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審計局實踐報告
社會實踐報告 寒假期間經(jīng)同學(xué)介紹，我有幸在縣審計局檔案室進行了為期兩周的審計檔案整理工作�？h審計局自201x年前期隨政府一起搬遷到新政務(wù)中心后，大批審計檔案隨之遷移并需要重新歸檔整理，而且伴隨著電子政務(wù)的逐步推行，需要對上世紀(jì)七八十年代手工填錄的檔案進行電子化歸檔，而來年的二三月份，又正是審計局業(yè)務(wù)的小高峰期，無法抽調(diào)太多人力在新檔案市設(shè)置起來前完成歸檔工作，所以對工作人員的需求十分急切，使得我有機會參與到這后續(xù)的一系列掃尾工作。 實習(xí)單位特點
審計局作為事業(yè)單位，與市場經(jīng)濟下獨立的會計師事務(wù)所存在著許多差別。大姚縣審計局作為地方性審計局，屬于行政單位，國家公務(wù)員編制，主要負(fù)責(zé)地方政府各部門和所有企事業(yè)單位的審計監(jiān)督工作。
實習(xí)項目簡介
審計檔案是指審計機關(guān)在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分。構(gòu)成審計檔案的審計文件材料，主要是指審計機關(guān)在審計過程中收集、制作與使用的電子和實物等形態(tài)的記錄材料。審計檔案管理(Audit files management)包含審計部門建立審計檔案并進行收集、整理、立卷、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交的管理活動。
審計檔案管理的內(nèi)容1．立項性文件材料：審計通知書；審計工作方案；審計項目委托協(xié)議書(授權(quán)或委托審計通知書)；單位自查通知書；單位自查報告；被審單位基本情況；上級機關(guān)對本項目審計的指示和意見。
2．證明文件性材料：被審計單位情況表；審計承諾函；審計證據(jù)(審計取證，旁證材料)；審計工作底稿；依法做出審計結(jié)論的法規(guī)目錄或摘錄；上級機關(guān)對本項目問題處理的政策界限。
3．結(jié)論性文件材料：如審計報告，審計報告征求意見函，被審單位對審計報告的書面意見，有關(guān)審計項目的請示、報告、批復(fù)、批示等文件件材料，審定審計報告的會議紀(jì)要，審計意見書，審計決定，被審單位執(zhí)行審計意見或?qū)徲嫑Q定情況報告等。
4．其他備查文件材：審計回訪，新聞報道，項目工作總結(jié)或經(jīng)驗介紹。再具體細(xì)分還有很多內(nèi)容，如審計項目按其內(nèi)容劃分的有：財務(wù)收支審計業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)濟責(zé)任審計業(yè)務(wù)檔案，建設(shè)工程審計業(yè)務(wù)檔案，專項調(diào)查審計業(yè)務(wù)檔案，授權(quán)及委托審計業(yè)務(wù)檔案等
實習(xí)目的
1.傳統(tǒng)檔案管理方法即手工操作法是當(dāng)前審計檔案管理的一種主要方法，它要求檔案管理部門(人員)必須堅持實行《檔案法》所規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，收集審計資料要齊全，立卷次序要規(guī)范。審計綜合人員在收集整理審計檔案資料時要認(rèn)真審核，按照具體審計項目的內(nèi)容進行篩選歸類，如財務(wù)收支審計類，經(jīng)濟責(zé)任審計類，建設(shè)工程審計類等，切忌“一鍋煮”和“打捆式”歸類。
第十三條 審計檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計項目涉及的金額、性質(zhì)、社會影響等因素劃定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。
�。ㄒ唬┯谰帽９艿臋n案，是指特別重大的審計事項、列入審計工作報告、審計結(jié)果報告或第一次涉及的.審計領(lǐng)域等具有突出代表意義的審計事項檔案。
�。ǘ┍９�30年的檔案，是指重要審計事項、查考價值較大的檔案。
�。ㄈ┍９�10年的檔案，是指一般性審計事項的檔案。
審計機關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)劃定審計檔案的保管期限。
執(zhí)行同一審計工作方案的審計項目檔案，由審計機關(guān)負(fù)責(zé)組織的業(yè)務(wù)部門確定相同保管期限。
審計檔案的保管期限自歸檔年度開始計算。
實習(xí)期間每天的時間安排是很緊湊的，因為政府搬遷過后新政務(wù)中心離家過遠(yuǎn)，交通設(shè)施仍不太完善只能選擇步行，為了不第一天實習(xí)遲到而給大家留下不好的印象，我7點不到就出了門。
為了給我們整理檔案創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，局里特別辟出一間寬敞的會議室，齊人高的檔案一趟趟搬運過來。我們將過去二三十年的檔案按年限重新碼放整齊, 一摞摞的碼放到角落里。搬運成捆的厚重的檔案讓我意識到檔案整理也不啻是一項體力活，一本本有些泛黃的審計文書，讓我們真實的感受到了審計工作的分量和厚度，見證了縣局近年來的發(fā)展歷史，然而今年隨著審計檔案微機管理法的推廣，取代了傳統(tǒng)的檔案管理方法即手工操作法，相信今后能相當(dāng)減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，節(jié)省存放空間，保護檔案原件，還有利于保密和提高檔案工作質(zhì)量。
接下來，我們工作的重點便是為1987-2002年的舊檔案編著卷內(nèi)目錄與索引，每個人都拷貝了一份編制卷內(nèi)目錄的模板，要求按模板給定的格式填寫每一份卷宗。從目錄號到保管期限，從項目名稱、文字號、日期到頁碼范圍，都有相應(yīng)的規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)。
看似簡答、機械的目錄錄制工作，實際操作起來才發(fā)現(xiàn)極容易出現(xiàn)疏忽與紕漏： 首先，案卷號不同的卷宗要加以仔細(xì)辨別，分類整理，如卷宗號1或W1代表審計文書，是像年度審計報告一樣的結(jié)論性文件材料，而2或3則代表業(yè)務(wù)文書，而不同的卷宗號也意味著不同的保管期限，審計文書一般是永久或長期保存，而相比較業(yè)務(wù)文書只需長期或短期存放。
其次，由于我們面對的都是近二三十年前的手工檔案，年代較舊，一些字跡模糊晦澀以至于無法辨認(rèn)，或者是字跡太過潦草的緣故，這時自己在審計方面學(xué)到的專業(yè)知識就派上了用場，通過對前后文的推斷，加上自己所了解的審計學(xué)術(shù)語，就能較輕松的辨別出文意。
最后完成目錄編制后，還要將檔案重新歸檔。審計檔案應(yīng)當(dāng)采用“年度—組織機構(gòu)—保管期限”的方法排列、編目和存放。審計案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動
。對于一些尚未裝訂的原始文檔，我們還練習(xí)了裝訂方法，從排序,打孔,穿線一直到最后的粘貼,用編號機壓印上頁碼,最終能夠?qū)⒁宦淞闵⒌膱蟾娴赘逭沓赏暾膱蟾嫖募�。在歸納整理好有關(guān)項目的檔案資料后，我們把檔案移交檔案室統(tǒng)一歸檔管理。
在整理審計檔案時，事務(wù)所將審計檔案分為永久性檔案和當(dāng)期檔案。這一分類主要是基于具體實務(wù)中對審計檔案使用的時間。我們的完成的審計底稿經(jīng)過相關(guān)部門人員進行簽收之后，需要進行長期保管，具有長期使用價值，并對以后審計工作具有重要影響和直接作用的審計檔案。為了維護被審計單位及相關(guān)單位的利益，我們被要求不能將檔案隨意帶出辦公室,已經(jīng)拷貝完成的電子化檔案要基石清理,由此可以看出審計局對審計檔案中涉及的商業(yè)秘密保密，已經(jīng)建立健全了一套相應(yīng)的保密制度。
此外,在工作中對一些紅頭文件的接觸增多,也漸漸了解了一些官方文件要求和精神,如按照審計署、國家檔案局發(fā)布的第10號令《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》，要求審計機關(guān)應(yīng)當(dāng)加強審計檔案信息化管理，采用計算機等現(xiàn)代化管理技術(shù)編制適用的檢索工具和參考材料，積極開展審計檔案的利用工作，這一條款便是我們這次實習(xí)的意義所在。
實習(xí)心得
緊張而有序的實習(xí)工作結(jié)束了，在此次實習(xí)過程中我收獲不菲。錄制電子版數(shù)據(jù)目錄是一件工作量大且枯燥的工作，而一起實習(xí)的同學(xué)大家互相鼓勵，互相幫忙，在任務(wù)較重的時候，大家都選擇了周六放棄休息時間一同加班，使得工作能夠按質(zhì)按量的完成，回憶起來這確實是一段難忘的時光，自己收獲的不僅是一筆自己付出勞動獲得的經(jīng)濟上的報酬，更多的是一種經(jīng)驗與經(jīng)歷。
此次實習(xí)使我明白審計局審計檔案的主要職責(zé)范圍，分工協(xié)作，學(xué)到了一些必備的辦公室事物處理方法，了解了最近的審計政策法規(guī)，并逐漸熟悉了檔案整理的流程以及關(guān)鍵步驟,體會到審計檔案管理本身是經(jīng)濟管理活動的重要組成部分，無論從社會發(fā)展還是企業(yè)生存，完善的檔案管理制度是至關(guān)重要的，而作為會計師事務(wù)所，肩負(fù)著外部審計這一重任。而作為事務(wù)所人員必須具備良好的個人品質(zhì)，同時應(yīng)具備較好的業(yè)務(wù)能力和身體素質(zhì)，這樣才能很好的適應(yīng)并勝任這一重要的工作。對這次實習(xí)，我深有感觸，它不僅培養(yǎng)了我的實際動手能力，增加了實際的操作經(jīng)驗，豐富了我的會計知識，縮短了抽象的課本知識與實際工作的距離，對實際的財務(wù)工作也有了一個新的開始。
對于這次實習(xí)，同樣存在著一些不足之處。一是深刻的發(fā)覺自己的一些基本技能掌握得不太到位，初期由于不太熟練，處理卷宗的速度太慢，基本文字處理速度有待提升，二是使用文檔處理沒有形成一些規(guī)范的流程，一次誤操作使得自己辛苦打了一上午的文檔被完全覆蓋后無法恢復(fù)，心情十分沮喪的同時只得重新來過；三是實習(xí)中發(fā)現(xiàn)自己對于課本學(xué)習(xí)內(nèi)容還是有所生疏，以至于在實踐過程中時常不知如何解決。
而且,雖說在審計局實習(xí),但我的實習(xí)范圍僅停留在文書方面,在這短短的時間里沒有對局里所有業(yè)務(wù)都去一一完整的了解，對于審計業(yè)務(wù)也是淺嘗輒止，沒有接觸到更多業(yè)務(wù)類型,如此種種這次實習(xí)的遺憾之處,今后有機會一定會做進一步的嘗試.
“紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行”,我明白，今后的工作還會遇到許多新的東西，這些東西會給我?guī)硇碌捏w驗和新的體會。只要用心去發(fā)掘，勇敢地去嘗試，一定會能更大的收獲和啟發(fā)。
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