如何寫會議通知格式

時間：2024-12-16 17:05:08 曉映會議通知我要投稿

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如何寫會議通知格式

　　在學(xué)習(xí)、工作生活中，我們需要用到通知的情形越來越多，通知一般由標(biāo)題、主送單位（受文對象）、正文、落款四部分組成。相信很多朋友都對寫通知感到非�？鄲腊桑韵率切【帪榇蠹沂占娜绾螌憰h通知格式，希望對大家有所幫助。

如何寫會議通知格式

　　你一定接到過這樣的會議通知：

　　會議通知茲訂于1月20日(星期三)下午2：00在201會議室召開銷售會議，請準(zhǔn)時參加。

　　xxxx部門

　　這樣的通知我們經(jīng)常見。沒有明確的主題、目標(biāo)、成果預(yù)期、參與人，最糟糕的是連結(jié)束時間都沒有。拿到這紙會議通知的人，恐怕真的會擔(dān)心一個下午的時間都在會議室里耗過去了。

　　我們經(jīng)常會忽略會議邀請這個環(huán)節(jié)，認(rèn)為無非就是通知大家來開個會，沒有必要寫的那么細(xì)，但其實會議邀請起到的不僅僅是通知的作用。一旦會議邀請發(fā)出，說明整個會議已經(jīng)進(jìn)入到準(zhǔn)備期了，會議的內(nèi)容、相關(guān)事宜等都要通過這個會議邀請告知大家，這不僅僅表明組織者對這次會議的重視程度，從另一個側(cè)面也說明了會議主導(dǎo)者對參會者的尊重。

　　會議通知的 7 個要件

　　在一個完整的會議邀請中，至少應(yīng)該包括會議時間地點(diǎn)、參會者、會議目的、預(yù)期成果、會議議題、會議議程、提前準(zhǔn)備的資訊7個要件：

　　1-會議時間地點(diǎn)

　　會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結(jié)束時間。這就讓被邀請者很郁悶，同時也會為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標(biāo)注會議開始時間與結(jié)束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達(dá)。

　　2-參會者

　　誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什么?如果可以的話，應(yīng)該在會議邀請中明確標(biāo)明。如孫繼偉-會議主持，李二明-負(fù)責(zé)會議記錄，趙明洋―項目發(fā)言人等。

　　3-會議目的

　　在組織中經(jīng)常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什么達(dá)成共識，才可能探討相應(yīng)的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業(yè)知識與技能，才有可能達(dá)成會議目標(biāo)。為了使參與者從一開始就明晰會議的重點(diǎn)，會議主題可以以問題的方式進(jìn)行設(shè)置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

　　決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達(dá)成共識：是采取一票否決的方式、少數(shù)服從多數(shù)的方式還是交由領(lǐng)導(dǎo)來做決定。這樣的好處在于，每一位參會者都知道自己的權(quán)利如何，可以最大限度的保障會議的成功進(jìn)行。

　　4-預(yù)期成果

　　會議結(jié)束以后，期望的預(yù)期成果是什么?是確定當(dāng)前問題的解決思路、還是就行動方案達(dá)成團(tuán)隊共識?還是建立一個流程的規(guī)范?

　　5-會議議題

　　為了使每一個會議過程更為聚焦，需要把大的會議主題拆分為多個議題，會議議題的作用在于引導(dǎo)參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。

　　會議議題根據(jù)會議目的不同，會有不同的設(shè)置。一般來講，會把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最后。在議題設(shè)置過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關(guān)聯(lián)度的議題，并且注意議題的先后順序。6-會議議程很多時候，參會者進(jìn)入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內(nèi)部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。

　　會議的時間、議題都要有明確的時間節(jié)點(diǎn)，尤其是在過程中，各個環(huán)節(jié)由誰來發(fā)言?目標(biāo)是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進(jìn)行準(zhǔn)備。7-提前準(zhǔn)備的資訊參會者在會議前根據(jù)會議主題進(jìn)行必要的資料收集，會對此次會議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。

　　6-會議議程

　　很多時候，參會者進(jìn)入到會議室才會看到會議議程。尤其是部門內(nèi)部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。

　　會議的時間、議題都要有明確的時間節(jié)點(diǎn)，尤其是在過程中，各個環(huán)節(jié)由誰來發(fā)言?目標(biāo)是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進(jìn)行準(zhǔn)備。

　　7-提前準(zhǔn)備的資訊

　　參會者在會議前根據(jù)會議主題進(jìn)行必要的資料收集，會對此次會議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。

　　會議通知案例分享

　　五月份銷售總結(jié)工作會

　　20xx年5月31日14:00-16：00(建議大家提前10分鐘到達(dá))

　　總部 201 會議室

　　會議目的

　　檢討5月份銷售達(dá)成情況，找出當(dāng)前存在的問題，并制訂出解決方案;

　　預(yù)期成果

　　找到影響5月份銷售額達(dá)成的三個重要問題;

　　尋求合理解決方案，制訂行動計劃;

　　會議議程

　　14：00 會議開始 (5分鐘)

　　14：05 5月份銷售總結(jié)(5分鐘)

　　各片區(qū)通報情況(20分鐘)

　　14：30 影響銷售達(dá)成的三個問題(20分鐘)

　　意見匯總(10分鐘)

　　確定重要性最高三個問題解決方案(25分鐘)

　　15：25 制訂行動計劃(20分鐘)

　　15：45 確定會議成果

　　15：55 陳總總結(jié)發(fā)言

　　16：00 會議結(jié)束

　　參會人員

　　陳繼偉-會議主持

　　韓小冰-會議記錄

　　陳總-總結(jié)發(fā)言

　　蘇宏經(jīng)理-主題發(fā)言

　　各片區(qū)經(jīng)理-每人3分鐘發(fā)言

　　產(chǎn)品經(jīng)理-參與小組討論

　　會前準(zhǔn)備資料

　　1.各片區(qū)銷售數(shù)據(jù);

　　2.新產(chǎn)品資料;

　　3.去年同期銷售數(shù)據(jù);

　　4.您認(rèn)為當(dāng)前最需要解決的問題。

　　好的會議是策劃出來的，認(rèn)真準(zhǔn)備每一個細(xì)節(jié)，會保障我們的會議圓滿成功。

　　格式

　　會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會議等所使用的應(yīng)用文。通知的寫法有兩種：

　　一種是以布告形式貼出，把事情通知有關(guān)人員，如學(xué)生、觀眾等，通常不用稱呼;另一種是以書信的形式，發(fā)給有關(guān)人員，次種通知寫作形式同普通書信，只要寫明通知的具體內(nèi)容即可。通知要求言簡意賅、措辭得當(dāng)、時間及時。

　　會議通知標(biāo)題與正文

　　1、標(biāo)題。

　　有完全式和省略式兩種。

　�、偻耆桨òl(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。

　　②省略式，例如《關(guān)于××××××的通知》。

　　通知內(nèi)容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。

　　2、正文。

　　有的正文比較簡單，只講明為什么發(fā)布或批轉(zhuǎn)這一文件，有哪些原則要求，主要的具體內(nèi)容應(yīng)看所附文件。有的正文寫多幾句，借題發(fā)揮，補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)有關(guān)要求，或作出指示，布置相應(yīng)的工作。也就是要遵照執(zhí)行、貫徹落實的具體內(nèi)容在附件里，而不是在批轉(zhuǎn)的通知中。批轉(zhuǎn)通知只是一個載體。

　　范文

　　各學(xué)區(qū)、鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）中小學(xué)，縣局直屬各中小學(xué)、單位，局機(jī)關(guān)各科室：

　　為了做好我縣x年中小學(xué)招生各項工作，經(jīng)研究，決定召開x年xx縣中小學(xué)招生工作會議�，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

　　一、時間地點(diǎn)

　　1、時間：x年5月19日（星期五）上午9：00開始，會期半天；

　　2、地點(diǎn)：縣教育局第一會議室（601室）。

　　二、會議內(nèi)容

　　1、布置高中招生工作；

　　2、布置義務(wù)教育階段招生工作。

　　三、參加對象

　　1、局機(jī)關(guān)各科室和直屬各單位負(fù)責(zé)人；

　　2、各學(xué)區(qū)主任、分管副主任、具體經(jīng)辦人員；