秘書室工作禮儀規(guī)范介紹
面對同樣的工作機(jī)遇，同樣的發(fā)展平臺，為什么有的秘書在很短的時間內(nèi)平步青云，成為領(lǐng)導(dǎo)眼前的紅人，進(jìn)入團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)層?而有的秘書雖然付出很多，卻依然得不到領(lǐng)導(dǎo)的青睞，甚至還淪為公司裁員的對象?下面是小編收集整理的秘書室工作禮儀規(guī)范介紹，歡迎閱讀！
秘書室工作禮儀規(guī)范介紹 1
一、匯報工作
向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時應(yīng)按約定時間到達(dá)，進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室時應(yīng)先敲門示意，待聽到應(yīng)呼后再進(jìn)門；匯報工作時舉止要文雅大方，彬彬有禮，做到站有站相，坐有坐相；匯報、請示時應(yīng)實事求是，要點突出，中心明確，吐字清晰，切忌表示不滿或頂撞。結(jié)束匯報應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)提出，領(lǐng)導(dǎo)未作結(jié)束表示前，不可頻繁看表、打哈欠，以示焦急或不耐煩。告辭時，應(yīng)順手把茶具或桌椅等擺正或作適當(dāng)處理。
二、陪同視察
陪同領(lǐng)導(dǎo)視察時，應(yīng)注意一定的禮節(jié)。一般兩人同行時，以前者、左者為尊；三人同行時，并行以中者為尊，前后行時，以前者為尊。進(jìn)門、上車時，應(yīng)讓尊者先行；上樓時尊者在前，下樓時則相反。在室內(nèi)，以朝南或?qū)﹂T的座位為尊位。乘電梯時，陪同人員先走一步按下電梯按鈕，一手擋住電梯門一側(cè)，待尊者進(jìn)入后，自己再進(jìn)入。如果客人或上級人數(shù)很多，則應(yīng)自己先進(jìn)去按鈕以便領(lǐng)導(dǎo)同志從容而進(jìn)。電梯進(jìn)門左側(cè)為上，要主動留給客人或上級。
領(lǐng)導(dǎo)視察工作時要做好引領(lǐng)工作。引領(lǐng)時應(yīng)稍側(cè)身走在領(lǐng)導(dǎo)側(cè)前方，與領(lǐng)導(dǎo)保持兩三步距離，并適時以手示意，一面交談，一面配合領(lǐng)導(dǎo)的腳步。切忌獨自在前，背對著領(lǐng)導(dǎo)。
三、接打電話
�。ㄒ唬┙勇犽娫�。接聽電話時要文明禮貌，接聽人應(yīng)先客氣地自報家門：“您好，這里是某地委辦公室秘書室，請講”然后詢問情況，嚴(yán)禁使用“喂，你是誰？”，“干什么”，“找誰”等生硬語言。如果對方詢問姓名，應(yīng)耐心作答，對于對方詢句之事也應(yīng)盡量詳盡答復(fù)。如果對方要找的人是其他同事，受話人可說一聲“請稍等”，并盡快幫忙尋找。如果對方要找的人不在，應(yīng)禮貌地告訴對方，并可適當(dāng)詢問“請問您有什么事要轉(zhuǎn)告嗎”，如有，則應(yīng)認(rèn)真記錄，并盡可能復(fù)述一遍，以確保無誤，最后說聲“再見”。
接到打錯了的電話，態(tài)度要友好，應(yīng)禮貌地告訴對方，這里不是其要找的單位，請他重?fù)�，不�?yīng)不加解釋地將電話掛斷。如有可能的話，可幫助對方查找他所要部門的電話。
接到領(lǐng)導(dǎo)電話，應(yīng)主動說出自己的部門、職務(wù)和姓名。領(lǐng)導(dǎo)如果找本部門負(fù)責(zé)人通話，要迅速通知，并請領(lǐng)導(dǎo)稍等。如果本部門負(fù)責(zé)人不在，要請示領(lǐng)導(dǎo)能否轉(zhuǎn)達(dá)，如領(lǐng)導(dǎo)同意，要將領(lǐng)導(dǎo)發(fā)話內(nèi)容認(rèn)真記錄下來，以便向本部門領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)。最后應(yīng)主動詢問領(lǐng)導(dǎo)還有什么要求，待領(lǐng)導(dǎo)放下電話后再掛上電話。
接聽電話，要善于處理電話內(nèi)容和有關(guān)事項。對要求報告領(lǐng)導(dǎo)的，不能接一次電話就報告一次，以盡量不打斷領(lǐng)導(dǎo)辦公為宜。具體辦事人員，可根據(jù)情況匯總報告，但重大或緊急事項不能壓下不報，更不能擅自處理。
對通話時間較長、通話內(nèi)容復(fù)雜的電話，要弄明白對方意圖，并準(zhǔn)確、全面地將電話內(nèi)容認(rèn)真記錄在專門簿冊上，記明電話內(nèi)容的五個要素，即：來話時間，來話人姓名、單位及職務(wù)，電話號碼，來話內(nèi)容（時間、地點、人物、事項或需要解決的主要問題）。另外，如有初步結(jié)果的，要記錄領(lǐng)導(dǎo)意見和處理情況，最后記錄 人署名。
�。ǘ⿹艽螂娫挕�
撥打電話時，首先要理清通話的內(nèi)容和要點。電話接通后，打電話的人應(yīng)當(dāng)首先問一聲“您好”，然后自報家門。不使用電話免提鍵撥打電話。電話內(nèi)容要簡明扼要，表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。
如果撥錯了電話號碼，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎镜狼浮Ｗ寣Ψ睫D(zhuǎn)接或傳呼某人時，應(yīng)注意措辭，并適時道謝，如“請（麻煩）您轉(zhuǎn)某某處”，“請（麻煩）您叫一下某某”。對方幫你去找人時，話筒不應(yīng)離開耳邊，更不應(yīng)與別人高聲談笑。通話結(jié)束時，應(yīng)道聲“再見”。
如果與領(lǐng)導(dǎo)辦公室距離很近，盡量不要用電話聯(lián)系，應(yīng)直接當(dāng)面請示或匯報工作。給領(lǐng)導(dǎo)打電話時，要稱呼領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，然后通報自己的部門、職務(wù)和姓名，簡潔、準(zhǔn)確地說明需要請示或匯報的內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)的指示或意見應(yīng)準(zhǔn)確、全面地記錄，通話結(jié)束時應(yīng)主動詢問領(lǐng)導(dǎo)還有什么指示或要求，并主動說“再見”。通話完畢后，應(yīng)待領(lǐng)導(dǎo)放下電話后自己再掛上電話。
給基層單位和部門打電話時，態(tài)度要謙和，不得盛氣凌人。
四、介紹來賓
（一）介紹的順序
在為他人做介紹時，應(yīng)注意介紹的順序。為了體現(xiàn)對長者、上級和女士的尊重，在介紹時應(yīng)按以下順序進(jìn)行：
1．將年輕者介紹給年長者。在同性別的兩人中，應(yīng)首先向年長者介紹年輕者，以表示對年長者的尊敬。
2．將職位低的介紹給職位高的。譬如兩個人當(dāng)中，一位是王處長，另一位是丁科長，這時介紹人應(yīng)首先將科長介紹給處長：“王處長，這位是丁科長。”
3．將男士介紹給女士。在介紹陌生男女相識時，介紹人通常是把男士引導(dǎo)到女士面前，首先向女士介紹男士。若兩人當(dāng)中，男士年齡比女士大很多或地位比女士高，這時應(yīng)先向年長的或地位高的男士介紹年輕女士。
若被介紹人都是同性別、年齡相差無幾而又無辨別其地位時，可按座位順序或站立順序依次介紹。
（二）介紹的姿勢和語言
介紹時，介紹人和被介紹人都要起立。介紹人應(yīng)引導(dǎo)兩個被介紹人相向而立，自己站在側(cè)旁，面對他們，將手掌伸開，手心向上，手指指向被介紹人的一方，不可只用一個手指指點或去拍打被介紹一方的肩或背。
在正式場合，介紹時一般用“請允許我向您介紹……”的說法。向眾人介紹一人時，可以說：“請允許我把“秘書工作”介紹給諸位�！痹谝话愕摹⒎钦�(guī)場合進(jìn)行介紹，所用的語言比較簡單、活潑。如“這位是××”，“這位是××科長”等。
被介紹的雙方在介紹完畢后應(yīng)相互握手問候，可以說“很高興認(rèn)識您”、“您好”等。
五、接待工作
�。ㄒ唬┮话憬哟Y儀規(guī)范
這是接待人員應(yīng)共同遵守的基本禮儀規(guī)范，也是“窗口”接待的基本原則和要求。
1．做到“五要”：
一要儀容嚴(yán)整——接待人員要衣著整潔，精神飽滿，舉止端莊。
二要態(tài)度和藹——接待人員要誠懇、自然，認(rèn)真聽取對方談話，不耍威風(fēng)、擺架子。
三要語言文明——接待人員一般應(yīng)講普通話，使用禮貌用語，語氣謙和、客氣，不講粗話、臟話。
四要講究效率——對客人要求辦理的事情，凡符合政策、法律，手續(xù)齊全的應(yīng)及時辦理，不能推諉、拖延。對不能解決的，要講明原因，并及時轉(zhuǎn)有關(guān)單位接待、解決。
五要一視同仁——接待時應(yīng)本著公平、公開的原則秉公辦事，不循私情，不開“后門”，不應(yīng)以地位、年齡、身份、生熟等區(qū)別對待。
2．接待人員，要儀容整潔大方，舉止從容端莊，不論來訪客人是事先約好的，還是不約而來的，不論是常來的，還是生疏的，客人進(jìn)門，接待人員要馬上起立相迎。
對事先約好的客人，接待人員要熱情迎接。對事先未與領(lǐng)導(dǎo)約好的客人，一定要禮貌地詢問姓名、身份，弄清其來訪目的，待請示領(lǐng)導(dǎo)后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求迅速做出處理。不得直接讓其去領(lǐng)導(dǎo)辦公室或告訴其領(lǐng)導(dǎo)去向。
如果客人要找的領(lǐng)導(dǎo)或其他人員不在，應(yīng)妥善予以處理。若自己知道領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在較短的時間內(nèi)能夠回來，可請客人坐下來等候，并送上茶水、飲料和報刊�？腿说鹊臅r間較長時，應(yīng)不斷給客人倒開水，以免客人有被遺忘、被冷落的感覺。如果自己手頭沒有什么要緊的工作，也不防陪客人談話。當(dāng)客人表示沒有時間等候時，可以問明客人來訪的大致內(nèi)容，待相關(guān)人員回來后轉(zhuǎn)告。
�。ǘ┯投Y儀規(guī)范
1．迎送的準(zhǔn)備
迎接來訪的代表團(tuán)，應(yīng)事先了解對方的來訪目的與要求，要確定來訪人員的姓名、性別、年齡、身份、人數(shù)、職務(wù)、級別等，并以此確定迎送規(guī)格，安排相應(yīng)的接待人員和食宿環(huán)境。一般來說，對上級主要領(lǐng)導(dǎo)的到來，要通知某地委主要領(lǐng)導(dǎo)親自出面迎送和陪同；兄弟單位負(fù)責(zé)同志的到來，可通知辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)或副職出面接待。食宿應(yīng)根據(jù)其級別作相應(yīng)的安排，規(guī)格既不宜過高，也不要過低。
為了提前安排食宿和交通工具，應(yīng)準(zhǔn)確地了解掌握客人所乘交通工具的抵、離時間。
2．迎送中的具體事項
去機(jī)嘗車站接送的人員，其職務(wù)可比對方低一級，同級領(lǐng)導(dǎo)可在賓館迎候。迎接人員應(yīng)在客人抵達(dá)之前到達(dá)機(jī)嘗車站，如果客人是首次前來，互不認(rèn)識，接待人員可事先制作特定的標(biāo)志，如小旗或牌子等，讓客人容易看到，以便主動前來接洽。
在客人到達(dá)后，迎接的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)上前握手，致以問候。相互介紹時，主人應(yīng)將前來歡迎的人一一介紹給客人。安排接待人員時，應(yīng)考慮周到，以相對固定為好，切忌隨意更換。
接待人員應(yīng)及時將客人食宿安排等發(fā)到每個人手中，或通過對方的聯(lián)絡(luò)秘書轉(zhuǎn)達(dá)，以便讓客人心中有數(shù)。迎接身份高的客人，要事先在迎送地點安排貴賓休息室，客人抵達(dá)后，應(yīng)稍作休息，再開展其他活動。
客人離開時，主人可到住地或機(jī)嘗車站等送行。直接去機(jī)嘗車站送行時，應(yīng)在客人登機(jī)（車、船）之前抵達(dá)，而且要留出足夠時間保證客人辦理有關(guān)手續(xù)。
3．回贈禮品
對重要客人，確實需要贈送禮品的，要請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，提前安排好。
秘書室工作禮儀規(guī)范介紹 2
秘書服飾禮儀要求
秘書人員的著裝既要體現(xiàn)實用性，也要體現(xiàn)裝飾性，體現(xiàn)個體自身的審美素質(zhì)和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關(guān)活動的禮儀屬性結(jié)合起來，盡可能避免因自己著裝不當(dāng)而使企業(yè)的聲譽(yù)蒙受損失。
1、服飾要以簡潔為美
簡潔是當(dāng)今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學(xué)效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當(dāng)做花瓶擺設(shè)看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。
2、揚(yáng)長避短
秘書人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場合。
3、體現(xiàn)個性
人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產(chǎn)生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個人的特點而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應(yīng)，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個性特征相吻合才是得體的。
秘書日常接待禮儀
接待來客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態(tài)度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。所以,秘書應(yīng)當(dāng)盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節(jié)。
一、打招呼
當(dāng)客人到來時,秘書應(yīng)馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規(guī)范。秘書說話時聲音應(yīng)舒緩,咬字吐音要清楚。表達(dá)要簡潔流暢。
二、招待
秘書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預(yù)約的兩種。對經(jīng)過詢問、甄別,沒必要由領(lǐng)導(dǎo)人會見,或經(jīng)請示后領(lǐng)導(dǎo)人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時轉(zhuǎn)頭注意客人,引導(dǎo)方向。
1、座次
秘書引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。
2、奉茶
上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的`左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶
奉茶的順序：上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主;先女后男;先長后幼。
奉茶的禁忌：盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時機(jī)，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。
秘書電話禮儀
一、接聽電話前
1、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
二、接聽電話
1、三聲之內(nèi)接起電話;
2、主動問候，報部門介紹自己;
3、注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
5、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。
6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行等。
三、打電話禮儀
1、確定合適的時間，當(dāng)需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應(yīng)該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。
2、開頭很重要
無論是正式的電話業(yè)務(wù)還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準(zhǔn)確無誤的確定打電話人的身份。
3、通話盡量簡單
在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應(yīng)該改成其他的交流方式。
【秘書室工作禮儀規(guī)范介紹】相關(guān)文章：
會展服務(wù)禮儀規(guī)范介紹06-10
與上司工作時的禮儀規(guī)范06-10
公司員工禮儀規(guī)范知識介紹06-10
常用禮儀規(guī)范之會場的排座介紹10-25
保安禮儀規(guī)范03-30
男士的禮儀規(guī)范03-29
握手的禮儀規(guī)范04-09