小學(xué)學(xué)校檔案的管理制度
在充滿(mǎn)活力,日益開(kāi)放的今天,越來(lái)越多地方需要用到制度,制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化,是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編為大家整理的小學(xué)學(xué)校檔案的管理制度,希望能夠幫助到大家。
小學(xué)學(xué)校檔案的管理制度1
一、學(xué)校檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、專(zhuān)人負(fù)責(zé)的管理辦法,任何處室和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專(zhuān)室、專(zhuān)柜、專(zhuān)夾,配備必需的工作設(shè)施,任何處室和個(gè)人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷(xiāo)毀等工作。
四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認(rèn)真履行借閱登記手續(xù),不得損壞,散開(kāi)漏頁(yè),劃圈涂抹,并按期歸還。
五、學(xué)校檔案不向外人借閱,特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內(nèi)并在專(zhuān)職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對(duì)本校各處室工作的特點(diǎn),編制出有使用價(jià)值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫(kù)房管理工作,嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵和防止有害氣體及微生物對(duì)檔案的侵蝕,學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。
八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。
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為規(guī)范學(xué)校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理制度:
1、辦公室在學(xué)年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。
2、教導(dǎo)處每期工作計(jì)劃和總結(jié)存檔;“六認(rèn)真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動(dòng)資料的歸檔;其它有關(guān)資料的歸檔;
3、德育處每期的紀(jì)律衛(wèi)生檢查資料歸檔;班級(jí)評(píng)比、評(píng)優(yōu)選好的資料歸檔;德育活動(dòng)歸檔;班主任工作筆記、計(jì)劃的歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
4、后勤處相關(guān)資料按時(shí)分類(lèi)存檔。
5、團(tuán)總支每期的活動(dòng)資料歸檔;組織學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的資料歸檔;組織建設(shè)歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
6、每部門(mén)的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類(lèi)明確、裝訂規(guī)范。
7、各類(lèi)通知、文件應(yīng)先送到辦公室,然后分發(fā)到各部門(mén)。
8、部門(mén)的各種資料聘及時(shí)歸類(lèi)裝訂存檔。
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為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,不斷提高學(xué)校管理水平,使教育科研檔案更好地為教師服務(wù),為提高教育質(zhì)量服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際,特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國(guó)級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料(立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文,以及調(diào)查材料等)立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)并裝訂成冊(cè),標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,書(shū)寫(xiě)整齊,編好明碼。
三、分類(lèi)存放按明碼順序分類(lèi)存放,擺放整齊,存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國(guó)家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久,區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長(zhǎng)期,學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案,應(yīng)履行借閱登記手續(xù),用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折,不得在卷內(nèi)劃線(xiàn)、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印,請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
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一、檔案的建立
(一)建立健全校各類(lèi)檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。
(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。
二、檔案立卷歸檔
(一)凡是本單位具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類(lèi)、編制目錄,進(jìn)袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其他資料,學(xué)?筛鶕(jù)需要自行決定是否保存。
三、檔案補(bǔ)充
(一)教職工考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。
(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn),平時(shí)校長(zhǎng)室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門(mén)應(yīng)將有關(guān)材料分類(lèi)保存,每學(xué)期結(jié)束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。
(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
(一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則,加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。
(二)檔案資料室門(mén)窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙。
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一、檔案建立
。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校退管工作檔案,目的主要在于為上級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)以及學(xué)校分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校退管工作和對(duì)該工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視,并由校長(zhǎng)親自具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
。ǘ⿲W(xué)校建立的退管工作檔案資料由學(xué)校檔案員管理。
二、檔案立卷
。ㄒ唬n案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類(lèi)、裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一要求。
(二)卷宗必須注明保存期限,凡注明“暫存”的資料一般以一年為限;注明“短期”的一般五年為限;注明“長(zhǎng)期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。
。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細(xì)目中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其它資料,學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否留存。
三、檔案查閱
(一)校外人員來(lái)校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對(duì)簽署意見(jiàn);查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
。ǘ┬(nèi)相關(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。
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一、各類(lèi)檔案負(fù)責(zé)人要隨時(shí)做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內(nèi)。
三、管理員要堅(jiān)守崗位,認(rèn)真負(fù)責(zé),要定期檢查防水、防盜設(shè)施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人,特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),要注意關(guān)好門(mén)、窗、鎖、燈。
四、檔案室內(nèi)不準(zhǔn)接待客人,不準(zhǔn)吸煙,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時(shí),要嚴(yán)格履行接交手續(xù),填寫(xiě)移交檔案清單,并做好整理、分類(lèi)、保管和統(tǒng)計(jì)工作。
六、管理員按規(guī)定將檔案分類(lèi)排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎(chǔ)教育管理要求和“兩基”要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對(duì)檔案的保管定期進(jìn)行檢查、校對(duì),做到帳物相等,對(duì)破損和字跡退色的檔案,應(yīng)及時(shí)復(fù)制。
八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光等工作。
九、切實(shí)做好檔案借閱記錄,對(duì)借出檔案要登記造冊(cè),并在一定時(shí)間內(nèi)收回。
十、檔案管理人員不許私自銷(xiāo)毀檔案,要經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可銷(xiāo)毀相關(guān)檔案。
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一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅(jiān)固、安全為基本條件,標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24℃,標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲(chóng)等設(shè)施。
二、庫(kù)房的檔案柜、架按要求進(jìn)行排放,對(duì)接收來(lái)的檔案要進(jìn)行分類(lèi)、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室,節(jié)假日加強(qiáng)保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認(rèn)真嚴(yán)格地按照各項(xiàng)規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
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