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辦公用管理制度
在現(xiàn)在的社會生活中，我們每個(gè)人都可能會接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編整理的辦公用管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
辦公用管理制度1
為有利于各部門工作的正常開展，規(guī)范管理辦公用品，合理控制各類辦公用品的正常使用，在滿足工作需要的前提下做到勤儉節(jié)約，特制定該管理制度。
一、辦公用品的.采購
�。ㄒ唬┍局贫人Q辦公用品指除水文設(shè)施設(shè)備外，各科室日常需要的辦公用品及文印消耗品。
�。ǔＳ闷�，均由辦公室統(tǒng)一登記造冊，集中管理。
�。ǘ└黝愇镔Y存放要做到安全，避免物資損壞；物資要分類存放，清理記賬，列好收支明細(xì)表，做到心中有數(shù)。
�。ㄈ┙栌霉铮仨毜怯浫雰裕磿r(shí)歸還。
（四）各科室所需辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)取單。
（五）原則上公物不得外借或合用，外單位因特殊情況借用我局公物，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)，辦公室統(tǒng)一登記并辦理借還手續(xù)。
�。┌l(fā)給各科室的辦公用品，要管好、用好，不得亂放亂扔或損壞遺失，人為損壞或因保管不善遺失的，責(zé)任人按價(jià)賠償。
（七）管理員每季度清賬一次，將各科室領(lǐng)物情況列表通報(bào)。
（八）各科室工作人員，要熱愛集體，愛護(hù)公物，增強(qiáng)集體觀念，勤儉節(jié)約，廉潔勤政，保持艱苦創(chuàng)業(yè)的工作作風(fēng)和奮斗精神。
辦公用管理制度2
一、編制目的
為規(guī)范辦公室辦公用品的采購、保管、領(lǐng)取和使用,使之管理有序,節(jié)儉節(jié)約、避免浪費(fèi),特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司辦公用品的管理。
三、辦公用品采購
1.除公司領(lǐng)導(dǎo)特別要求外,公司的辦公用品由綜合辦公室統(tǒng)一購買,統(tǒng)一管理,并有專人負(fù)責(zé)。
2.辦公用品的購買應(yīng)本著“節(jié)約開支,合理使用”的原則,在購買辦公用品時(shí)應(yīng)查清庫存,避免重復(fù)浪費(fèi)。
3.辦公用品管理員在購買辦公用品時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確掌握市場價(jià)格,進(jìn)行比較,盡量以最低的價(jià)格購買到最好的'物品。
4.管理員購買辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品申購表》,詳細(xì)注明所購買用品的名稱、數(shù)量、價(jià)格、型號等情況。隨用隨買的個(gè)別零散性采購,一次性采購在500元以下的,報(bào)綜合辦公室主任審批;金額在500元以上的,報(bào)總經(jīng)理審批。
5.辦公用品購買后,由財(cái)務(wù)部與辦公用品管理員依據(jù)辦公用品購買清單辦理入庫登記,填寫《入庫登記表》。
四、辦公用品保管
1.庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓,確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。
2.定期進(jìn)行辦公用品庫存盤點(diǎn),確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況,適時(shí)增加庫存,保障供給。
3.加強(qiáng)對辦公舊物的管理,階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管,隨時(shí)待用。
五、辦公用品領(lǐng)用
1.辦公用品領(lǐng)取時(shí),領(lǐng)取人須在《物品領(lǐng)取登記表》上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量等項(xiàng)并簽字。
2.辦公用品管理員應(yīng)恪盡職守,堅(jiān)持原則,照章辦事,嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù),保證辦公需要。對于消耗品,可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng),領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋,否則管理員有權(quán)拒付。
3.領(lǐng)取的非消耗性辦公用品(如訂書機(jī)、計(jì)算器、剪刀)應(yīng)列入移交,如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。
4.對于各部門使用情況,辦公用品管理人員應(yīng)做好月、季及年度統(tǒng)計(jì),填寫《辦公用品使用統(tǒng)計(jì)表》。
5.新進(jìn)員工到職時(shí)管理員應(yīng)及時(shí)提供必需的辦公用品;員工離職時(shí),管理員應(yīng)將剩余的辦公用品收回,并及時(shí)辦理入庫登記。
六、辦公用品使用
1.使用辦公用品要牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想,在日常工作中,處處精打細(xì)算,提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。
2.辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪作私用;不得用辦公設(shè)備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
3.精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)真遵守操作規(guī)程,及時(shí)關(guān)閉電源,定期維護(hù)保養(yǎng),最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。
4.辦公用品使用要物有所值,物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印;大頭針、曲別針等應(yīng)反復(fù)使用;紙張可雙面利用,充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。
5.印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性。要根據(jù)文件材料印制要求及數(shù)量選擇合適的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符,略有余富,避免不必要的浪費(fèi)。
6.對于高檔耐用辦公用品,部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用,一般不得重復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障,由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜;故意造成設(shè)備損壞的,直接責(zé)任人應(yīng)賠償。
七、其他
本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
辦公用管理制度3
1、目的
為規(guī)范辦公用品采購與管理流程,保證部門(科室)申請的辦公用品得到有效利用,避免出現(xiàn)閑置、浪費(fèi)現(xiàn)象,制定本制度。
2、適用范圍
2.1本制度適用于辦公用品與低值辦公設(shè)備的管理。
2.2辦公用品分為一次性使用物品(如簽字筆、鉛筆、膠棒、筆記本、色帶等)與可重復(fù)使用的物品(如筆筒、剪刀、訂書機(jī)、文件夾等)兩大類。
2.3低值辦公設(shè)備是指掃描儀、噴墨打印機(jī)、傳真機(jī)、電話等購置金額小于1000元(含)的辦公設(shè)備。
3、原則
3.1采購前貨比三家,購買價(jià)廉物美的商品。
3.2先申請,后領(lǐng)用,庫存最少的原則。
4、職責(zé)部門
4.1院辦(人事行政部、后勤)指定專人(以下簡稱“采購專員”)負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公用品采購與管理工作;
4.2院辦(人事行政部、后勤)負(fù)責(zé)人(以下簡稱“采購主管”)負(fù)責(zé)審批各部門辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃及匯總分析辦公費(fèi)用使用情況,向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.3采購專員負(fù)責(zé)匯總各部門(科室)的辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃,經(jīng)采購主管批準(zhǔn)后集中購買并發(fā)放;負(fù)責(zé)辦理采購報(bào)銷手續(xù);負(fù)責(zé)核算各部門(科室)辦公費(fèi)用,按月上報(bào)采購主管。
4.4部門(科室)指定專人(下簡稱“部門文秘”)負(fù)責(zé)本部門(科室)辦公用品的申請、領(lǐng)用與《部門辦公用品臺帳》的日常管理。
5、工作程序
5.1申請
5.1.1部門文秘每月末匯總本部門(科室)對辦公用品的需求,填寫《辦公用品申領(lǐng)表》并交至采購專員。
5.2采購
5.2.1采購專員匯總各部門(科室)上報(bào)的辦公用品申請計(jì)劃,針對采購項(xiàng)目向供貨方詢價(jià),經(jīng)采購主管審批簽字后,進(jìn)行集中采購(采購期間一般為三天之內(nèi));辦公設(shè)備采購需報(bào)總經(jīng)理(院長)審批。
5.2.2辦公用品采購金額超過1000元(單件價(jià)格,含)時(shí),需報(bào)總經(jīng)理(院長)審批。
5.3入庫及領(lǐng)用
5.3.1采購專員完成采購后,根據(jù)采購項(xiàng)目明細(xì)單逐項(xiàng)辦理入庫手續(xù);
5.3.2入庫完成后,采購專員通知部門文秘領(lǐng)取所申請的辦公用品;
5.3.3部門文秘根據(jù)申領(lǐng)明細(xì)在部門(科室)內(nèi)發(fā)放物品,按照領(lǐng)用情況分別登記《部門辦公用品臺賬》(,并對“需歸還類”(可重復(fù)使用)物品做出標(biāo)記。辦公用品領(lǐng)用人需在《部門辦公用品臺帳》本人頁上簽字確認(rèn)。
5.4配發(fā)
5.4.1新員工入職時(shí)配發(fā)的`辦公用品一般包括簽字筆、筆記本、筆筒、文件夾、文件架各一件,其它因公必備辦公用品按需申領(lǐng)。
5.4.2對于每人每月必須定額發(fā)放的必備用品(如勞保用品等),可以根據(jù)實(shí)際情況及匡算量每月一次性配發(fā),以減少申請程序。
5.5返還
5.5.1部門(科室)出現(xiàn)領(lǐng)用量剩余或不再使用的物品時(shí),需退還采購專員辦理核銷,沖抵本部門(科室)辦公費(fèi)用;
5.5.2員工離(調(diào))職時(shí),需提取《部門辦公用品臺賬》的本人頁到院辦(人事行政部、后勤)辦理“需歸還類”辦公用品的返還手續(xù)。
5.5.3需歸還辦公用品在正常使用情況下?lián)p壞,可到采購專員處以舊換新;如丟失則應(yīng)由領(lǐng)用人按用品的采購價(jià)格予以賠償。
5.6保管
5.6.1采購專員需清楚掌握辦公用品庫存情況,并經(jīng)常整理,保證物品不受侵蝕。
5.7盤點(diǎn)
5.7.1采購專員應(yīng)定期盤點(diǎn)辦公用品庫存(根據(jù)庫存大小自行安排盤點(diǎn)周期,一般每月進(jìn)行一次)。盤點(diǎn)要求作到賬物相符,如果不一致必須查找原因,經(jīng)采購主管批準(zhǔn)后調(diào)整賬目,使兩者一致。
5.8費(fèi)用結(jié)算
5.8.1采購專員每月第一周應(yīng)將上月發(fā)生的辦公用品采購、發(fā)放情況及分?jǐn)偟馁M(fèi)用匯總成表,上報(bào)采購主管審批后辦理付款手續(xù)。
辦公用管理制度4
(一)目的
為規(guī)范辦公用品的'管理,特制訂本制度。
(二)辦公用品種類
本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:
1、消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘?shù)取?/p>
2、管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。
3、管理品:剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥、打印臺等。
工程部專用辦公用具:圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計(jì)算器等。
(三)辦公用品的管理辦法
1、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種�！皞�(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)及工程部專用辦公具。
2、消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定。
3、領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如碳素筆每月發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放時(shí)間。
4、管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。
5、管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應(yīng)以舊品換新品,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購。
6、辦公用品的申請應(yīng)于每周日前由各部門提出“辦公用品申請單”,交采購部統(tǒng)一采購。
7、辦公用品嚴(yán)禁取回家私用。
8、印刷品(如信紙、信封、表格、手冊……)除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。
辦公用管理制度5
(九)1目的及適用范圍
1.1厲行節(jié)約,杜絕浪費(fèi),物盡其用;
1.2公司所有辦公用品的申購、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項(xiàng)均適用于本辦法;2管理組織
2.1公司行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品、耗材的采購、保管、發(fā)放、費(fèi)用分?jǐn)偧皥?bào)銷
2.2各部門根據(jù)行政部領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)提報(bào)并領(lǐng)取使用;3管理內(nèi)容
3.1辦公用品的申請
3.1.1各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品及耗材管理,在每月5日前根據(jù)本部門需要及《部門辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)》(附件1),填寫《辦公用品---月領(lǐng)用申請單》(附件2),經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)同意后,轉(zhuǎn)行政部。其中《部門辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)》由各公司根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r自行確定,報(bào)行政總監(jiān)批準(zhǔn)。
3.1.2行政部資產(chǎn)管理專員根據(jù)個(gè)人辦公領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)(公司自定,報(bào)總部行政部備案,并不斷優(yōu)化提高)及辦公用品庫存情況,確認(rèn)各部門領(lǐng)用數(shù)量,填寫《辦公用品需求匯總單》(附件3),報(bào)行政總監(jiān)同意后,轉(zhuǎn)采購專員組織采購進(jìn)貨。
3.2辦公用品購置
3.2.1采購專員購買到位后組織驗(yàn)收,辦理入庫手續(xù),填寫《入庫單》(附件4)。
3.2.2辦公用品原則上由行政部統(tǒng)一采購。
3.2.3財(cái)務(wù)專用辦公用品由財(cái)務(wù)部自行執(zhí)行采購,但申購、入出庫手續(xù)必須遵守行政審批規(guī)定。
3.3辦公用品的入庫
3.3.1資產(chǎn)管理專員根據(jù)《入庫單》所列物品與所需采購物品核對,并清點(diǎn)入庫,填寫《辦公用品庫存臺帳》(附件6)。
3.3.2資產(chǎn)管理專員應(yīng)每月對庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn),做到帳物相符。
3.4辦公用品的領(lǐng)用保管
3.4.1資產(chǎn)管理專員在入庫完成后,聯(lián)系各部門辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取。
3.4.2屬于需臨時(shí)支領(lǐng)的辦公用品,行政部按定額標(biāo)準(zhǔn)核定后領(lǐng)取,辦理出庫手續(xù),填寫出庫單。
3.4.3對于大件器具類辦公用品,行政部應(yīng)本著多人合用原則組織領(lǐng)用;同時(shí)確定使用人。
3.4.4如因工作調(diào)動(dòng)或離職,須按公司規(guī)定將個(gè)人保管的所有辦公用品(耗材除外)全部交回行政部,需要本部門繼續(xù)留用的,確定使用人報(bào)行政,便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。
3.5機(jī)器耗材(配件)管理
3.5.1耗材、配件申請領(lǐng)用同辦公用品,可在每月《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》中的填寫。
3.5.2計(jì)算機(jī)配件如鍵盤、鼠標(biāo)等出現(xiàn)故障需要更換的,確認(rèn)不能維修的,可到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù),并將已壞配件歸還行政部。
3.5.3對于打印機(jī)、傳真機(jī)耗材,各部門應(yīng)本著節(jié)約原則,提前作出需求計(jì)劃,通知行政部;同時(shí)行政部作為管理部門,應(yīng)對相應(yīng)耗材的使用情況有詳細(xì)了解,對于常用、耗費(fèi)量大的.物件作合理庫存。
3.5.4資產(chǎn)管理專員對以上機(jī)器耗材(配件)同時(shí)也應(yīng)建立臺帳進(jìn)行管理。
3.6辦公用品及耗材的盤點(diǎn)及費(fèi)用分?jǐn)?/p>
3.6.1資產(chǎn)管理專員每月末應(yīng)對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn),保證庫房物品帳務(wù)相符。
3.6.2資產(chǎn)管理專員在每月30日前應(yīng)對辦公用品、耗材按各部門領(lǐng)用情況,將費(fèi)用分解到各部門,進(jìn)行費(fèi)用核定,填寫《辦公用品、耗材報(bào)表》(附件7),明確各部門費(fèi)用。同時(shí)行政部將《辦公用品、耗材報(bào)表》中的各部門費(fèi)用抄送各部門負(fù)責(zé)人。
3.7庫房管理:庫房物品必須擺放整齊,非庫房人員,未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
3.8報(bào)銷:行政部采購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報(bào)表》作為報(bào)銷依據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。
3.9相關(guān)說明
3.9.1對于不能按時(shí)提報(bào)辦公用品月度申請表的部門,行政部有權(quán)認(rèn)為該部門當(dāng)月無辦公用品申請,不予采購相應(yīng)用品。
3.9.2部門申請金額超過計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn),行政部有權(quán)取消相應(yīng)金額的申請數(shù)量。4附表
4.1《部門辦公用品金額標(biāo)準(zhǔn)》
4.2《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》
4.3《辦公用品需求匯總單》
4.4《入庫單》
4.5《辦公用品(耗材)庫存臺帳》
4.6《辦公用品、耗材報(bào)表》
辦公用管理制度6
(五)第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司辦公用品管理,控制費(fèi)用開支,規(guī)范辦公用品的采購與使用,特制定本制度。
第二條 本制度適用于對辦公日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。第二章 辦公用品采購
第三條 辦公用品的采購采用集中采購、定量供應(yīng)的辦法。
1、集中采購由行政管理部負(fù)責(zé)并管理。
2、集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙等紙張;計(jì)算機(jī)消耗的磁盤;打印機(jī)消耗的色帶、硒鼓、墨盒;日記本、各類筆墨等。
3、實(shí)行定期計(jì)劃批量采購供應(yīng)。即:每月15日前各部室向行政管理部提報(bào)當(dāng)月所需用品計(jì)劃,由行政管理部統(tǒng)一采購。
4、特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門同意授權(quán)各部門自行采購。
5、各部門或班組若臨時(shí)急需采購辦公用品,由部門或班組專人填寫《辦公用品請購單》,并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因,經(jīng)班組負(fù)責(zé)人審定同意后,交行政管理部批準(zhǔn)同意后,實(shí)施采購任務(wù)。
6、必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)約量庫存。
7、結(jié)算辦法。公司辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價(jià),編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)劃轉(zhuǎn)。第三章 辦公用品的'分發(fā)領(lǐng)用
第四條 各部門領(lǐng)用辦公用品須填寫《辦公用品領(lǐng)用單》,一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品,另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。
第五條 接到各部門的《辦公用品領(lǐng)用單》(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對,并做好登記。然后再填寫一份《辦公用品分發(fā)通知書》交發(fā)送室。
第六條 發(fā)送室進(jìn)行核對后,把申請所要全部用品備齊,分發(fā)給各部門。
第七條 用品分發(fā)后應(yīng)做好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同《辦公用品分發(fā)通知書》轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔;另一份《辦公用品分發(fā)通知書》連同分發(fā)物品一起返回各部門。第四章 辦公用品管理
第八條 新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出辦公用品申請,向行政管理部請領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡,人員離職時(shí),應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。
第九條 印刷品(如信紙、信封、表格等)除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。
第十條 部門使用的辦公用品由部門指定專人保管維護(hù)。
第十一條 對決定報(bào)廢的辦公用品,要做好登記,在《報(bào)廢處理冊》上填寫用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng),并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后,到相關(guān)人員處理報(bào)廢注銷手續(xù)。
第十二條 辦公用品(價(jià)格在1000元以上的)正常使用發(fā)生的損壞時(shí),要及時(shí)向行政管理部報(bào)告,由行政管理部安排修理,如不報(bào)告或擅自將損壞的辦公用品丟棄,使用者個(gè)人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。
第十三條 公司對辦公用品的使用情況,實(shí)行年內(nèi)不定期檢查、年末普查的檢查制度,檢查工作由行政管理部負(fù)責(zé)。第五章 附則
第十四條 本制度由行政管理部制定、解釋,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時(shí)亦同。
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為杜絕浪費(fèi)，提高辦公效率，降低辦公成本，加強(qiáng)辦公用品的管理，分公司以“滿足工作需求”為原則，本著“勤儉節(jié)約，避免浪費(fèi)”的宗旨，從合理、實(shí)際的角度出發(fā)特制定本制度：
一、辦公用品的購買
(一)分公司機(jī)關(guān)各科室所需辦公用品的購、管全部由辦公室統(tǒng)一購置并及時(shí)詳細(xì)地辦理入、出庫手續(xù);
(二)分公司所屬各項(xiàng)目部所需辦公用品均由各項(xiàng)目經(jīng)理納入自身項(xiàng)目成本，自行負(fù)責(zé)購置、管理;
(三)分公司機(jī)關(guān)每月26-28日各科室負(fù)責(zé)人將本科室下月所需的辦公用品計(jì)劃提交辦公室,由分公司經(jīng)理審批后統(tǒng)一購置。過期將視為無計(jì)劃，辦公室不再予以受理;
(四)辦公室要做到：辦公用品品種合適、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、進(jìn)出適當(dāng)。
二、辦公用品的管理
(一)負(fù)責(zé)辦公用品的人員要建立臺帳，記錄好入庫、出庫臺賬，出庫時(shí)必須由領(lǐng)用人簽字;
(二)分公司辦公用品領(lǐng)用方式：按計(jì)劃、需用量、逐項(xiàng)領(lǐng)用;
(三)領(lǐng)用人員規(guī)定為：科室負(fù)責(zé)人或科室負(fù)責(zé)人指定人員;
(四)辦公室不定期對各科室辦公用品的使用情況進(jìn)行抽查，每月按使用物品的'價(jià)值，調(diào)撥給項(xiàng)目部，進(jìn)入項(xiàng)目成本;
(五)各項(xiàng)目在分公司使用辦公用品，直接對口科室借用，最后匯總至辦公室統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳，各科室要把借用手續(xù)辦理完整;
(六)辦公室每半年對機(jī)關(guān)各科室的辦公行政用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，并做好記錄。
三、辦公固定電話的管理
(一)各科室固定電話只允許打市內(nèi)電話;
(二)因辦公需要打長途或收發(fā)傳真統(tǒng)一到辦公室辦理，并辦理登記手續(xù)。
四、違規(guī)使用辦公用品處罰辦法
(一)對干私活或浪費(fèi)辦公用品者，經(jīng)查實(shí)扣本人當(dāng)月工資50元，并扣科室負(fù)責(zé)人3分/次;
(二)對于消耗用的辦公紙張要正反使用，一次性口杯用于接待，分公司人員禁止使用，發(fā)現(xiàn)一次罰10元;
(三)周轉(zhuǎn)使用辦公用品(如計(jì)算器)，辦公室要建立臺帳，還舊領(lǐng)新，否則由辦公室承擔(dān)。
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1、酒店的辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等均為酒店辦公而配備使用的，應(yīng)以服務(wù)于酒店為宗旨，不得挪為他用，不得轉(zhuǎn)借他人。酒店為員工配置合理辦公用品，員工有責(zé)任正確使用、維護(hù)、保管好辦公用品。若因個(gè)人原故造成遺失、損壞及損失，由其按價(jià)賠償。
2、一切辦公用品的添置均由部門按照節(jié)約、方便工作的實(shí)用原則報(bào)計(jì)劃給總辦，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批后由采購統(tǒng)一購置，由倉庫發(fā)放和管理。
3、辦公人員領(lǐng)用的所有辦公用具用品均需在領(lǐng)用單上簽字，若因故離開酒店應(yīng)如數(shù)交還。
4、財(cái)務(wù)部對配置在各辦公桌的辦公設(shè)備實(shí)行編號管理，任何人未經(jīng)辦公室的許可不得擅自調(diào)換。出現(xiàn)故障，必須申報(bào)維修，若自作主張予以更換或修理，辦公室、財(cái)務(wù)部將視其損壞程度責(zé)成當(dāng)事人賠償。
5、辦公用品原則上由各部門每月向采購部申購一次，部門根據(jù)工作實(shí)際需要，將申購辦公用品的品名、規(guī)格、數(shù)量、用途及上次領(lǐng)用時(shí)間等填寫清楚后，統(tǒng)計(jì)好后交財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批，再報(bào)采購部，按采購計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行。
6、采購回來的辦公用品全部入庫(嚴(yán)格按照品名、規(guī)格、數(shù)量和金額進(jìn)行登記，并分類妥善保管)。在指定領(lǐng)料時(shí)間領(lǐng)用時(shí)，由部門自行填寫領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理簽字后，在倉庫領(lǐng)出，直接交由使用部門。
7、各部門員工應(yīng)本著節(jié)約的'原則，按實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，申請部門必須準(zhǔn)確填寫所需物品的名稱、數(shù)量、用途、上次領(lǐng)用時(shí)間等，對于非初次申購或領(lǐng)用的物品，應(yīng)堅(jiān)持“以舊換新”原則，對于濫領(lǐng)辦公用品者，如不能做出合理解釋，總辦和財(cái)務(wù)有權(quán)不予領(lǐng)用并視情節(jié)做出處理。
8、嚴(yán)格對復(fù)印紙、打印紙的管理，提倡節(jié)約，減少浪費(fèi)，對報(bào)廢紙張集中使用，可用做文件校對稿的打印，或剪裁成小方紙做便箋紙使用。
9、倉庫每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，及時(shí)了解辦公用品的結(jié)存，對急需的辦公用品，應(yīng)報(bào)采購部及時(shí)采購，保證酒店辦公用品的正常供應(yīng)。
10、所有員工對辦公用品必須愛護(hù)，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗、費(fèi)用。耐用辦公用品如有損壞，凡屬產(chǎn)品本身質(zhì)量問題的，辦理以舊換新手續(xù);使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻膿p壞或丟失，由使用人負(fù)責(zé)賠償。
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一、目的:
為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費(fèi),使辦公用品管理規(guī)范化,特制訂本制度。
二、辦公用品范圍
2.1文具、紙張等文案用品;
2.1.1文案用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用系個(gè)人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門領(lǐng)用系本部門共同使用的用品,如訂書機(jī)、計(jì)算器、剪刀等。
2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;
2.3電腦、投影儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備以及公司集團(tuán)手機(jī)卡。
三、辦公用品的申購及發(fā)放
3.1各部門每月25日向行政部提出采購申請,經(jīng)行政部核對并申報(bào)同意后由行政部統(tǒng)一采購、管理及發(fā)放。
3.2購入的辦公用品須按類別,品種清點(diǎn),驗(yàn)收,統(tǒng)一入庫管理。
3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進(jìn)行發(fā)放,領(lǐng)用時(shí)秉承以舊換新原則,由領(lǐng)用人簽字,說明物品名稱、數(shù)量等,以控制文具消耗。
3.4辦公設(shè)備及桌椅等由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核實(shí),行政部根據(jù)需要采買發(fā)放。
四、辦公用品的管理
4.1各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則使用辦公用品。
4.2任何人未經(jīng)過允許不得擅自領(lǐng)取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。
4.3電腦、投影儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備及公司集團(tuán)手機(jī)卡均由專人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)由管理人全權(quán)負(fù)責(zé)。
4.3.1電腦管理
4.3.1.1保證機(jī)器的正常開關(guān)機(jī);
4.3.1.2嚴(yán)禁使用過程中冷關(guān)機(jī),對硬盤造成損傷、縮短固件的使用壽命;
4.3.1.3嚴(yán)禁玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天;
4.3.1.4嚴(yán)禁登陸不良網(wǎng)站及非法網(wǎng)站。
4.3.1.5定期對電腦進(jìn)行殺毒;
4.3.1.6使用完畢后請按照正常關(guān)機(jī)順序關(guān)閉主機(jī)及顯示器。
4.3.2打印機(jī)、復(fù)印機(jī):
4.3.2.1保證機(jī)器的正常開關(guān)機(jī);
4.3.2.2定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù);
4.3.2.3復(fù)印機(jī)連續(xù)工作正反面20張時(shí),請待機(jī)8分鐘;
4.3.2.4各部門應(yīng)保證機(jī)器所需耗材、紙張充足,及時(shí)向行政部領(lǐng)用;
4.3.3投影儀
4.3.3.1保證機(jī)器正常開關(guān)機(jī);
4.3.3.2關(guān)機(jī)后靜待風(fēng)扇停止后方可切斷電源;
4.3.3.3使用過程中保持良好的通風(fēng)環(huán)境,不要堵塞通風(fēng)口;
4.3.3.4禁止傾斜90°角以上播放文件;
4.3.3.5使用時(shí)間超過兩小時(shí)需斷電休息10分鐘。
4.3.4集團(tuán)手機(jī)卡
4.3.4.1公司凡試用期滿的.員工,必須統(tǒng)一使用公司的集團(tuán)手機(jī)卡,否則不享受公司的話費(fèi)補(bǔ)貼(特殊情況經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后除外)。
4.3.4.2集團(tuán)手機(jī)卡領(lǐng)用者必須嚴(yán)格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時(shí)報(bào)行政部予以補(bǔ)辦、處理。
4.3.4.3集團(tuán)手機(jī)卡僅供領(lǐng)用者在公司任職期間使用,離職時(shí)必須到行政部辦理相關(guān)退還手續(xù)。
4.4辦公設(shè)備管理者具有保管與維護(hù)責(zé)任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時(shí)收回時(shí),需指定專人負(fù)責(zé)保管。
4.5辦公設(shè)備要注意維護(hù)保養(yǎng),嚴(yán)格按操作規(guī)程進(jìn)行操作,當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)損壞時(shí),須報(bào)直屬上級領(lǐng)導(dǎo)決定后方可修理。
4.6經(jīng)檢查確認(rèn)破損辦公器具、設(shè)備已沒有修理必要時(shí),辦公用品管理員向直屬上級領(lǐng)導(dǎo)請示,予以報(bào)廢處理。
4.7嚴(yán)禁把辦公用品帶回家私用。
4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設(shè)備損壞或有意破壞者,追究其責(zé)任并照價(jià)賠償。
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第1條 辦公物品管理規(guī)定:
(一)辦公室負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購、保管與發(fā)放、電腦及附屬設(shè)備的購置與管理。
(二)公司各部門將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至辦公室,辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫存情況制定購置計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購置。
(三)所需辦公用品、低值易耗品和通信設(shè)備,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),由辦公室負(fù)責(zé)購置,然后登記入賬。
(四)發(fā)放辦公用品時(shí),應(yīng)做好出賬登記,并由領(lǐng)用人簽領(lǐng)。
(五)備品保管實(shí)行“三清、兩齊、三一致”,即材料清、賬目清、數(shù)量清,擺放整齊、庫房整齊,賬、單、物一致。
(六)各部門的耐用辦公用品由辦公室不定期檢查使用情況,如非正常損壞或丟失,由當(dāng)事人賠償。
(七)辦公室負(fù)責(zé)收回公司調(diào)離人員的辦公用品和物品。
(八)辦公室每季度對公司的辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn),落實(shí)各辦公區(qū)域的辦公用品責(zé)任人,監(jiān)理辦公用品統(tǒng)計(jì)一覽表并登記在案。
第2條 辦公用品的采購和使用:
(一)辦公用品的采購:由各部門每月初提出購物申請,在“以舊換新”的情況下填報(bào)購買計(jì)劃單,由辦公室匯總,交財(cái)務(wù)部審核,呈總經(jīng)理批示,按批示購置并登賬入庫。
(二)辦公用品的'領(lǐng)用:各部門領(lǐng)用辦公用品原則上采用“以舊換新”制,即在領(lǐng)用新的辦公用品時(shí)須將原來舊的或已損耗的辦公用品交回辦公室,辦公室才發(fā)新的辦公用品。
(三)辦公用品通過造冊發(fā)放后,由承領(lǐng)人保管,認(rèn)為損壞或遺失照價(jià)賠償,正常報(bào)廢的報(bào)批核銷。
第3條 全員厲行節(jié)支的規(guī)定:
(一)空調(diào)開啟規(guī)定:冬天8℃以下(含)可開放暖氣,夏天30℃(含)以上可開放冷氣,辦公室內(nèi)一律不準(zhǔn)私自用取暖器,違者罰款10元/次。
(二)認(rèn)真籌措資金,合理使用資金,節(jié)約資金,資金的使用做到一個(gè)蘿卜一個(gè)眼;購買貨物要貨比三家,既不浪費(fèi)而又保證質(zhì)量;做到算了再吃。
(三)公司的長途電話由辦公室負(fù)責(zé)管理,若各部門由外聯(lián)公事需掛長途電話時(shí),經(jīng)部門經(jīng)理同意到辦公室登記、備案后方可辦理。杜絕用公司電話打私人電話,違者罰款20元/次。
(四)盡職盡責(zé)的使用物品、保管物品,確保固定資產(chǎn)不流失,節(jié)約每一分錢,做到供應(yīng)合理化、節(jié)約化。
(五)因業(yè)務(wù)需要宴請時(shí)應(yīng)盡量安排在酒家,宴請時(shí)由部門直接請示總經(jīng)理同意后方可實(shí)施,違者餐費(fèi)不予報(bào)銷,在外宴請的,事后如實(shí)憑票報(bào)帳,多報(bào)亂報(bào)者以1罰10,并予以嚴(yán)肅懲處。
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一、辦公用品分類
辦公用品分為消耗品、管制消耗品及管制品三類,分別如下:
消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠水、大頭針、回形針、口取紙、復(fù)寫紙、便條紙、信紙、圓珠筆、釘書釘?shù)?
管制消耗品:簽字筆、白板筆、筆記本、修正液、直尺等;
管制品:剪刀、釘書器、計(jì)算器、印泥、名片等。
二、預(yù)算報(bào)批
1、行政部根據(jù)公司辦公用品需求的實(shí)際情況,制定年度辦公用品預(yù)算,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后,報(bào)董事長批準(zhǔn),由行政經(jīng)理根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算采購辦公用品。
2、每月28日前由各部門提出辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃,交行政部統(tǒng)一采購,次月5日前發(fā)放。但請領(lǐng)管制性文具不以上述時(shí)間為限。
3、每人每月辦公用品領(lǐng)用不得超過30元。
三、辦公用品的請購
1、當(dāng)消耗品接近最低庫存限額,即接近辦公用品庫存最低限額時(shí),由保管人員填寫《辦公用品采購申請單》,由 簽字,交采購人員采購。
2、當(dāng)管制品需要購買時(shí),由使用人填寫《辦公用品采購申請單》,由簽字,交行政部門采購人員采購。
3、當(dāng)公共用品(如復(fù)印機(jī)零部件、裝訂機(jī)等)需要購買時(shí),由行政部填寫《辦公用品采購申請單》,由 簽字,交采購人員采購。
四、辦公用品的采購
1、采購人員本著《貨比三家,物美價(jià)廉》的原則進(jìn)行采購。
2、采購?fù)戤叺霓k公用品需填寫《辦公用品入庫單》(一式兩聯(lián)),同保管人員進(jìn)行交接。
3、采購人員負(fù)責(zé)編寫大件辦公用品的編號(單價(jià)元以上)。
4、采購人員每次采購后填寫電子版《采購清單》,每月匯總交行政部負(fù)責(zé)人審查。
五、辦公用品的保存
1、物品在倉庫內(nèi)按材料主次、出入頻繁程度進(jìn)行合理排放,不得混雜堆放,并按《先進(jìn)先出》原則發(fā)放。
2、物品在倉庫內(nèi)做好防水、防潮、防火措施。
3、每月20日定期盤點(diǎn)庫存并填寫《庫存盤點(diǎn)表》。
六、辦公用品的領(lǐng)用
1、個(gè)人領(lǐng)取辦公用品,應(yīng)填《寫辦公用品領(lǐng)用單》并由簽字。保管人員應(yīng)以辦公用品領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品,若為圓珠筆、膠水等以舊換新者,可直接換取,無需主管簽字。
2、保管人員應(yīng)另辦理《辦公用品個(gè)人領(lǐng)料登記卡》,使每個(gè)人領(lǐng)用的`辦公用品一目了然。無具體使用人的,使用部門的部門領(lǐng)導(dǎo)為使用人;無具體使用部門的,則行政部為使用人。
3、各種原因離開公司的職員,應(yīng)在行政部監(jiān)督下將剩余的辦公用品退回,并填寫《離職人員辦公用品退回清單》。
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第一條、公司辦公物資分為消耗品類(a類)、管制消耗品類(b類)、管制品類(c類)、辦公設(shè)備四種。
1、消耗品類(a類):墨水、鉛筆、筆芯、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、信封、便條紙、橡皮擦、夾子、印刷品及各類用紙等。a類用品使用數(shù)量不受限制;
2、管制消耗品類(b類):名片、簽字筆、熒光筆、白板筆、卷宗夾、賬本、修正液、電池、圓珠筆、美工刀、文件袋、印泥以及各種自動(dòng)化辦公用耗材等。b類用品使用數(shù)量由銷售主管進(jìn)行控制;
3、管制品類(c類):訂書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、筆筒、尺、剪刀、文件架、計(jì)算器、名章等。c類用品每個(gè)項(xiàng)目每人只能申領(lǐng)一次,但物品報(bào)廢后可以舊換新,但在未報(bào)廢前所造成的丟失、損壞,視具體情況由保管人賠償或由部門共同賠償;
4、辦公設(shè)備:辦公桌椅、電話機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、電腦、電熱扇、電風(fēng)扇等。辦公設(shè)備為營銷中心公共使用,由銷售主管保管;
第二條、部門內(nèi)所有資產(chǎn)、物品均實(shí)行入庫登記管理制度,由銷售主管進(jìn)行驗(yàn)收、保管。
第三條、部門內(nèi)員工領(lǐng)用物品,需進(jìn)行領(lǐng)用登記、簽字。
第四條、銷售主管對部門內(nèi)資產(chǎn)、物品定期進(jìn)行清查、對帳,確保其安全。
第五條、銷售主管每月末進(jìn)行下月需用物品統(tǒng)計(jì),并報(bào)公司統(tǒng)一領(lǐng)取或購買。
第六條、辦公用品申請程序:每月員工根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)一填寫《辦公用品申領(lǐng)單》(一式兩聯(lián),部門一份、辦公室一份)。
第七條、新員工入職時(shí),將根據(jù)其崗位需要,給每人配備一套辦公用品,并且每個(gè)員工建立一份《辦公用品領(lǐng)用檔案表》,待員工離職時(shí),根據(jù)其《辦公用品領(lǐng)用檔案表》回收辦公用品,崗位需要,需配備其他辦公用品時(shí),須經(jīng)過申請確認(rèn)后予以配備。
第八條、策劃部、客服部門辦公用品由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理,其他員工可到管理人處借用或領(lǐng)用。
第九條、員工在離職時(shí),必須退還個(gè)人低消耗品,若丟失需本人按折舊后的價(jià)格全部或部分賠償。
第十條、部門內(nèi)公共財(cái)產(chǎn)屬于銷售部所有人員,待項(xiàng)目完工一并交予公司。
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