商務(wù)禮儀的會議禮儀常識
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和分工越來越明細(xì)，電話會議已經(jīng)成為商務(wù)人士最有效的溝通手段。但是很多朋友卻不了解參加會議的一些禮節(jié)常識，下面為大家整理商務(wù)禮儀的會議禮儀常識。
一、確定基本目的
在準(zhǔn)備會議之前，首先要明確會議的目的是什么?是要傳達(dá)上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機(jī)?
不管具體的目標(biāo)如何，召開會議的基本目的都是傳達(dá)并貫徹所要執(zhí)行的經(jīng)營方針，使各個部門的經(jīng)營策略與公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，群策群力，找到解決問題的最佳方案。
二、會議準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。
1、桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。
會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2、簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3、黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4、各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。
5、資料、樣品
如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。
6、座次排定
一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。
四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
三、發(fā)言禮儀
會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發(fā)言則較隨意，應(yīng)要注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言;發(fā)言應(yīng)簡短，觀點應(yīng)明確;與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。
如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的`批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。
四、與會禮儀
作為職場中人，在公司里，一定要養(yǎng)成顧全企業(yè)大局的習(xí)慣。除開公司和部門內(nèi)部的會，職場人士也有機(jī)會參加其他一些公司以外的會議，因此，在參加會議之前，要做好準(zhǔn)備。
開會前，如果你臨時有事不能出席，必須通知對方。參加會議前要多聽取上司或同事的意見，做好參加會議所需資料的準(zhǔn)備。
開會的時候，如果讓你發(fā)言，你的發(fā)言應(yīng)簡明扼要。在你聽其他人發(fā)言時，如果有疑問，你要通過適當(dāng)?shù)姆绞教岢鰜�。在別人發(fā)言時，不要隨便插話，破壞會議的氣氛，開會時不要說悄悄話和打瞌睡，沒有特別的情況不要中途退席，即使要退席，也要征得主持會議的人同意。要利用參加會議的機(jī)會，與各方面疏通，建立良好的人際關(guān)系
會議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時入場，進(jìn)出有序，依會議安排落座，開會時應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。
五、主持禮儀
各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。
1.主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。
2.走上主席臺應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。
3.入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4.主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
5.主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。
6.主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。
六、小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1、自由擇座
它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。選好位置，按照層次來選擇。
2、面門設(shè)座
它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座。
3、依景設(shè)座
所謂依景設(shè)座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。
七、會議發(fā)言技巧
1、發(fā)言內(nèi)容
注意要點：開門見山，切忌啰嗦
禮儀要求：
首先報告內(nèi)容必須簡短有力，條理井然。羅嗦而無頭緒的發(fā)言不僅讓聽眾失去耐心，甚至?xí)屗麄儜岩赡愕膶I(yè)水準(zhǔn)。
直接有力的開場白，清晰的觀點陳述，必要情況下的加以強(qiáng)調(diào)，這樣的發(fā)言會使你驕人的業(yè)績、優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì)立刻給聽眾留下深刻印象。
2、肢體語言
注意要點：自信由內(nèi)而發(fā)
禮儀要求：
走上主席臺應(yīng)該步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定。一般說，對快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。入席后，如果是站立發(fā)言，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直;坐姿發(fā)言時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿;如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會議場地，不能低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)該對聽眾的傾聽表示謝意。
詳情解析：
1.你在向人們解釋某個問題時，要讓你的一只手自然地放在一邊，或采用手心向上的動作，這樣顯得坦白而真誠。發(fā)言中說教式的動作并不能獲得信任，只會引起別人的反感，就是那些可笑的指指點點表示強(qiáng)調(diào)、坐在臺前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。
2.無論你講的主題多么嚴(yán)肅，偶爾的微笑，而不是咧嘴大笑，總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環(huán)視會議場地上的每個人，就好像你在對某個人發(fā)表演說一樣。即使這種環(huán)視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光，讓他們也抬著頭看你，可以顯示你的自信和坦然，甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛(wèi)姿勢，這些動作只能說明你比較保守。
3、發(fā)言語調(diào)
注意要點：低沉有力、給人以穩(wěn)重
禮儀要求：女性一般聲線較細(xì)，聲頻偏高，這樣的聲調(diào)顯得纖細(xì)、敏感、不夠持重，所以，在整個發(fā)言過程中，盡量采用低沉而有節(jié)奏的語調(diào)，這樣的聲音才有說服力。
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