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秘書怎么寫好會議通知

時間:2020-11-06 19:02:15 會議通知 我要投稿

秘書怎么寫好會議通知

  會議通知按形式分,有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分,有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

秘書怎么寫好會議通知

  書面通知按傳遞方式分,有內部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。

  書面通知

  以寄、發(fā)書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點外,也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發(fā)會議通知要盡量早些,以便使與會人員接到通知后,有充足的時間準備和趕到會場,也便于會務人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間,如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當然,一般的會議沒有必要過早發(fā)通知,以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項工作,需要在平時打好基礎,不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如領導人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化,要注意及時修正。機關單位內部所發(fā)的書面通知,要求當事人簽名,當事人不在,請別人代轉通知,也要求代轉通知人簽名,事后通知人要追蹤落實。

  電報通知

  寫電報時要求在明了的基礎上做到簡潔,但不該壓縮的文字不能壓縮,容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮,各項內容都要寫得明確具體,不能讓對方猜測。在不能確認被通知單位或個人是否參會時,應要求對方接到通知后回電。

  傳真和電腦通知:務必弄清對方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰,可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清,就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清,就要考慮采取電話方式了,讓對方做好電話通知的.記錄。

  墻報通知

  墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預計(比如一些自由參會的演講會、報告會),要安排大一點的會場才行,以免到會人數(shù)太多,會場容納不下,造成不好的效果。

  范文

  各專業(yè)標準化技術委員會、各標準計劃項目承擔單位:

  為了提高電力標準編寫質量,規(guī)避標準起草過程中的常見錯誤,促進標準化工作規(guī)范管理,經(jīng)研究,我中心擬于5月下旬在秦皇島市召開規(guī)范標準編寫會議,請各標準計劃項目主要起草單位、技術歸口單位及標準化技術委員會派1名以上標準起草人員或標準管理人員參加本次會議,F(xiàn)將具體事宜通知如下:

  一、 會議內容

  1、介紹電力標準化工作現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢;

  2、宣講標準編寫的基本要求;

  3、介紹標準申請、報批程序和相關要求等。

  二、會議地點

  中電聯(lián)北戴河培訓中心

  秦皇島市北戴河區(qū)黑石路39號

  乘車路線:距北戴河火車站約20公里(乘出租車約40元),距秦皇島火車站約35公里(乘出租車約60元),距山海關機場約45公里(乘出租車約100元;或乘山海關機場至秦皇島火車站機場班車)。

  三、會議時間

  報到:5月20日

  會議:5月21日、22日

  四、培訓費用及其他

  (一)培訓費用為1500元/人,包括培訓費、教材費等。培訓期間食宿統(tǒng)一安排,費用自理;

  (二)本次培訓班由中能國研(北京)電力科學研究院承辦,請參會代表將報名回執(zhí)(見附件1)于2015年5月15日前以傳真或電子郵件方式發(fā)送至聯(lián)系人處;

  五、聯(lián)系方式

  聯(lián)系人:王衛(wèi)萍 李博

  電 話:010-64475688 63413729

  傳 真:010-63413630

  E-mail:wangweiping@eptc.org.cn

  中電聯(lián)北戴河培訓中心前臺電話:

  (0335)4045045轉8000

  附件

  1、2014年立項的國標、行標計劃項目編制單位表

  2、規(guī)范標準編寫會議回執(zhí)

  3、中電聯(lián)北戴河培訓中心圖示

  標準化中心

  2015年4月20日

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