檔案信息化建設(shè)績效評價研究的論文
1前言
隨著時代的發(fā)展,紙質(zhì)化檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在快節(jié)奏的工作模式,檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案信息化建設(shè)是一項耗資較大,工程較為復(fù)雜的項目。它不僅要求企業(yè)在資金和物資方面進(jìn)行投資建設(shè)檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)硬件及軟件設(shè)施,同時還要求企業(yè)對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn),使他們從紙質(zhì)化檔案管理模式順利轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理模式,以保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程的有效性。本文采取文獻(xiàn)法及結(jié)合個人多年工作經(jīng)驗,對檔案信息化建設(shè)的績效評價原則進(jìn)行分析,從而提出了檔案信息化建設(shè)的績效評價的具體措施。
2檔案信息化建設(shè)的績效評價原則
2.1評價主體的全面性原則
企業(yè)檔案信息化建設(shè)所涉及的利益相關(guān)方較多,要確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)績效評價的有效性,需要兼顧各利益相關(guān)方的意見。通過各利益相關(guān)方對評價對象的相關(guān)評價指標(biāo)信息進(jìn)行收集、整理與測算,得出整體、全面、客觀性和公平性較高的評價結(jié)果。對于企業(yè)檔案信息化建設(shè),其主要的利益相關(guān)方有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員員、檔案管理部門所屬的上級部門、檔案利用者等,但為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性和專業(yè)性,檔案界的專家也應(yīng)該納入檔案信息化建設(shè)的績效評價主體范圍。即從檔案部門自身、利用者、檔案管理部門所屬上級部門和檔案專家四方位對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面性測評[1]。
2.2以效率為導(dǎo)向原則
效率是新時代績效評價最重要的指標(biāo)之一。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金、人力和時間,因此,追求效率與效益是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最高目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)所追求的效率需要檔案管理部門在有限的資源條件下,如何使用最少的經(jīng)費(fèi)投入,創(chuàng)造出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)措施。以效率為導(dǎo)向原則,一方面促進(jìn)檔案信息化建設(shè)不斷提高建設(shè)質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì),另一方面也促進(jìn)檔案信息化建設(shè)樹立成本意識,合理利用每一份資源[2]。
2.3以結(jié)果為導(dǎo)向原則
以結(jié)果為導(dǎo)向來評價企業(yè)檔案信息化建設(shè)成果是績效評價的指標(biāo)之一,在重視檔案信息化建設(shè)的'效率過程中,在某種程度上能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)傾向于產(chǎn)出一個好的結(jié)果,但以結(jié)果為導(dǎo)向原則,則是對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)出理想成果的又一重保障。以結(jié)果為導(dǎo)向進(jìn)行績效評價指標(biāo)設(shè)計,主要傾向于注重檔案服務(wù)的結(jié)果和服務(wù)的質(zhì)量,表現(xiàn)為給檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)模式和服務(wù)效果,它包含了檔案利用者對檔案信息化建設(shè)成果的滿意度因素。
2.4定性與定量相結(jié)合原則
定性與定量相結(jié)合的原則是檔案信息化建設(shè)的客觀要求。定性評價指標(biāo)在檔案管理部門來說,是較為常見的評價指標(biāo),但是定性化評價指標(biāo)易讓評價結(jié)果受主觀因素的影響,導(dǎo)致評價結(jié)果準(zhǔn)確性與可行度下降。而定量是績效評價更加準(zhǔn)確客觀的基本標(biāo)準(zhǔn),只有定量才能保障評價的科學(xué)性、客觀性與準(zhǔn)確性。因此,必須將檔案信息化建設(shè)的評價指標(biāo)基于定性與定量相結(jié)合的原則之上[3]。
3檔案信息化建設(shè)的績效評價措施
3.1明確評價內(nèi)容
對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行評估,首先要對該信息化建設(shè)的評估內(nèi)容進(jìn)行明確。通過對企業(yè)檔案信息化的建設(shè)過程和以利用者為導(dǎo)向的目標(biāo)進(jìn)行分析,檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容主要從以下四個大的方面進(jìn)行確定:第一,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況,包括硬件和軟件的配置與安裝,基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率和穩(wěn)定性,配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)情況和運(yùn)營管理情況等。第二,辦公平臺的建設(shè)情況,包括數(shù)字化系統(tǒng)是否穩(wěn)定,信息化檔案的存儲設(shè)備是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。第三,檔案信息資源的建設(shè)情況,包括檔案數(shù)字化工序是否繁瑣和低效率,數(shù)據(jù)庫建設(shè)是否完善,數(shù)字資源的共享與操作程序是否簡便可行。第四,服務(wù)質(zhì)量,信息化網(wǎng)站需求是否全面,服務(wù)系統(tǒng)是否穩(wěn)定,用戶使用是否便捷,服務(wù)設(shè)施是否人性化等[4]。
3.2設(shè)置評價指標(biāo)體系
評價指標(biāo)體系的設(shè)置依托于評價的具體內(nèi)容。評價的具體內(nèi)容為一級指標(biāo),在一級指標(biāo)下根據(jù)實際情況設(shè)置二級指標(biāo),二級指標(biāo)還難以在具體量化評價過程中進(jìn)行,則設(shè)置三級指標(biāo),并對三級指標(biāo)的具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)介紹及量化設(shè)置。比如:一級指標(biāo)中的基礎(chǔ)設(shè)施部分,其二級指標(biāo)可以分別設(shè)置為硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運(yùn)營管理,而二級指標(biāo)的不可測性,要求二級指標(biāo)下設(shè)置三級指標(biāo),分別為主要硬件設(shè)備、硬件維護(hù)程序;操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件;網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng);過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理、人員配置管理和制度管理等。在三級指標(biāo)設(shè)置之后,還需對三級指標(biāo)進(jìn)行量化處理,以便績效評價的可行性,具體的詳細(xì)措施需根據(jù)具體的企業(yè)來定,比如主要硬件設(shè)施,可定為服務(wù)器的性能和標(biāo)準(zhǔn)是什么,能夠承受多大量的訪問力度,計算機(jī)有幾臺,是否能夠勝任檔案信息化管理的工作量等。對績效評價細(xì)化后,便可用量化可操作的評價指標(biāo)來檢驗檔案信息化建設(shè)的合格性。
3.3績效評價權(quán)重設(shè)置
對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效評價權(quán)重的設(shè)置,需要檔案專家進(jìn)行參與。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)參與人員在對各項評價指標(biāo)進(jìn)行羅列,及功能介紹后,采用德爾菲法,將相關(guān)信息寄給各位參與評價的檔案專家,通過兩到三輪的德爾菲法測試,最終根據(jù)各位專家對績效評價權(quán)重的設(shè)置,來進(jìn)行總結(jié)與整理,最終得出各個評價指標(biāo)的權(quán)重,根據(jù)指標(biāo)體系及權(quán)重建設(shè)出績效評價體系表,讓各位評價主體對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的信息與資料進(jìn)行收集與測試,最終打出評價的相應(yīng)分?jǐn)?shù)。
3.4績效評價結(jié)果的分析
績效評價的作用,一方面在于檢驗檔案信息化建設(shè)的結(jié)果是否符合預(yù)期及符合理想性,另一方面還在于,對檢驗出的結(jié)果進(jìn)行分析后,對檔案信息化建設(shè)所出的成果進(jìn)行反饋和進(jìn)步完善。在通過上述一系列評價流程檢驗后,評價結(jié)果的分析所處的角色非常重要。評價結(jié)果的分析需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)人員參與,對評價結(jié)果進(jìn)行公平公正的分析,在對檢驗中所出的問題,進(jìn)行根本原因分析,并對問題進(jìn)行及時的整改,檔案信息化建設(shè)的初步運(yùn)行只能檢測出其中的一部分問題,因此,績效評價結(jié)果的分析應(yīng)該為常態(tài)化,在后期的檔案信息化運(yùn)行中所體現(xiàn)出的后續(xù)問題,也應(yīng)該積極采取措施,及時對問題進(jìn)行整改和完善,以確保檔案信息化能順利進(jìn)行,切實促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理。4結(jié)語綜上所述,檔案信息化建設(shè)是一項較為復(fù)雜的信息化建設(shè)工程,在信息化建設(shè)工程中,涉及到諸多硬件與軟件設(shè)施的建設(shè),企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中,要對過程進(jìn)行實時監(jiān)控,一方面確保每一份資源被有效利用,另一方面確保建設(shè)成果符合預(yù)期,適應(yīng)各利益相關(guān)方的使用情況。檔案信息化建設(shè)的績效評價,主要以效率與結(jié)果為導(dǎo)向,用效率和結(jié)果情況對建設(shè)成果進(jìn)行全方位評價,確保用科學(xué)有效的評價結(jié)果,保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利施行。
參考文獻(xiàn):
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