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物業(yè)公司檔案管理制度6篇
在當(dāng)今社會生活中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多,你確定會寫嗎?下面是小編精心整理的物業(yè)公司檔案管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。
物業(yè)公司檔案管理制度1
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1. 及時上行下達(dá)客戶與管理之間的.知識、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進(jìn);
4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報(bào)修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)公司檔案管理制度2
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的`線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求:
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋4娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng);。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)公司檔案管理制度3
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便,特制訂本制度。
一、檔案的分類:
1、一般保密文件:公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件:專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機(jī)密文件:上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約,須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等,均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外,檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔:
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管,其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況,將文件資料分類存檔保管。
(1)如存檔文件資料為傳真件時,必須復(fù)印一份存檔。
。2)凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料,原則上應(yīng)長期保存;其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
。3)檔案的歸檔要及時,除特殊情況外,要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸入;文檔的處理手續(xù)要完備,如有遺漏立即補(bǔ)辦。
。4)文件的電腦存檔。
。5)公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本,并按文本文件歸檔方式命名保存。
。6)電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理,將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤,并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱:
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料,如借閱機(jī)密資料,須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時,可直接借閱;如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料,須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意,必要時,需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時,原則上只允許在公司內(nèi)使用,并辦理借閱手續(xù),當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還;機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱,不予借出;如特殊情況確需借出時,須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管,不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制,一般資料,須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);機(jī)密資料,須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料,必須注意保密,不得隨意擺放;如因個人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的,其后果由責(zé)任人承擔(dān),必要時公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外,公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料,在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù),實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料,責(zé)任人必須妥善保管,不使用時要及時歸還。同時,技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失,必須書面通知行政部,并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的,視情況扣罰¥200元及以上,具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外,任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的`文件銷毀,銷毀時應(yīng)先報(bào)請公司經(jīng)理批準(zhǔn),登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀;銷毀時,應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī),不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單,經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后,由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔,將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷;立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等,并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時,必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還,由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失,則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時,必須報(bào)請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn),并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的,除已有規(guī)定外,每次給予¥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者,加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)公司檔案管理制度4
為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的'文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料,應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同,至少應(yīng)保留一份原件,交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報(bào)告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,必須外借的,由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)公司檔案管理制度5
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報(bào)、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的.文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)S梦募䦅A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
物業(yè)公司檔案管理制度6
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要:
一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告,各種請示、申請報(bào)告、評審意見書、認(rèn)股書等;
。ǘ┕揪幬奶柕娜课募;
。ㄈ┕竟蓶|會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件;
。ㄋ模┕敬笮突顒硬邉澐桨讣坝嘘P(guān)資料,制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變,啟用新印章的通知批復(fù);
。ㄎ澹┕镜母鞣N請示報(bào)告及上級部門的批復(fù);
。┘瘓F(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件;
。ㄆ撸┱骷壊块T發(fā)送的文件;
。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄,辦公會議記錄,黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;
(九)介紹信、信函存根、電報(bào)底稿;
。ㄊ┕緳n案的交接清冊和銷毀清冊;
。ㄊ唬└髀毮懿块T、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營管理類
。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄;
。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況;
。ㄈ┕靖鞑拷(jīng)濟(jì)考核指標(biāo);
(四)公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同;
(五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財(cái)務(wù)類
。ㄒ唬┠甓葘徲(jì)報(bào)告;
。ǘ┠瓿躅A(yù)算報(bào)告;
。ㄈ┴(cái)務(wù)分析報(bào)告;
(四)財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類
。ㄒ唬┕绢I(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級批復(fù);
。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊、部室人員編制及花名冊
(三)職工獎懲情況記錄;
(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料;
。ㄎ澹﹦趧庸べY報(bào)表(年報(bào));
。┯嘘P(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記,產(chǎn)權(quán)移交、清冊報(bào)表和資料;
。ǘ┗üこ痰'申報(bào)、批復(fù),以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));
(三)購買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的工程資料,在退出時交還下個物業(yè)公司。
備注:保管期限中:指XX年以上,指5—XX年,指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品,保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象,應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度,對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員,必須對檔案的安全負(fù)責(zé),不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn),外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度,自覺辦理借閱手續(xù),認(rèn)真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實(shí)行部門立卷,各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間:各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件),于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料,必須完整、規(guī)范,符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度,造成管理混亂,檔案丟失,檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。
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