文秘專業(yè)知識點
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文秘專業(yè)知識點
第一節(jié)秘書工作的內容和作用
由于機關級別和類型不同，秘書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工作內容廣泛，分工細致，各項工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位，秘書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。
一、秘書工作的內容
(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協(xié)助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準頒發(fā)的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關系;第三，協(xié)助首長掌管機關內部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，協(xié)助首長掌管保密工作;第五，協(xié)助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規(guī)定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能。現(xiàn)代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規(guī)和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規(guī)范、優(yōu)質、高效，為公文發(fā)揮應有的效能創(chuàng)造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協(xié)調與安排，應與各方面協(xié)調聯(lián)系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據(jù)領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.信息處理工作
秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態(tài)、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。
開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼?zhèn)洹⑺悸烽_闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質量。
5.溝通協(xié)調工作
對秘書工作而言，溝通協(xié)調工作的內容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調對象劃分，有對上的協(xié)調(即對領導者之間和領導機關之間的協(xié)調)、對下的協(xié)調、同級之間的協(xié)調、上下級雙方的協(xié)調、同屬部門的協(xié)調、業(yè)務工作的協(xié)調等，而其中最常見的是業(yè)務工作的協(xié)調，如會議協(xié)調、公文活動協(xié)調、事項協(xié)調等�？傊�，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協(xié)調，均屬于秘書工作的業(yè)務范圍。開展秘書協(xié)調工作時，可以利用的方式有電話協(xié)調、送文上門協(xié)調、請人進門協(xié)調、登門拜訪協(xié)調、召開會議協(xié)調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監(jiān)督檢查工作
監(jiān)督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯(lián)系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執(zhí)行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯(lián)系。此外，還應善于處理人際關系。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態(tài)度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
二、秘書工作的作用
秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現(xiàn)在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據(jù);其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務助手作用
秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發(fā)揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關、團體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統(tǒng)籌協(xié)調作用
統(tǒng)籌協(xié)調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現(xiàn)在三個方面：第一，在領導決策中發(fā)揮協(xié)調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協(xié)同有關部門進行調研論證;決策后，秘書人員還要協(xié)同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協(xié)調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的.指示同各方協(xié)調關系，促進決策的落實。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯(lián)系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。
秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態(tài)信息，做好領導的各項輔助和服務工作。
第二節(jié)秘書工作的特征與規(guī)律
一、秘書工作的特征
(一)秘書工作的本質特征
秘書工作與其他工作的本質區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。其具體體現(xiàn)為：(1)所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪里，其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。(2)能夠參加領導班子的各種會議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權。(3)秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據(jù)領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。
(二)秘書工作的一般特征
秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特征是由其本質特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：(1)政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。(2)被動性。主要體現(xiàn)為兩點：一是秘書的工作根據(jù)領導的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔。(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。(4)事務性。這是由秘書部門所處理的工作內容來決定的。(5)靈活性。這是因為秘書工作經常會遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。
二、秘書工作的規(guī)律
(一)秘書工作的基本規(guī)律
1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎
秘書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關系。其中，領導工作的“需求”居于支配和主導地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎。
2.秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件
由于領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的范圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務。隨著新時期的發(fā)展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨復雜化，因此，秘書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。
3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進秘書工作的根本動力
設立秘書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化，將會對秘書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發(fā)展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進秘書工作的根本動力。
4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志
領導者對于綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對秘書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，秘書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志。
秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規(guī)律，正視秘書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。
(二)秘書工作的具體規(guī)律
秘書工作具體規(guī)律實質上是秘書工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點：
1.秘書參謀活動的規(guī)律
所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應當注意以下規(guī)律性認識：(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。(3)秘書參謀內容必須與領導決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領導決策特征相適應。
2.辦公室日常運轉的規(guī)律
辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規(guī)律：(1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質量和效率意識。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書寫作活動的規(guī)律
寫作作為秘書人員的一項經常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認識： (1)秘書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。(2)秘書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協(xié)調。(5)秘書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。
秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對于推動領導工作，實現(xiàn)領導職能起著舉足輕重的作用。
此外，在秘書調研、公務督查、綜合協(xié)調、會議服務、信息服務等秘書專項活動中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復雜的工作內容，不斷摸索和掌握秘書工作的內在規(guī)律，并自覺用于指導實踐活動。
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