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檔案室管理制度

時(shí)間:2024-11-06 21:49:37 志華 管理制度 我要投稿

(必備)檔案室管理制度15篇

  在我們平凡的日常里,需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢?以下是小編幫大家整理的檔案室管理制度,希望對(duì)大家有所幫助。

(必備)檔案室管理制度15篇

  檔案室管理制度 1

  一、檔案室是各類文書(shū)資料、業(yè)務(wù)檔案保存使用的場(chǎng)所,列為安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作;

  二、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi);

  三、機(jī)密以上文件不準(zhǔn)隨便摘抄、復(fù)印,防止泄密;

  四、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、各類檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的.發(fā)生;

  五、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲(chóng)蛀的工作;

  六、室內(nèi)消防器材常年完好,性能良好有效;

  七、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙;

  八、門窗堅(jiān)固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。

  檔案室管理制度 2

  一、移交檔案室的檔案資料必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理,質(zhì)量符合歸檔要求;檔案室在接收檔案的同時(shí),還應(yīng)接收符合規(guī)范要求的紙質(zhì)等材料要求;

  二、移交方在移交紙質(zhì)檔案入庫(kù)時(shí),必須移交文件級(jí)電子目錄,有條件的也可移交電子文件;

  三、期刊、報(bào)紙等資料應(yīng)按種類、年度和月份整理,并以年度或月份為單位裝訂成冊(cè),編制目錄,原則上一月或一季移交一次;

  四、照片檔案應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范的要求進(jìn)行整理,不符合入庫(kù)條件的照片檔案,如:缺少文字說(shuō)明、編號(hào)不明確、目錄制作不詳細(xì)、無(wú)照片檔案冊(cè)等,不予接收進(jìn)庫(kù);

  五、征集的零散照片,應(yīng)由經(jīng)辦科室在收到之日起30日內(nèi)整理完畢,并向綜合檔案室辦理入庫(kù)手續(xù);辦形成的照片檔案,在照片沖洗加工后15日內(nèi),由攝影者或經(jīng)辦科室整理完畢,并向局檔案室移交;

  六、對(duì)移交進(jìn)庫(kù)的.檔案、資料,庫(kù)房管理人員應(yīng)實(shí)施安全保管檢查,如發(fā)現(xiàn)生蟲(chóng)、潮濕、霉變、灰塵過(guò)大等安全隱患,應(yīng)責(zé)令移交方及時(shí)采取措施進(jìn)行處理;符合進(jìn)庫(kù)要求后,方可辦理移交手續(xù);

  七、辦理檔案、資料移交手續(xù)時(shí),移交方應(yīng)提供檔案、資料移交進(jìn)庫(kù)清冊(cè),以便檢驗(yàn);

  八、對(duì)符合入庫(kù)條件的檔案、資料,庫(kù)房管理人員逐卷冊(cè)逐件張、頁(yè)進(jìn)行清點(diǎn)、上架并制作標(biāo)簽,予以標(biāo)識(shí);對(duì)隨同檔案一并移交的紙質(zhì)目錄和電子目錄等,管理人員要進(jìn)行必要的質(zhì)量檢查和核對(duì);

  九、交接雙方應(yīng)當(dāng)面辦理入庫(kù)交接手續(xù),不得事后補(bǔ)辦或委托他人辦理;交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人應(yīng)在檔案、資料移交清冊(cè)上簽名或蓋章;

  十、室存檔案、資料經(jīng)鑒定須銷毀的,應(yīng)編制銷毀清冊(cè),編寫銷毀報(bào)告,上報(bào)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審批;銷毀完畢后,應(yīng)編制館藏檔案移出清冊(cè)和情況說(shuō)明;

  十一、室存檔案、資料經(jīng)批準(zhǔn)離庫(kù)或因閱覽出庫(kù),管理人員須按規(guī)定辦理出庫(kù)手續(xù),并在出庫(kù)單上注明出庫(kù)原因、時(shí)間及歸還日期,到期后負(fù)責(zé)督促檔案資料的歸還;

  檔案室管理制度 3

  一、檔案室是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地,是提供利用檔案資料的重要場(chǎng)所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi);

  二、檔案室設(shè)專人負(fù)責(zé)管理,要求專職檔案管理員,并盡量保持人員固定;檔案室應(yīng)采取有效的防護(hù)措施,保證檔案安全;

  三、檔案進(jìn)出檔案室,要建立嚴(yán)格的登記制度,包括檔案收理入室,存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的調(diào)閱、歸還,并確保檔案在搬動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)工作;

  四、檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等“八防”的設(shè)備和措施;磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放;

  五、檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì),環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,檔案室的'溫度應(yīng)控制在14—24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)控制在40—60%之間;六、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放易燃易爆物品和與檔案無(wú)關(guān)的物品;

  七、嚴(yán)禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙;

  八、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗,切斷電源,確保檔案安全;九、定期打掃檔案室衛(wèi)生,保持檔案室與檔案的清潔;

  檔案室管理制度 4

  一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、路項(xiàng)目檔案管理辦法和上級(jí)有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度;

  二、熱愛(ài)本職工作,有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心,努力學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí),不斷提高檔案管理水平;

  三、負(fù)責(zé)本科室或部門文件材料的整理、保管、借閱、移交工作,綜合室做好駐地辦的往來(lái)文件、表格、資料的收發(fā)、登記工作;

  四、及時(shí)收集、整理監(jiān)理工作中形成的各類資料;監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程實(shí)施進(jìn)展而及時(shí)整理,杜絕事后搞突擊整理資料的做法;

  五、熟悉和掌握本科室或部門的檔案情況,協(xié)助專職檔案員做好對(duì)檔案資料進(jìn)行相關(guān)檢查、清理、調(diào)整和統(tǒng)計(jì)工作,做到帳物相符;

  六、負(fù)責(zé)做好駐地辦相關(guān)監(jiān)理資料的整理和打印工作,以及駐地辦相關(guān)辦公設(shè)備的保管工作;

  七、做好駐地辦相關(guān)技規(guī)范、圖集、定額、資料的保管和借閱,協(xié)助辦查閱監(jiān)理日志和監(jiān)理旁站記錄,查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文,如監(jiān)理工程師通知單、開(kāi)工報(bào)告的`審批、施工組織設(shè)計(jì)的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有記載等;

  八、協(xié)助專職檔案員根據(jù)需要編制各種檢索工具,積極提供利用,并及時(shí)填寫利用效果登記簿;

  九、協(xié)助兼職檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員做好應(yīng)歸檔文件材料的積累、立卷、歸檔、修改和補(bǔ)充;

  十、對(duì)已到保管期限的檔案,會(huì)同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和專職檔案員一同進(jìn)行鑒定、銷毀;

  十一、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得擅自銷毀檔案材料,認(rèn)真做好本科室或部門的檔案安全保衛(wèi)工作;

  十二、協(xié)同專職檔案員做好對(duì)單位的工程文件的形成、積累、立卷進(jìn)行監(jiān)督檢查;并及時(shí)督促各單位做好一下工作:

  a、工序報(bào)檢是否跟得上工程的實(shí)際進(jìn)展;

  b、見(jiàn)證取樣頻率是否滿足有關(guān)規(guī)定;

  c、試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告上的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范設(shè)計(jì)規(guī)定;

  d、自檢資料的分類歸檔是否符合地方檔案館的有關(guān)規(guī)定;

  十三、負(fù)責(zé)辦有關(guān)物品的領(lǐng)用和保管工作;十四、按時(shí)完成交辦的其他工作;

  檔案室管理制度 5

  一、檔案室要積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案資料的提供利用工作,同時(shí)嚴(yán)格借閱手續(xù),保證檔案資料的絕對(duì)安全;

  二、借閱者查閱檔案要在檔案室或辦公室進(jìn)行;檔案一般不外借,需要外借的檔案要限期歸還,外單位借閱檔案須持單位介紹信;

  三、檔案資料用完閱畢后要及時(shí)歸還檔案室,經(jīng)檢查無(wú)損后放回原處,如遇特殊情況繼續(xù)借閱者,應(yīng)主動(dòng)辦理續(xù)借手續(xù);

  四、借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案資料,嚴(yán)禁在檔案資料上加注、勾畫、涂改折疊,不得銷毀、抽折文件,如發(fā)現(xiàn)上述情況,將追究其相關(guān)責(zé)任,視受損程度酌情處理;

  五、借閱者未經(jīng)檔案室人員允許,對(duì)查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等,凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的'資料,必須經(jīng)檔案人員審查和核對(duì);

  六、借閱資料若需復(fù)印,要專人辦理;

  七、對(duì)抄錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)妥善保存,任何人都無(wú)權(quán)公布;八、檔案室應(yīng)保持清潔、肅靜,嚴(yán)禁借閱者在檔案室吸煙、吐痰和大聲喧嘩;

  檔案室管理制度 6

  一、凡本檔案室保管的檔案資料,一般只限于本單位各科室或部門借閱使用,外單位借閱利用的,必須持有單位介紹信或證明,經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱;

  二、借閱檔案資料時(shí)間最長(zhǎng)期限為5天,用完后立即歸還,如需繼續(xù)使用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);

  三、借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案資料,不得私自拆散案卷和撕去其中文件內(nèi)容,不得隨意圈畫、涂改、抽取、撤換檔案材料,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和檔案管理人員的'同意,不得翻印復(fù)制;

  四、本單位職工個(gè)人因工作需要查閱有關(guān)檔案資料的,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

  檔案室管理制度 7

  一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號(hào)、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件匯編等相關(guān)文件有關(guān)檔案規(guī)章制度;

  二、對(duì)本單位的文書(shū)檔案、項(xiàng)目基建檔案等實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何科室、部門和個(gè)人不得據(jù)為己有,或遲遲不向檔案部門移交;三、對(duì)破損具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案資料需進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制;

  四、建立檔案登記統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案資料的'收進(jìn)、送出、保管利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì);

  五、定期對(duì)檔案保管工作進(jìn)行檢查,確保檔案資料的安全;

  檔案室管理制度 8

  一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和保密法,自覺(jué)遵路項(xiàng)目和國(guó)家的制度,守保密紀(jì)律和相關(guān)積極采取措施,確保檔案秘密;

  二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案資料,檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室,也不得擴(kuò)大借閱范圍;

  三、對(duì)保管的檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項(xiàng),不得外傳和泄密;

  四、不得在公共場(chǎng)所和對(duì)非檔案工作人員談?wù)摍n案秘密,嚴(yán)禁在私人通訊中涉及檔案秘密;

  五、檔案工作人員不得擅自帶人進(jìn)入檔案庫(kù)房,更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案;

  六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許,禁止進(jìn)入檔案庫(kù)房;

  七、禁止私自出賣屬于青臨高速項(xiàng)目和國(guó)家所有的`檔案、資料;

  八、因工作需要攜帶檔案外出,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,并采取有效的安全措施;

  九、銷毀檔案資料時(shí)需進(jìn)行登記,按照保密規(guī)定派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,須兩人以上監(jiān)督,嚴(yán)防泄密;

  十、定期對(duì)保密工作進(jìn)行檢查,堵塞漏洞,確保檔案安全;

  十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用,實(shí)行壹把鑰匙制度;

  檔案室管理制度 9

  一、保持環(huán)境衛(wèi)生,不隨地吐痰,不亂扔垃圾;

  二、每天上班提前打掃衛(wèi)生,做好室內(nèi)無(wú)垃圾;辦公桌上用品要整潔、有序;

  三、保持個(gè)人清潔衛(wèi)生,衣著整齊,上班時(shí)間不準(zhǔn)穿拖鞋;

  四、及時(shí)做好檔案室辦公用品電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等的維護(hù)及清潔;

  五、節(jié)假日或重要活動(dòng),要清掃衛(wèi)生及檔案室,做到窗明幾凈。

  檔案室管理制度 10

  一、專職檔案員要有高度的責(zé)任感,熟悉業(yè)務(wù)知識(shí),嚴(yán)守檔案機(jī)密,不斷提高自己的政治和業(yè)務(wù)水平;

  二、在的指導(dǎo)下開(kāi)展工作,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、準(zhǔn)確、及時(shí);三、負(fù)責(zé)制定本單位的信息管理有關(guān)規(guī)章制度,并按照辦檔案室管理制度,做好檔案室管理工作;

  四、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)辦各科室和部門的檔案資料,要主動(dòng)、及時(shí)、全面、系統(tǒng)地收集、整理、保管檔案,做到材料齊全,裝訂整齊,存放安全;

  五、對(duì)由檔案室組卷的科技檔案,負(fù)責(zé)接收、分類、裝訂、編號(hào)、入室工作;

  六、負(fù)責(zé)檔案的防護(hù)及檔案的借閱、登記工作,按照借閱檔案材料規(guī)定,履行有關(guān)手續(xù),態(tài)度熱情,服務(wù)周到,積極提供利用;

  七、做好檔案的相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作,負(fù)責(zé)上報(bào)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表;八、配合本單位的信息管理系統(tǒng)做好有關(guān)信息的采集、整理、錄入工作;

  九、做好檔案資料的安全工作,做到防火、防盜、防塵、防蛀、防霉、防潮、放光,確保檔案的`完整性和存放壽命;

  十、做好檔案資料的保密工作,凡需要保密的檔案須及時(shí)封存,調(diào)用查閱由批準(zhǔn),不準(zhǔn)閑雜人員隨意查閱;

  十一、根據(jù)規(guī)定定期做好檔案鑒定工作,對(duì)已到期檔案材料提出銷毀意見(jiàn),報(bào)檔案鑒定工作小組及主管領(lǐng)導(dǎo)審批后處理;

  十二、負(fù)責(zé)對(duì)辦各科室或部門立卷機(jī)構(gòu)的文件材料立卷進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督工作;

  十三、要忠于職守,刻苦業(yè)務(wù),編制必要的查考工具和參考資料,熟悉檔案內(nèi)容,調(diào)閱檔案做到準(zhǔn)確、迅速;

  十四、愛(ài)護(hù)檔案資料、庫(kù)房設(shè)備,注意清潔衛(wèi)生,控制好溫度,隨時(shí)關(guān)好門、窗;

  十五、對(duì)檔案工作做出貢獻(xiàn)者給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)違反規(guī)定,工作不負(fù)責(zé)任,擅自提供、抄錄、公布屬國(guó)家所有檔案以及保密的檔案或玩忽職守造成檔案損失的應(yīng)給予紀(jì)律處分,嚴(yán)重者追究刑事責(zé)任;

  十六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

  檔案室管理制度 11

  一、檔案室是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地,是提供利用檔案資料的重要場(chǎng)所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi);

  二、檔案室設(shè)專人負(fù)責(zé)管理,要求專職檔案管理員,并盡量保持人員固定;檔案室應(yīng)采取有效的防護(hù)措施,保證檔案安全;

  三、檔案進(jìn)出檔案室,要建立嚴(yán)格的登記制度,包括檔案收理入室,存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的調(diào)閱、歸還,并確保檔案在搬動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)工作;

  四、檔案室應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等“八防”的設(shè)備和措施;磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放;

  五、檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì),環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,檔案室的.溫度應(yīng)控制在14—24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)控制在40—60%之間;六、檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放易燃易爆物品和與檔案無(wú)關(guān)的物品;

  七、嚴(yán)禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙;

  八、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉檔案室門窗,切斷電源,確保檔案安全;九、定期打掃檔案室衛(wèi)生,保持檔案室與檔案的清潔;

  檔案室管理制度 12

  一、檔案保管制度

  1、檔案實(shí)行專人管理。嚴(yán)格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案室門、柜。

  2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

  3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。

  4、檔案柜進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門口開(kāi)始從左至右,自上而下編號(hào),并插上查找案卷指引卡。

  5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲(chóng)劑。

  6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

  二、檔案保密制度

  1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。

  2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬(wàn)無(wú)一失。

  3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

  4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

  三、檔案管理員的主要任務(wù)

  1、負(fù)責(zé)學(xué)校文書(shū)、教學(xué)、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

  文書(shū)檔案:是指上級(jí)文件及學(xué)校在實(shí)際工作中形成的文件材料。

  教學(xué)檔案:是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。

  教育檔案:是指學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。

  后勤檔案:是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。

  2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個(gè)人不得擅自處理。

  3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間:文書(shū)、檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結(jié)束后立卷歸檔。

  4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來(lái)往文書(shū)應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。

  5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的'文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書(shū)寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。

  6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無(wú)誤,文詞上簡(jiǎn)明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。

  7、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。

  四、檔案借閱制度

  1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可準(zhǔn)予查閱。

  2、本單位人員查閱涉入本單位的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

  3、查、借檔案者必須認(rèn)真填寫借閱登記簿。

  4、查借檔案者要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

  5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限三天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。

  6、檔案歸還時(shí),檔案工作人員應(yīng)清點(diǎn)無(wú)誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要查明原因,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)處理。

  五、檔案立卷歸檔制度

  1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

  2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

  3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度――機(jī)構(gòu)――問(wèn)題”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。

  4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁(yè)碼清楚,標(biāo)量確切簡(jiǎn)明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。

  5、文書(shū)檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。

  7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

  六、檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

  2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。

  3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

  4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。

  5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

  檔案室管理制度 13

  1、非本室工作人員,未經(jīng)同意,不得進(jìn)入庫(kù)房。

  2、檔案室內(nèi)不得存放與檔案工作無(wú)關(guān)的物品,并始終保持室內(nèi)整潔。

  3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)鼠的要求,設(shè)置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機(jī),適時(shí)進(jìn)行庫(kù)房密閉通風(fēng)等措施。

  4、檔案裝具統(tǒng)一,存放排列整齊,箱(柜)統(tǒng)一編號(hào)并標(biāo)明所存檔案類別及年代。

  5、定期清點(diǎn)核實(shí)存檔案,級(jí)差檔案褪變,破損情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)、及時(shí)解決。

  檔案室管理制度 14

  一、本單位所有工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的對(duì)單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的`文件材料均須歸檔。

  二、歸檔文件材料必須齊全完整,整理時(shí)做到分類科學(xué),保管期限劃分準(zhǔn)確,檔號(hào)編制規(guī)范。

  三、單位的文書(shū)、業(yè)務(wù)、照片、音像等文件材料在年度結(jié)束后,由承辦部門收集、整理,于第二年度上半年交檔案室集中管理。

  四、單位的會(huì)計(jì)文件材料年度結(jié)束后,由會(huì)計(jì)部門整理編目,在會(huì)計(jì)部門保管一年,于第三年度上半年交檔案室集中管理。

  五、承辦部門向檔案室移交檔案時(shí)要編制移交目錄,交接人員必須認(rèn)真清點(diǎn),并在移交目錄上簽字。

  六、任何個(gè)人與部門不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

  檔案室管理制度 15

  1、基層檔案室的基本功能

  隨著檔案卷宗的不斷增加,檔案室基礎(chǔ)條件的改善,為發(fā)揮檔案本身的作用提供了良好的基礎(chǔ)。從實(shí)際情況來(lái)看,檔案室應(yīng)當(dāng)具有如下功能:

 。ㄒ唬┵Y料收集;鶎訖n案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料,因此需要檔案人員具備全局意識(shí),及時(shí)將所要收集的材料全部按時(shí)歸檔,并進(jìn)行整理,以確保所搜集材料的全面性和完整性,避免相關(guān)材料的缺失。

 。ǘ┬畔⒈4妗(duì)所保存的檔案材料,基層檔案室應(yīng)該在歸類整理基礎(chǔ)上,保證檔案信息的時(shí)效性,對(duì)關(guān)乎本單位發(fā)展大局的資料要進(jìn)行重點(diǎn)保存和維護(hù),以保證信息的完整和準(zhǔn)確,為單位發(fā)展創(chuàng)造條件。

 。ㄈ╅_(kāi)發(fā)利用;鶎訖n案的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱苦的工作。要結(jié)合本單位工作實(shí)際,本著“以人為本”的理念,在做好基礎(chǔ)工作的前提下,努力挖掘本單位保存的檔案的潛力,對(duì)已有的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā),目的是要充分發(fā)揮出檔案本身作用,為本單位的'各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。與此同時(shí),對(duì)檔案中信息加以充分利用,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

 。ㄋ模n案編研。長(zhǎng)期以來(lái),基層檔案室對(duì)自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒(méi)有得到有效發(fā)揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),重視檔案編研工作。在檔案編研工作中,挖掘檔案本身價(jià)值。為更好的利用檔案的信息資源創(chuàng)造良好條件。

  2、基層檔案室存在問(wèn)題

  基層檔案室的水平建設(shè)直接關(guān)系到資源利用以及檔案作用發(fā)揮,基層檔案室雖然長(zhǎng)期存在但是多數(shù)基層單位檔案室投入不足,管理方式落后。檔案人員素質(zhì)不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展;鶎訖n案室管理人員的素質(zhì)與快速發(fā)展的高等職業(yè)技術(shù)教育不相適應(yīng),不僅制約了檔案信息化發(fā)展,同時(shí)成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。

  (一)檔案意識(shí)不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發(fā)展有些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)薄弱,認(rèn)為檔案可有可無(wú),認(rèn)識(shí)不到檔案在社會(huì)和人民群眾生活中的重要性。

  (二)檔案室管理機(jī)制和設(shè)施不健全。各項(xiàng)管理制度落實(shí)不到位,管理設(shè)施不健全分管領(lǐng)導(dǎo)不過(guò)問(wèn),導(dǎo)致基層檔案室管理混亂。

  (三)檔案管理人員更換頻繁,專業(yè)知識(shí)差。管理人員身兼眾職,沒(méi)有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),加之更換頻繁,許多檔案管理人員沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)工作的思想,檔案知識(shí)貧乏管理水平跟不上。

  3、基層檔案室發(fā)展方向

  基層檔案長(zhǎng)期是在一個(gè)較為封閉的系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)作的,缺乏自身活力,導(dǎo)致已有的資源、能量、以及自身發(fā)展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務(wù)能力的實(shí)踐探索,加強(qiáng)單位內(nèi)部文檔一體化管理,與信息化建設(shè)發(fā)展同步,加強(qiáng)基層檔案室的內(nèi)部文檔的一體化管理工作,更新檔案管理軟件,同時(shí)將文件的接收、管理環(huán)節(jié),以及分類、鑒定、整理、歸檔、著錄、標(biāo)引、檢索、調(diào)閱、登記、統(tǒng)計(jì)等全部文書(shū)管理與檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一管理,并將在日常管理活動(dòng)中生成的數(shù)據(jù)、文件表格、單據(jù)等均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞、交換、處理和管理,達(dá)到了電子檔案目錄、索引自動(dòng)生成,并實(shí)現(xiàn)了及時(shí)歸檔。

 。ㄒ唬┰鰪(qiáng)檔案意識(shí)。檔案室要完善檔案室管理制度,加強(qiáng)檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度,是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表,歸檔范圍,分類編目方法等規(guī)定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全,立卷歸檔,集中到檔案室統(tǒng)一由檔案員管理和利用,做好檔案借閱登記,利用效果登記等各種登記,手續(xù)要齊全。

  (二)更新服務(wù)觀念。要改變“等人上門”的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),及時(shí)為單位各部門提供寶貴的信息資料。創(chuàng)建一個(gè)單位檔案室齊抓共管的良好氛圍,形成一個(gè)以檔案室為基地,以檔案員為紐帶,全員參與的檔案管理機(jī)制。強(qiáng)化服務(wù)能力,是做好基層檔案室工作的動(dòng)力;鶎訖n案工作必須樹(shù)立服務(wù)意識(shí),明確服務(wù)是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務(wù)為主線,一切檔案的保管保護(hù)都是為了利用服務(wù)。只有搞好服務(wù),基層檔案工作才能創(chuàng)造更大發(fā)展空間。運(yùn)用各種管理手段,不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,打造出具有較高水平的人才隊(duì)伍,為做好檔案管理工作奠定一個(gè)良好基礎(chǔ),通過(guò)培養(yǎng)一流的管理人員建立一流的文檔信息資源,才能得到一流的文檔信息服務(wù)結(jié)果。同時(shí),檔案管理者需堅(jiān)定信念,始終明確目標(biāo),同?r要求檔案管理者強(qiáng)化責(zé)任感,有甘于奉獻(xiàn),吃苦耐勞的精神,默默無(wú)聞,兢兢業(yè)業(yè),才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發(fā)展空間。

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