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文件管理制度

時(shí)間:2022-07-06 13:33:04 管理制度 我要投稿

文件管理制度合集15篇

  在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編為大家收集的文件管理制度,僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。

文件管理制度合集15篇

文件管理制度1

  一、竣工資料編制的主要措施

  1、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國(guó)家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集,匯總組卷工作。

  2、在進(jìn)行施工前,認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。

  3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。

  4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個(gè)方面,落實(shí)計(jì)劃、編制情況登記表,明確責(zé)任人。

  5、上級(jí)主管部門的有關(guān)文件,如施工證、開(kāi)工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等。

  6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。

  7、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審記錄,圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。

  8、施工組織設(shè)計(jì)方案。

  二、施工過(guò)程中檔案資料收集

  1、做好甲方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作,并保留原件一套存檔。

  2、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況,聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p(原件):

  ①與技術(shù)部聯(lián)系,收集施工技術(shù)文件資料。

 、谂c材料部聯(lián)系,收集施工材料質(zhì)量保證文件。

 、叟c設(shè)計(jì)部聯(lián)系,收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件。

  3、所有資料必須符合要求,做到齊全。

  4、根據(jù)建設(shè)單位需要,隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像。

  三、施工過(guò)程后檔案資料的收集整理

  1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,做好歸檔、整理工作。

  2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,如收集工程竣工報(bào)告、工程決算簽證、編制全套竣工圖,并根據(jù)建設(shè)單位需要,收集拍攝建筑物有關(guān)照片。

  四、竣工資料

  1、施工日志。

  2、工程例會(huì)記錄及工程整改意見(jiàn)聯(lián)系單。

  3、采購(gòu)的工程材料的合格證、商檢證及測(cè)驗(yàn)報(bào)告。

  4、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

  5、自檢報(bào)告。

  6、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告。

文件管理制度2

  1目的

  運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。

  2適用范圍

  適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

  3職責(zé)

  3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。

  3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)人員編制。

  3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

  3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。

  4實(shí)施程序

  4.1質(zhì)量體系文件的建立

  4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。

  4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

  4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。

  4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行會(huì)審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

  4.1.2.3質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》。

  a.編號(hào)方法為:

  wi-sh(xxx)-xx-xxx

  順序號(hào)

  文件類別號(hào)

  上海分公司xxx管理處代碼

  作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代碼

  文件類別號(hào)有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、

  社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。

  b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。

  4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門的編號(hào)劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場(chǎng)部,33-04為工程部,33-05為財(cái)務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。

  4.1.3物業(yè)管理方案

  4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫。

  4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。

  4.2質(zhì)量體系文件的修改

  4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中,對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。

  4.2.2對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

  4.2.3文件修改時(shí),由提出人填寫《體系文件修改申請(qǐng)單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

  4.2.4文件內(nèi)容修改后,對(duì)修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。

  4.2.5當(dāng)文件修改超過(guò)5次或修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)換版。

  4.3質(zhì)量體系文件的使用

  4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn),并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。

  4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

  4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放

  4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時(shí),質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。

  4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。

  4.4.3除外來(lái)文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

  4.5質(zhì)量體系文件的借閱

  4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。

  4.5.2借出和歸還文件時(shí),必須辦理清點(diǎn)手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

  4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。

  4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.6質(zhì)量體系文件的保存

  4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的電子文檔要做備份。

  4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。

  4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。

  4.6.4作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。

  4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,

  但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。

  5質(zhì)量要求

  所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。

  6監(jiān)督檢查

  總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

  7改進(jìn)分析

  本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

  8記錄、標(biāo)識(shí)

  8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》

  8.2 《文件借閱登記表》

  8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

  8.4 《作廢文件保存清單》

  8.5 《文件修改狀態(tài)頁(yè)》

  8.6 《體系文件目錄》

  8.7 《體系文件修改申請(qǐng)單》

文件管理制度3

  1、總檢員對(duì)二級(jí)維護(hù)以上竣工出廠車輛,簽發(fā)機(jī)動(dòng)車維修竣工出廠合格證。

  2、合格證由資料管理員負(fù)責(zé)保管,視生產(chǎn)情況由專人持道路運(yùn)輸許可證副本到管理部門購(gòu)領(lǐng)。

  3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取,資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺(tái)帳。

  4、總檢員須逐項(xiàng)填寫合格證,簽名并加蓋本單位公章,簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。

文件管理制度4

  文件管理內(nèi)容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來(lái)和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

  一、收文的管理與公文的簽收

  1.公司所有文件(除董事長(zhǎng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí),需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

  2.對(duì)政府部門發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  二、公文的編號(hào)保管

  1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號(hào)、保管。

  2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

  三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個(gè)以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。

  四、文件的傳閱與督辦。

  1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員,閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

  5.總經(jīng)辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得總經(jīng)辦同意后,予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸檔保存。

  6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件。或由總經(jīng)辦通知到單位閱文。

  五、發(fā)文的規(guī)定

  1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核?偨(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

  3.對(duì)公司影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  六、發(fā)文的范圍

  1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

  2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

  (1)公布公司規(guī)章制度

  (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件

  (3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)

  (4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

  (5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)

  (6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)

  3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

  (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定

  (2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

  4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各部門書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

  5.各部門如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以部門名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  七、發(fā)文程序規(guī)定

  1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

  2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫

  3.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)

  4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神,相關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿

  5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)

  6.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚

  7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長(zhǎng)、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)

  8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印

  9.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

  10.文件打字后,由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

  八、文件的借閱和清退

  各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

  借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  總經(jīng)辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

  文件的立卷與歸檔范圍

  1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

  (1)上級(jí)部門來(lái)文包括上級(jí)對(duì)本部門報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等

  (3)高層會(huì)議、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果

  (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料

  (8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

  (10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  九、立卷要求

  1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

  3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

  4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

  十、文件的銷毀

  1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  2、經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

文件管理制度5

  一、檔案人員崗位責(zé)任制

  1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守,遵守紀(jì)律,積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

  2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章,認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

  3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作,了解本單位各類文件材料的形成過(guò)程,掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

  4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作,保證檔案的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

  5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析,對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn),造具銷毀清冊(cè),寫出鑒定分析報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

  6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生,檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作,堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況,經(jīng)常核對(duì)檔案資料,做好記錄,及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故,保證檔案的完整與安全,最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

  7、編制科學(xué)的檢索工具,全面熟悉室藏情況,積極主動(dòng)地提供檔案資料,做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記,注意搜集利用效果和信息反饋,編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

  8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料,以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

  9、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

  10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí),還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

  二、檔案保管制度

  1、檔案實(shí)行專人管理,非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。

  2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。

  3、科學(xué)管理檔案,檔案查閱完畢,隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放,資料按類別排列存放。

  4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),自門口開(kāi)始從左至右,自上而下編號(hào)。

  5、維護(hù)檔案安全,每個(gè)箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲(chóng)劑。

  6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。

  三、檔案保密制度:

  1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律,保守秘密,不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。

  2、嚴(yán)格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬(wàn)無(wú)一失。

  3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。

  4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容,不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

  5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。

  四、檔案移交制度:

  1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。

  2、應(yīng)移交的檔案包括文書(shū)檔案、專門檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。

  3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

  4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接文據(jù)上簽字蓋章。

  5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),也必須辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開(kāi)崗位。

  五、檔案立卷歸檔制度

  1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。

  2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

  3、每年將有保存價(jià)值的文件材料,按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,分類準(zhǔn)確,合理組卷。

  4、立卷要做到書(shū)面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁(yè)碼清楚,標(biāo)量確切簡(jiǎn)明,保管期限劃分準(zhǔn)確,案卷裝訂整齊美觀。

  5、文書(shū)檔案在第二年四月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)在第二年六月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查,及時(shí)登記,編目上架。

  7、檔案室對(duì)文書(shū)檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。

  六、檔案統(tǒng)計(jì)制度:

  1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作,準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。

  2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳,做到數(shù)字準(zhǔn)確。

  3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作,做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計(jì)資料。

  4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查,并做詳細(xì)記錄。

  5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性,統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化,統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

  七、檔案的開(kāi)發(fā)利用

  1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。

  2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔,嚴(yán)禁涂改。

  3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。

  八、檢查與考核

  1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計(jì)劃,并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。

  2、本標(biāo)準(zhǔn)由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。

文件管理制度6

  1.目的:為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

  2.適用范圍:適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過(guò)程。

  3.職責(zé)

  3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

  3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

  3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

  3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來(lái)文的管理,負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

  3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

  3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實(shí)施與管理。

  3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

  3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

  3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址,并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

文件管理制度7

  為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學(xué)校管理服務(wù),結(jié)合本校實(shí)際情況,特制定本制度。

  一、總則

  第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

  第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

  第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設(shè)兼職檔案人員,負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

  二、立卷、歸檔

  第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

  第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

  第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括上級(jí)文件,內(nèi)部資料,活動(dòng)資料及簿、冊(cè)、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。

  第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值,便于保管和利用。

  第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書(shū)、教學(xué)(含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案)、會(huì)計(jì)、基建分類,聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

  1、文書(shū)檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。

  2、會(huì)計(jì)檔案,按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列,由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

  3、學(xué)籍檔案,按教學(xué)年度、屆分類,按年級(jí)、班級(jí)組卷,由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  4、教師業(yè)務(wù)檔案,以人為單位分類、整理,由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  5、基建檔案,按基建項(xiàng)目組卷,由總務(wù)處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。

  6、聲像檔案,按載體性質(zhì)、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。

  7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

  第九條保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

  1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,劃為永久保存。

  2、長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考的文件,劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。

  3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第十條文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

  3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

  第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

  第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第十三條歸檔時(shí)間。

  1、階段歸:凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務(wù)完成后,相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后,交綜合檔案室歸檔。

  2、隨時(shí)歸:上級(jí)文件、通知,人事調(diào)動(dòng)材料,在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

  3、年度歸:各項(xiàng)管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負(fù)責(zé)人審定后,向綜合檔案室移交。

  第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

  2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

  3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面,填寫時(shí)用黑色筆書(shū)寫或打印,字跡要工整、清晰。

  4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。

  三、檔案的管理和利用

  第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求,對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

  第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,切實(shí)做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

  第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

  第十九條借用檔案人員必須做到:

  1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺(jué)維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

  2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應(yīng)及時(shí)歸還,歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。

  3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下,經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn),方可將檔案原件借出室外使用。

  4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí),應(yīng)征得檔案管理人員同意。

  第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到:

  1、接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  2、要仔細(xì)檢查歸還檔案,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。

  4、平時(shí)匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。

  四、檔案的鑒定與銷毀

  第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

  第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

  第二十三條銷毀檔案程序

  1、對(duì)已到保管期限的檔案,經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊(cè)。

  2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀,應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

  3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。

  4、銷毀的文件要造冊(cè)存檔備查。

  五、建立檔案保密制度,維護(hù)檔案的完整和安全

  第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》及有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

  第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國(guó)家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

  第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

  第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

  第二十八條利用檔案中的密件,必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在調(diào)閱室內(nèi)閱讀,不準(zhǔn)帶走。

文件管理制度8

  為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

  一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

  本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

  1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。

  2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項(xiàng)目方案等。

  3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

  4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

  5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

  二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

  公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

  1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號(hào)之首。

  2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。

  3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

  4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。

  “A”一般級(jí)文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。

  “AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。

  “AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

  5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為: SXJKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。

  例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: SXK-1-20xx-001-A

  三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

  1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

  2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。

  3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

  5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

  四、公司文件、資料的歸檔保存期限

  1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

  2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

  4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。

  五、公司文件、資料檔案的銷毀

  1、原則上,應(yīng)每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

  2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

  機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

  3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

  4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門、分公司、控股公司留存。

  六、其它

  本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下?tīng)I(yíng)運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。

  本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件管理制度9

  一、編制目的

  為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

  二、適用范圍

  本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

  三、相關(guān)職責(zé)

  1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

  2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

  四、文件收發(fā)程序

  1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開(kāi)拆、登記。

  2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

  3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。

  4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

  5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

  6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

  7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

  五、文件輪閱程序

  1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

  2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

  3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

  六、其他

  1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

  2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件管理制度10

  行政辦公用品管理制度

  第一章總則

  第一條目的

  為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要,推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理,控

  制辦公費(fèi)用,本著節(jié)約高效的原則,特制訂本制度。

  第二條適用范圍

  本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

  公所用文具(文件夾、檔案袋),辦公自動(dòng)化所需用的耗材(含U盤、數(shù)碼相機(jī)、硒鼓墨盒等)、辦公設(shè)備(含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等)以及辦公家具(含桌、椅、柜等)。

  第二章辦公用品的分類

  第三條行政辦公物品的分類

  行政辦公物品分三類:辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。

  1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上,在使用過(guò)程中保持原有的實(shí)物形態(tài),單位價(jià)值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。

  2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng),在使用過(guò)程中不易損耗,單位價(jià)值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。

  3、辦公用品是指使用期限較短,價(jià)值較低,在使用過(guò)程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。

  第三章行政辦公物品的管理職責(zé)

  第四條行政部的主要職責(zé):行政部是行政辦公物品的綜合管理部門,負(fù)責(zé)對(duì)

  行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制,其管理職責(zé)主要包括:

  1、供應(yīng)商選擇及管理;

  2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控;

  3、年度。每月辦公物品開(kāi)支計(jì)劃的編制、報(bào)批和執(zhí)行;

  4、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報(bào)廢;

  5、配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn),建立行政辦公物品臺(tái)賬,負(fù)責(zé)

  日常維護(hù)和修理。

  第五條部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé):認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度;各

  部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、報(bào)廢與監(jiān)督記錄;合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn);

  第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé):應(yīng)該愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn),合理使用辦公設(shè)備,由

  人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛(ài)護(hù)國(guó)有資產(chǎn)意識(shí),正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng),人為破壞,由使用人自行付費(fèi)維修,并報(bào)送人行部門進(jìn)行維修登記。

  第四章行政辦公物品采購(gòu)

  第七條辦公用品采購(gòu)

  1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃、編制資金使用計(jì)劃,

  納入公司的全面預(yù)算,報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司資金計(jì)劃。

  2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷,費(fèi)用計(jì)入各部門

  的年度預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬。

  3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購(gòu)買,并由行政

  部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)進(jìn)。購(gòu)進(jìn)消耗材料統(tǒng)一保管。

  第八條辦公類服務(wù)采購(gòu)

  辦公類服務(wù)采購(gòu)指公司各部門對(duì)外印刷品、宣傳品、名片、標(biāo)牌等服務(wù)類的采購(gòu)。

  1、行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。

  2、各部門有對(duì)外宣傳品、印刷品印制需求的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在

  公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。

  第九條辦公資產(chǎn)采購(gòu)

  1、辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃

  各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時(shí),填寫《辦公物品申請(qǐng)表》,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)并簽字后,提交行政部實(shí)施采購(gòu)。

  2、實(shí)施采購(gòu)

  行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢價(jià)后,連同采購(gòu)申請(qǐng)表和詢價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買。

  3、驗(yàn)收

  行政部匯總使用根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表、購(gòu)物發(fā)票、購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采

  購(gòu)辦公資產(chǎn),驗(yàn)收完畢后填寫驗(yàn)收單并簽字確認(rèn),行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理!掇k公物品申請(qǐng)表》和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管。

  第五章辦公物品的管理

  第十條辦公用品的配發(fā)

  1、各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。

  2、辦公用品按需領(lǐng)用,行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù),認(rèn)真

  填寫文具領(lǐng)用登記單,并進(jìn)行臺(tái)賬登記,寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。

  3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng),其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理

  1、資產(chǎn)調(diào)撥

  部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序:調(diào)出部門負(fù)責(zé)人—調(diào)入部門負(fù)責(zé)人—行政部確認(rèn)簽字后,方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。

  2、資產(chǎn)報(bào)廢

  由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》,報(bào)行政部。行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后,由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,審批后方可報(bào)廢。行政部和財(cái)務(wù)部門同時(shí)銷賬。有再使用價(jià)值的,由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配,資產(chǎn)臺(tái)賬做相應(yīng)調(diào)整。在報(bào)廢前,部門不得隨意丟棄,否則該部門按照其原值賠償,并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。

  3、資產(chǎn)的租用、出租和外借

 。1)公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要,租用

  部門必須報(bào)公司行政部審批,行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配,調(diào)配的確有困難而且購(gòu)買不經(jīng)濟(jì)合算的情況下,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用,租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。

 。2)公司長(zhǎng)期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對(duì)外出租和外借。行

  政部定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn),對(duì)其中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù),對(duì)長(zhǎng)期閑置的物品主動(dòng)尋求外租,對(duì)今后沒(méi)有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。

  4、辦公資產(chǎn)的日常維護(hù)、維修

 。1)行政部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門。

 。2)行政部編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃,并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。根據(jù)

  維修計(jì)劃對(duì)各部門辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查,按期進(jìn)行維護(hù),保證各物品正常工作。

  (3)各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí),由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備

  維修申請(qǐng)表》報(bào)送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的,相關(guān)費(fèi)用行政部不予受理。

 。4)行政部接到申請(qǐng)單后,需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定,進(jìn)行相應(yīng)的維

  修、更換,一般性維修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢,其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時(shí)登記《辦公設(shè)備維修記錄表》,資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

 。5)若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修,相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金支付程序。

文件管理制度11

  1.主題內(nèi)容與適用范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的'版本及文件編制、會(huì)簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對(duì)文件和資料進(jìn)行有效的控制。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件

  SJ/T 207.1~3-1999 《設(shè)計(jì)文件的管理制度第1~3部分》

  SJ/T 207.4-1999 《設(shè)計(jì)文件管理制度第4部分:設(shè)計(jì)文件的分類編號(hào)》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》

  QB/YT KF 7.03-20xx 《項(xiàng)目(設(shè)計(jì)/開(kāi)發(fā))控制程序》 GB/T 19017-20xx質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業(yè)檔案分類編號(hào)及標(biāo)識(shí)》 3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求

  3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位,提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀

  態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息,即:要求/規(guī)范(技術(shù)指標(biāo))、設(shè)計(jì)圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗(yàn)規(guī)范、維護(hù)和操作手冊(cè)及文件版本號(hào)。

  3.2在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的關(guān)鍵件、重要件,應(yīng)在文件中進(jìn)行標(biāo)識(shí),確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對(duì)靜電敏

  感器件、濕度敏感器件等,應(yīng)予以標(biāo)識(shí),以便加強(qiáng)防護(hù)。

  3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應(yīng)以產(chǎn)品或整件為單位成套,歸檔圖樣文件需會(huì)簽完整。其編制要求和填寫格式及十

  進(jìn)分類編號(hào)、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計(jì)文件、工藝文件資料的編制明細(xì)要求見(jiàn)附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求(見(jiàn)附錄B)。 4.各部門職責(zé)

  技術(shù)開(kāi)發(fā)部:負(fù)責(zé)產(chǎn)品研制過(guò)程中的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃,設(shè)計(jì)、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審

  核、齊套、會(huì)簽及更改,并對(duì)產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負(fù)責(zé)。對(duì)應(yīng)用軟件工具,研發(fā)過(guò)程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進(jìn)行掌控,對(duì)電子文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

  生產(chǎn)管理部及車間:負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理,對(duì)所領(lǐng)用的產(chǎn)

  品圖樣完整、安全和回收負(fù)責(zé);

  質(zhì)量控制部:負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。

  銷售服務(wù)部:負(fù)責(zé)收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來(lái)自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部:負(fù)責(zé)收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、定型鑒定文件。負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。

  5.會(huì)簽

  5.1會(huì)簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)提供,未經(jīng)會(huì)簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會(huì)簽路線

  產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級(jí)會(huì)簽:

  擬制審核工藝(需要時(shí))標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)

  研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會(huì)簽可簡(jiǎn)化為:擬制審核批準(zhǔn)

文件管理制度12

  1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長(zhǎng)簽發(fā),辦公室同意行文。

  2、上級(jí)下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長(zhǎng)閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來(lái)文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。

  3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開(kāi)會(huì)、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。

  4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回,對(duì)到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退,院辦公室定期對(duì)所管文件清點(diǎn)、對(duì)帳,保證文件不遺失。

  5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時(shí)傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。

  6、院辦公室對(duì)需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時(shí)間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。

  7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時(shí)傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時(shí)間上交院辦公室歸檔備查。

文件管理制度13

  一、總則及范圍

  為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

  本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。

  二、管理業(yè)務(wù)與分工

  1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。

  2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

  三、管理內(nèi)容與要求

  1.技術(shù)文件的種類

 。1)技術(shù)類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。

  (2)管理類文件

  由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同;項(xiàng)目資料;項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。

  2.文件登記

  (1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》,掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括:編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。

 。2)文件接收后,技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。

  3.文件的歸檔及保管

  技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

  4.文件的借用

 。1)文件的借閱應(yīng)開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

  5.文件的修改與審批

 。1)當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí),由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)分析確定是否需要修改。

 。2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)填寫《設(shè)計(jì)更改單》。

  《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容:

  (a)技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào);

 。╞)更改理由;

 。╟)會(huì)審意見(jiàn)、會(huì)審簽名;

  (d)設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名;

 。╡)修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。

 。3)技術(shù)文件的xx與批準(zhǔn)

  一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會(huì)議通過(guò)審定后,由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

 。4)技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后,應(yīng)立即著手工作,更改時(shí),必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記)。

  (5)技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記)。

文件管理制度14

  一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件,具體由辦公室負(fù)責(zé)。

  二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定、登記。

  三、本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

  四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

  五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

文件管理制度15

  一、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作,對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類、編號(hào)登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱。

  二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進(jìn)行送閱,嚴(yán)禁個(gè)人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文(包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等)應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦,以做好文件歸檔工作。

  三、凡本公司外發(fā)的文件,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報(bào)出;要求做到一文一事,按級(jí)上報(bào),用詞及格式規(guī)范,嚴(yán)禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào)。

  四、部門或個(gè)人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理,裝訂成冊(cè),歸檔。

  五、嚴(yán)格遵守保密制度,對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點(diǎn)份數(shù),隨時(shí)存檔。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。

  六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時(shí)報(bào)告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。

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