書信類文書禮儀

時間：2022-09-07 10:48:44 書信我要投稿

書信類文書禮儀

　　傳統(tǒng)書信有著約定俗成的結(jié)構(gòu)，一般由提稱語、時令語、敘別語、正文、珍重語、請安語和落款敬辭組成。這其中包含著豐富的禮儀內(nèi)容，具有中華民族濃厚的文化色彩。下面是小編整理的書信類文書禮儀，參考一下。

書信類文書禮儀

　　一般書信

　　一封信，從信封、信紙的選擇到格式、語言的表達都要注意禮儀。

　�。ㄒ唬┬欧馀c信紙

　　信封和信紙的紙質(zhì)很重要，必須精心選擇，不能過于隨意，它是給人的第一印象。過于隨意，隨便用一張皺巴巴的白紙，軟軟的信封，會讓人感覺不被重視。如果是代表公司，最好有專門用于書面交流的信封和信紙，并使它們在色彩、標志、格式上統(tǒng)一起來，就像配套的衣服一樣，是單位形象獨具魅力。

　　信紙又稱信筏，一般選擇16開大小，有橫條或者隱條的稿紙，底色可以為白色，也可以為乳白色或者淡藍色。正式的公務(wù)活動中的信函最好不帶彩色鑲邊。一般的單位有專用的心筏紙，右下角由本單位的地址、單位電話和郵編等信息。信紙切忌打格子，除非需要通過表格說明什么問題。

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　　信封上應(yīng)依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。收信人的地址要準確無誤，字跡工整清晰。一般來說，發(fā)給機關(guān)、團體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。收信的地址如是在外省市，一定要寫清楚省份。收信人的姓名應(yīng)寫作信封的中間，字體要略大些。姓名要寫全，如“王先生收”、“張校長收”的寫法容易引起不必要的差錯。在姓名后空二格，寫上“先生”“女士”等通稱，后加上“收”、“啟”、 “鑒”等字。尊稱一般不寫在封面上，因為信封一般是寫給無關(guān)的第三者（郵遞員）看的。若是寄交給旅居某地或者旅館的人，要寫上“請留交”；當需要轉(zhuǎn)交時可寫“煩交”或“轉(zhuǎn)交”。如直接由第三者轉(zhuǎn)交，則無需寫郵編和地址等，直接在信封上寫明“煩交張明先生收”或是“轉(zhuǎn)交李娜女士收”。寄件地址寫在信封下方靠右的地方，盡量寫詳細些，讓收信人一看就知道是誰寄來的，同時也便于地址有誤或者投遞出錯時退回此信。最后填好寄信人的郵政編碼。

　　海外信函的信封正面的中間寫收信人的姓名地址。第一行寫收信人的姓名，

　　姓名前加稱呼；第二行寫門牌和路名；第三行寫城市名和郵政編碼；最后一行寫國名�？梢愿餍袑R，也可以每行外后縮五個字母。用英文或機到過通曉的文字書寫。寄件人姓名和地址寫在信封正面左上角，順序同收件人姓名地址，出了我國國名必須寫“CHINA”外，其余用中文書寫。航空標簽應(yīng)貼在信封正面右下角。印刷了單位名稱的'信封不能用來及國際及港澳臺郵件。

　　（三）普通信文的規(guī)范格式

　　信文由稱謂、正文、敬語、落款和時間組成。

　　1、稱謂。應(yīng)在第一行頂格寫，后加冒號，以示尊敬。稱謂應(yīng)當遵循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

　　2、正文。正文是信函的主體�？筛鶕�(jù)對象和所述內(nèi)容的不同，靈活的采用不同的文筆和風格。一般包括以下四方面的內(nèi)容：

　�。�1）問候語。問候語要單獨成行，以示禮貌。有“您好”、“近好”、“節(jié)日好”等；

　　（2）詢問對方近況并談及對方有關(guān)的情況，以表示對對方的重視和關(guān)切；

　�。�3）回答對方的問題和談及自己情況和打算；

　�。�4）簡短的寫出自己的希望、意愿和再聯(lián)系之事。

　　3、敬語。是寫信人在書信結(jié)束時向?qū)Ψ奖磉_祝愿、勉慰之情的短語。多用“此致”、“即頌”、“順�！钡仍~語緊接在正文末尾，在下一行的定格出，用“敬禮”、“近安”、“安康”等詞語與前面呼應(yīng)。

　　4、落款及時間。在信文的最后，寫上寫信的姓名和寫信日期。署名應(yīng)寫在敬語后另起一行靠右的位置。一般寫給領(lǐng)導或不大熟悉的人。要屬上全名以示莊重、嚴肅；如果寫給親朋好友，可以只寫名不寫姓；署名后可酌情加上稟詞，對長輩用“奉”、“拜上”，對同輩用“謹上”，對晚輩用“字”、“白”等詞。

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　　普通書信作為一種信息、情感溝通的工具，應(yīng)用手寫，使用黑色鋼筆、簽字筆顯得更加正式、禮貌，不宜用鉛筆寫，切忌用紅色筆書寫，紅色筆書寫表示與對方絕交。書寫時最好用楷體或是行書，自己要清晰工整。打印的紙雖清晰美觀，但沒有手寫的讓人感覺親切，所以私人名義的信要用手寫，如必須打印，簽名也要用手寫。以單位名義寫的信、文書要打印件，表示慎重、正式。

　　拓展內(nèi)容

　　公關(guān)書信禮儀

　　所謂文書，指借助于文字而形成的各種書面材料。可分一般性私人文書和工作性公務(wù)文書。

　　書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求，有助于更好地發(fā)揮書信的功能。

　　書信和格式：信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。

　　稱謂：應(yīng)在第一行頂格寫，后加冒號，以示尊敬。稱謂應(yīng)尊循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

　　正文：正文是信函的主體。可根據(jù)對象和所述內(nèi)容的不同，靈活地采用不同的文筆和風格。

　　1、問候語。問候語要單獨成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節(jié)日好”等。

　　2、先詢問對方近況和談與對方有關(guān)的情況，以表示對對方的重視和關(guān)切。

　　3、回答對方的問題或談自己的事情和打算。

　　4、簡短地寫出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。

　　敬語：寫信人在書信結(jié)束時身對方表達祝愿、勉慰之情的短語。多用“此致、即頌、順�！钡仍~緊接正文末尾。

　　落款及時間：在信文的最后，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應(yīng)寫在敬語后另起一行靠右位置。一般寫給領(lǐng)導或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴肅;如果寫給親朋好友，可只寫名而不寫姓;署名后面可酌情加啟稟詞，對長輩用“奉、拜上”，對同輩用“謹啟、上”，對晚輩用“字、白、諭”等詞。

　　信封：信封上應(yīng)依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

　　郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內(nèi)，收信人的地址要寫得詳細無誤，字跡工整清晰。發(fā)給機關(guān)、團體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。收信人的姓名應(yīng)寫在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫上“同志、先生、女士”等稱呼，后加“收、啟、鑒”等字

　　寄信人地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，并盡量寫得詳細周全一些。最后填寫好寄信人的郵政編碼。

　　公關(guān)傳真禮儀

　　第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任何單位或個人在使用自備的傳真設(shè)備時，均須嚴格按照電信部門的有關(guān)要求，認真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。

　　具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設(shè)備。

　　安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。

　　使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。

　　第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。

　　對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費用。

　　單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。

　　第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。

　　在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。

　　人們在使用傳真設(shè)備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰�。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　　書信類文書禮儀之公文種類

　　1. 命令

　　2. 議案

　　3. 決定：對重大事項或者重大行動做出安排

　　4. 指示：對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則

　　5. 公告、通告：公告適用于宣布重要事項或者法定事項，通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項

　　6. 通知：批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

　　7. 通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況