、確定開幕時間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌ā夂蚣肮ぷ髁?xí)慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。
8、一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。
9、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導(dǎo)到小會議室休息，活動正式開始時再引導(dǎo)入會場.
10、開幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔(dān)任主持人除外)。
11、開幕式宣布的出席活動領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面(主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國家領(lǐng)的則應(yīng)先報);如有外國駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前(因其是外國元首的代表)。
12、開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應(yīng)以彩帶代替綢帶。
13、在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不再加“朋友們、同志們”。
14、講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時間。使用現(xiàn)場翻譯時，應(yīng)盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。
15、所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬無一失;如有必要，還要準備錄音筆、mp3等現(xiàn)場錄音設(shè)備(也須調(diào)試)，并安排專人負責(zé);
16、考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語(如“三改一加強”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。
17、對外講話中(含文件、資料)，宜用“我國”、“政府”等。
18、如果現(xiàn)場需要播放PPT，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等;
19、大型活動需事先制作議程PPT，一項議程一頁PPT，字體大一點，可適當(dāng)配相關(guān)圖片，配合主持人介紹時播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調(diào)整.
20、介紹地方或企業(yè)情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌數(shù)字堆砌(如有必要，可提供文字資料)。
21、研討會不同于報告會，領(lǐng)導(dǎo)人講話、主題演講人不宜長篇發(fā)言。研討會不應(yīng)片面追求人數(shù)規(guī)模，應(yīng)主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問)，要盡量簡明具體，不必多說客套話。
22、介紹招商項目時，不宜以我方預(yù)計生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過于準確的描述，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬噸，預(yù)計投資1650萬元”等。一是實際數(shù)字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應(yīng)與投資者商定。
23、重要活動中，要適時提醒出席者關(guān)掉手機，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。
24、拜訪國外機構(gòu)時，應(yīng)提前進行聯(lián)系、確認，說明拜訪目的，一經(jīng)確認，應(yīng)如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數(shù)有增減，都應(yīng)提前通知對方。
25、組織出國展覽應(yīng)事先進行市場調(diào)研，了解當(dāng)?shù)禺a(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價競爭。
26、嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產(chǎn)權(quán)等違禁品參展。要遵守展覽規(guī)定，不違規(guī)零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。
27、布展時應(yīng)聽從當(dāng)?shù)卣褂[組織者的統(tǒng)一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標(biāo)準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。
28、嚴格按展覽規(guī)定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。
29、展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內(nèi)扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現(xiàn)攤位無人照管現(xiàn)象。展館和展位應(yīng)保持清潔，注意防火、防盜。
30、會議結(jié)束后清點物資并整理干凈后才能離開現(xiàn)場，以免遺失所帶的物資。
31、活動結(jié)束后應(yīng)該主動及時將新聞稿、照片和活動總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負責(zé)人,并在BBS研會版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽取大家意見。
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