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學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與建議論文

時(shí)間:2021-06-18 18:15:46 論文 我要投稿
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學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與建議論文

  摘要:隨著教育改革進(jìn)程的加快,學(xué)校檔案管理工作的革新迫不及待。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展,學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)成為解決目前學(xué)校檔案管理工作的重要方法。由于學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)開(kāi)展的時(shí)間較短,其中尚存在一些問(wèn)題,本文在分析這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上,對(duì)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)提出了自己的建議,以期為學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提供一定的借鑒。

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與建議論文

  關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題;建議

  在學(xué)校管理的各項(xiàng)工作中,檔案管理是其中較為重要的一部分。隨著教育改革進(jìn)程的加快,學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理在應(yīng)用的過(guò)程中表現(xiàn)出了種種弊病,這種種弊病的解決在很大程度上依賴于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。但是由于學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展的時(shí)間較短,其中存在的弊病較多,因此,探究其信息化建設(shè)中的問(wèn)題,提出相應(yīng)的改進(jìn)建議,對(duì)實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展具有重要的意義。

  一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

  學(xué)校檔案管理信息化指的是以發(fā)揮檔案的憑證作用為基礎(chǔ),充分發(fā)揮檔案的信息功能,促使檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,促使檔案?jìng)鬟f實(shí)現(xiàn)信息化。其中檔案管理信息化的含義有三層:其一,促使檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,以便于信息的讀取與存儲(chǔ);其二,實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、儲(chǔ)存、利用的一體化,提升操作的便利性;第三,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化,增強(qiáng)信息管理的便利性,提升信息的利用率。由此可知,學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)內(nèi)容也包括三個(gè)方面:第一,檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)的含義是在掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的支持下,以安全性、效益性和規(guī)范性為原則,將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存,從而構(gòu)成一個(gè)有結(jié)構(gòu)、有秩序的檔案信息庫(kù)。第二,檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案管理機(jī)構(gòu)以公共信息服務(wù)網(wǎng)站為平臺(tái),以網(wǎng)頁(yè)主頁(yè)的方式開(kāi)展檔案宣傳工作、提供相關(guān)服務(wù)的服務(wù)型網(wǎng)站,其功能為交流、服務(wù)與宣傳,其構(gòu)成內(nèi)容為機(jī)構(gòu)信息、資源信息、工作信息和服用利用信息等。在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,檔案網(wǎng)站建設(shè)是重要步驟。第三,數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是一種遠(yuǎn)程獲取檔案信息的方式,其建設(shè)的目的在于促使用戶能夠以便利快捷的方式獲取所需信息,其特點(diǎn)為:在功能方面其中心是存儲(chǔ);在運(yùn)行方面實(shí)現(xiàn)信息存取的網(wǎng)絡(luò)化;在存儲(chǔ)方面以無(wú)形的信息方法完成。

  二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題

  學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)間較短,其中存在的問(wèn)題較多,具體分析如下:第一,重視程度較低。學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的各項(xiàng)工作中受到的重視程度本來(lái)就比較低,學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不完善,導(dǎo)致在其中投入的精力不足,投入的經(jīng)費(fèi)不夠,與信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)施不健全,最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。第二,人才隊(duì)伍不健全。學(xué)校檔案管理人員長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法,在檔案管理方面已經(jīng)形成定性思維,對(duì)信息化管理這種新型檔案管理方式的接受程度比較低,接受效率比較低。同時(shí),因?yàn)橄嚓P(guān)的培訓(xùn)制度不健全,缺乏有效的培訓(xùn)激勵(lì)機(jī)制,使得原有的檔案管理人員出現(xiàn)固步自封的現(xiàn)象。再加之,專業(yè)的檔案信息化管理人員沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效的引進(jìn),人才隊(duì)伍不健全,最終影響了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。第三,檔案管理制度不健全。受到檔案管理重視程度不足的影響,學(xué)校的檔案管理工作并沒(méi)有被納入政府工作體系,所以在學(xué)校檔案管理方面也沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定,使得學(xué)校檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),影響了檔案管理的規(guī)范化建設(shè),最終影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

  三、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的建議

  針對(duì)上述問(wèn)題,本文針對(duì)學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提出以下建議:

  第一,提升重視程度。首先,教育部門(mén)要針對(duì)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)召集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議,促使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重要性,端正學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),進(jìn)而提升全體師生對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí),以在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下在檔案管理信息化建設(shè)方面投入充足的精力、人力和物力,為檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)奠定良好的條件。

  第二,完善人才隊(duì)伍建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,人才是決定檔案管理信息化建設(shè)效果的重中之重。在新形勢(shì)下,檔案管理人員不僅要做管理員,更好成為檔案信息的“數(shù)據(jù)庫(kù)”和“百事通”。為了達(dá)到這樣的要求,檔案管理員要主動(dòng)提升自己的專業(yè)素養(yǎng),豐富自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和數(shù)據(jù)庫(kù)能力,緊追檔案管理信息化建設(shè)的步伐。同時(shí),學(xué)校要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作,定期開(kāi)展培訓(xùn),號(hào)召全體檔案管理人員積極參與,并制訂定期考核計(jì)劃,對(duì)于未能通過(guò)考核的檔案管理員對(duì)其進(jìn)行再教育,如再次考核不過(guò)關(guān),就予以辭退處理。除此之外,學(xué)校檔案管理系統(tǒng)還要積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)人才,做好信息化檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與維護(hù)工作,帶領(lǐng)全體檔案管理人員提升信息化建設(shè)素養(yǎng),以最終建設(shè)一支高素養(yǎng)的信息化建設(shè)人才隊(duì)伍,以進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。

  第三,完善制度建設(shè)。在學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中,對(duì)其產(chǎn)生阻礙的'因素之一就是不規(guī)范的制度。建設(shè)規(guī)范的制度,要處理好標(biāo)準(zhǔn)化制度和規(guī)范化制度之間的關(guān)系,促使二者相互協(xié)調(diào),共同進(jìn)步。首先,要建設(shè)一個(gè)具有統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)目錄標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)闄n案內(nèi)容較多,形式多樣,錄入標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,導(dǎo)致查閱困難。因此,要完善檔案管理的信息化建設(shè)就要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn),以便提升檔案管理效率和查閱使用效率。其次,要建立一套較為完善的制度,比如建立電子檔案管理制度、重要場(chǎng)所的進(jìn)出制度、電子檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行制度等,以實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理。

  第四,完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。首先,要搭建一個(gè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái),以《檔案法》的相關(guān)規(guī)定為依據(jù),規(guī)范檔案管理規(guī)章制度,對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行分類(lèi)處理;其次,要實(shí)現(xiàn)資源共享。學(xué)校檔案管理部門(mén)要聯(lián)合學(xué)校的其他部門(mén)制定檔案管理的聯(lián)合目錄,并形成完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),以便于實(shí)現(xiàn)一體化管理,以便于實(shí)現(xiàn)資源共享。第五,完善硬件設(shè)備的配置。檔案管理的信息化建設(shè)在很大程度上依賴于硬件設(shè)備,因此,為了推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn),完善硬件設(shè)備配置是關(guān)鍵。檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員要將所需的硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì),將其上報(bào)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要盡快予以審批、撥款,完善硬件設(shè)備的配置,以完善檔案管理的信息化建設(shè)。

  四、結(jié)語(yǔ)

  隨著教育改革進(jìn)程的加快,傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式在工作的過(guò)程中表現(xiàn)出了種種缺陷,不利于實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的規(guī)范化管理,不利于提升檔案的利用水平。因此實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義。學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)包括三方面的內(nèi)容,分別是:檔案信息數(shù)字化建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。目前存在的問(wèn)題是重視程度較低、人才隊(duì)伍不健全、檔案管理制度不規(guī)范,針對(duì)這樣的問(wèn)題,本文從提升重視程度、完善人才隊(duì)伍建設(shè)、規(guī)范制度建設(shè)、完善硬件配置、完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)五個(gè)方面對(duì)學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探究,具有一定的價(jià)值。

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