關(guān)于合同管理系統(tǒng)的解決方案范本
篇一:友為合同管理系統(tǒng)解決方案
一、友為合同管理系統(tǒng)概述
友為合同管理系統(tǒng)系統(tǒng)是結(jié)合國(guó)內(nèi)各行業(yè)企業(yè)的特點(diǎn),為企業(yè)量身定做的成熟的合同管理系統(tǒng),圍繞合同簽訂、客戶管理、項(xiàng)目管理、合同收/付款管理、欠款管理、發(fā)票管理和統(tǒng)計(jì)分析等領(lǐng)域有關(guān)的業(yè)務(wù)流程管理;針對(duì)不同的角色,根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行管理控制,為企業(yè)單位員工與領(lǐng)導(dǎo)、總部與分支機(jī)構(gòu)、各業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)同業(yè)務(wù)工作平臺(tái)。
友為合同管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)資金收入支出的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì),可以即時(shí)得到資金報(bào)表情況并能夠全面掌控資金,合理控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、全面提升企業(yè)盈利及管控能力,提高合同統(tǒng)計(jì)管理效率,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理。
友為合同管理系統(tǒng)系統(tǒng),基于B/S架構(gòu),靈活的工作流引警,功能強(qiáng)大,簡(jiǎn)單易用,部署靈活,局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)皆可使用
二、友為合同管理系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介
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1、合同新建
業(yè)務(wù)人員可以新建合同,在合同基本信息一欄中填寫合同的基本信息,然后可以合同中填寫合同計(jì)劃收款金額和計(jì)劃收款時(shí)間,在文本及附件中填寫合同的內(nèi)容,也可以添加附件。
2、合同查詢
業(yè)務(wù)人員可以按合同號(hào),客戶名稱,合同類型等條件搜索合同?梢詮暮贤斜碇械暮贤Q查看合同相關(guān)的詳細(xì)信息。
單擊數(shù)據(jù)導(dǎo)出按鈕,可以將該表單中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到EXCEL表中,單擊新添加按鈕可以連接到新建合同上。
3、合同審批
實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員在提交合同后,上級(jí)就可以對(duì)合同進(jìn)行審批,提交到下一審批人審批。支持配置各種審批流程。
4、收入確認(rèn)
業(yè)務(wù)人員可以查看合同收款信息,對(duì)到期應(yīng)收款項(xiàng)的進(jìn)行標(biāo)注識(shí)別,款項(xiàng)收回可以提交客戶收款信息給財(cái)務(wù)人員審核。
5、收入審核
財(cái)務(wù)將來(lái)款信息審核錄入系統(tǒng),相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人可以查看合同及確認(rèn)銷帳;
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1、客戶查詢
可以搜索所有的客戶信息,也可以查詢?cè)敿?xì),修改,刪除。
2、新建客戶
創(chuàng)建客戶的基本信息
。ㄈ╉(xiàng)目管理
1、項(xiàng)目建立
項(xiàng)目與合同關(guān)聯(lián),項(xiàng)目基本信息編輯,支持增、刪、改等
2、項(xiàng)目分配
分配項(xiàng)目成員相關(guān)工作,可搜索查看項(xiàng)目狀態(tài)
。ㄋ模┌l(fā)票管理
1、發(fā)票申請(qǐng)
業(yè)務(wù)人員可以提交發(fā)票申請(qǐng),支持填寫發(fā)票的詳細(xì)信息。提交到一下審批人審批,須提供打印發(fā)票的功能。
2、發(fā)票審批
當(dāng)業(yè)務(wù)人員提交了發(fā)票申請(qǐng)單后,業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或是財(cái)務(wù)人員可以看到待審批的發(fā)票,并進(jìn)行審批。
3、發(fā)票一覽
顯示所有申請(qǐng)的發(fā)票。也可以根據(jù)搜索條件進(jìn)行篩選。
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1、客戶欠款
按客戶顯示所有的合同相關(guān)信息,支持按客戶對(duì)欠款查詢,單擊查看顯示出客戶合同信用情況表單,顯示該客戶的所有信用情況,也可以單擊催款通知單和結(jié)算通知單生成相應(yīng)的
通知單并打印給客戶。
2、合同欠款
按合同顯示所有的合同相關(guān)信息,可以按條件搜索合同欠款,查看功能與客戶欠款類似。
3、類型欠款
按類型顯示所有的合同相關(guān)信息,支持按類型篩選查看欠款信息。
4、賬齡分析
主要分為按客戶,合同,部門,類型來(lái)對(duì)合同進(jìn)行賬齡分析。
(六) 收款管理
1、收款一覽
顯示所有的收款單據(jù),支持按關(guān)鍵字篩選。收款一覽
2、新建收款
當(dāng)財(cái)務(wù)人員收到客戶的一批款時(shí),可以新建收款單,在此可以指定部門或人員進(jìn)行確認(rèn),然后提交。
3、收款審批
出納錄入來(lái)款信息,指定的部門或業(yè)務(wù)人員可以按照來(lái)款單位、金額等信息進(jìn)行確認(rèn)審批。
。ㄆ撸﹫(bào)表統(tǒng)計(jì)
1、合同統(tǒng)計(jì)
按本周、本月、本年合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì),支持圖表分析
2、收入/欠款統(tǒng)計(jì)
按收入、欠款生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表及圖表,支持按關(guān)鍵字篩選。
3、合同未開(kāi)票
顯示所有合同未開(kāi)票的合同相關(guān)信息,,支持按關(guān)鍵字篩選。
4、開(kāi)票未收款
顯示所有開(kāi)票未收款的合同相關(guān)信息,也可以進(jìn)行篩選。
5、數(shù)目統(tǒng)計(jì)
按合同統(tǒng)計(jì)和按發(fā)票統(tǒng)計(jì),可以查詢?cè)敿?xì)信息。
(八)基礎(chǔ)信息
1、信用等級(jí)
管理員可以對(duì)客戶的信用等級(jí)信息進(jìn)行維護(hù)。
2、賬齡期限
管理員可以對(duì)賬齡期限信息進(jìn)行維護(hù)。
3、文檔模板
管理員可以對(duì)文檔模板信息進(jìn)行維護(hù)
三、方案特點(diǎn)
。1) 易用性: 界面友好,操作簡(jiǎn)單,易學(xué)易用;
。2) 專業(yè)性:以合同管理為核心,專注于業(yè)務(wù)處理;
。3) 穩(wěn)定性:系統(tǒng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格測(cè)試和大量用戶的使用;
。4) 靈活性:功能強(qiáng)大,以靈活的審批工作流為核心;
。5) 安全性:系統(tǒng)采用多種安全認(rèn)證手段和加密技術(shù);
四、友為合同管理系統(tǒng)亮點(diǎn)
1.1實(shí)現(xiàn)了合同審批電子化;
1.2實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)合同簽訂到最后回款數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)化;
1.3改變復(fù)雜的手工EXCEL合同及收款統(tǒng)計(jì)方式,減少不必要的作業(yè)差錯(cuò);
1.4通過(guò)系統(tǒng)化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入及審核責(zé)任部門化;
1.5通過(guò)系統(tǒng)化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理多部門參與,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)稽核和制約;
1.6通過(guò)系統(tǒng)化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,達(dá)到直接查詢列印報(bào)表,提高業(yè)務(wù)部門作業(yè)效率
1.7合同管理與費(fèi)用報(bào)銷支付審批相結(jié)管理,實(shí)現(xiàn)了收、付款事前、事中、事后的全過(guò)程管理。
篇二:合同管理系統(tǒng)成功案例
一、企業(yè)概況
中原的物業(yè)管理業(yè)務(wù)在1995年在北京建立,并在1996年已經(jīng)拿取北京市的“物業(yè)管理資質(zhì)合格證書”,然后在2002年成為一家獨(dú)立的外資專業(yè)服務(wù)公司,主要負(fù)責(zé)中原在國(guó)內(nèi)的物業(yè)管理服務(wù)工作。中原物業(yè)主要引用國(guó)際和香港的物業(yè)管理概念,并根據(jù)國(guó)內(nèi)不同地方的市場(chǎng)情況而全面推行日常的物業(yè)管理工作,中原擁有多年的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn),服務(wù)范圍廣泛而全面。現(xiàn)時(shí)的物業(yè)管理業(yè)務(wù)約有 50%在北京,其它的管理項(xiàng)目和客戶分布在沈陽(yáng)、哈爾濱、大慶、青島、天津、鄭州、太原、石家莊等地方,為了開(kāi)拓不同的.市場(chǎng),在天津市和沈陽(yáng)市也成立了物業(yè)管理分公司。
二、項(xiàng)目簡(jiǎn)況
中原物業(yè)于2013年應(yīng)用友為合同管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)各地項(xiàng)目于總部之間的申請(qǐng)、審批互動(dòng);實(shí)現(xiàn)了雙方的數(shù)據(jù)共享;功能模塊包括:合同申請(qǐng)、審批、備案、付款、催費(fèi)、收款、法務(wù)處理,平臺(tái)基于組織架構(gòu),應(yīng)用規(guī)模較大,包括集團(tuán)總部、北京區(qū)分公司、沈陽(yáng)分公司、牡丹江分公司、海城分公司等。
三、面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)
隨著集團(tuán)發(fā)展,企業(yè)在中國(guó)各大城市和香港地區(qū)擁有多個(gè)分公司和分部,每個(gè)分部有很多物業(yè)項(xiàng)目在運(yùn)行,項(xiàng)目中各種業(yè)務(wù)的批示需要總部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批和確認(rèn),處理業(yè)務(wù)量大,數(shù)據(jù)難以匯總統(tǒng)計(jì)和管理,因此需要一個(gè)電子平臺(tái)來(lái)協(xié)助合同管理,力爭(zhēng)為客戶提供專業(yè)的金牌物業(yè)管理服務(wù)。
友為物業(yè)合同管理解決方案
1、在線合同/協(xié)議書申請(qǐng)
通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)合同管理系統(tǒng)后,在線填制合同/協(xié)議書。平臺(tái)提供已提供合同的格式,用戶只需補(bǔ)充剩余信息即可,合同填制過(guò)程中可以將對(duì)方公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)、特種經(jīng)營(yíng)許可證、分包簡(jiǎn)報(bào)、分包選聘表、安全生產(chǎn)責(zé)任書等相關(guān)文件上傳,為合同提供更加詳細(xì)的相關(guān)信息?稍诰申請(qǐng)?jiān)赂缎汀⒓靖缎、半年付型、一次性支付型、分期型、無(wú)明確金額型等類型的合同、協(xié)議書。如果合同有續(xù)簽,隨時(shí)可以在線發(fā)起續(xù)簽審批請(qǐng)求,相關(guān)合同信息可以相互關(guān)聯(lián),方便追溯查找。
2、在線合同/協(xié)議書審批
為了實(shí)現(xiàn)在線審批,在調(diào)查了企業(yè)合同審批情況后,在友為合同管理平臺(tái)中根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)建立了多條合同審批流程,今后,無(wú)論是集團(tuán)人員還是分部人員,無(wú)論在司辦公還是出差在外,都只需通過(guò)登錄平臺(tái),在線對(duì)合同/協(xié)議書進(jìn)行審批。例如為住宅事業(yè)部建立合同審批流程,當(dāng)合同申請(qǐng)?zhí)峤缓,?xiàng)目經(jīng)理收到審批請(qǐng)求,于是進(jìn)入系統(tǒng)審批合同,審批完后,將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到事業(yè)部經(jīng)理并發(fā)送審批申請(qǐng)(Email)和通知(系統(tǒng)內(nèi)部消息),事業(yè)部經(jīng)理收到請(qǐng)求或消息,對(duì)合同繼續(xù)審批,審批完后,流轉(zhuǎn)到法務(wù)部經(jīng)理、再到財(cái)務(wù)總監(jiān)、再區(qū)域總經(jīng)理,最后直至合同審批完成。
3、在線合同/協(xié)議書備案
在線備案,及時(shí)更新合同的狀態(tài)。
4、在線進(jìn)行合同付款申請(qǐng)
將合同的付款納入在線管理,通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批的方式來(lái)決定是否進(jìn)行,待業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員全部審批通過(guò)后才可付款。
5、業(yè)主糾紛在線登記
針對(duì)與業(yè)主之間的糾紛,需要公司法務(wù)進(jìn)行處理,各地項(xiàng)目通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)登記和申請(qǐng),包括強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)、請(qǐng)示申請(qǐng)、催費(fèi)業(yè)務(wù)信息單、項(xiàng)目律師信、項(xiàng)目立案訴訟單、匯款明細(xì)登記等。
四、應(yīng)用效益
1、協(xié)同辦公、增強(qiáng)了集團(tuán)內(nèi)部協(xié)作
應(yīng)用友為合同管理系統(tǒng)平臺(tái)后,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)通過(guò)電子平臺(tái)進(jìn)行合同處理,有效利用了資源,提高了處理合同的能力和效率。例如,當(dāng)業(yè)務(wù)部門提交了一個(gè)合同或付款請(qǐng)求,通過(guò)審批流程,使所有相關(guān)專業(yè)人員和審批領(lǐng)導(dǎo)參與其中,正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”、“集百家之長(zhǎng)”。
2、合同到期預(yù)警、糾紛處理,降低了集團(tuán)管理風(fēng)險(xiǎn)
合同到期預(yù)警、資質(zhì)證件預(yù)警提醒合同管理者及時(shí)執(zhí)行并跟蹤合同的最新情況,此外,律師信、項(xiàng)目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助,降低了風(fēng)險(xiǎn)也就減少了企業(yè)的損失。
3、統(tǒng)計(jì)分析、合同視圖,提供了集團(tuán)決策依據(jù)
合同管理平臺(tái)擁有較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)分析功能,在“合同一覽“中提供了所有合同的類型、相對(duì)方、開(kāi)始時(shí)間、到期時(shí)間、合同金額、合同狀態(tài)等信息的展示,并支持導(dǎo)出到電子表格中;在“收款報(bào)表”中,展示所有合同的收款情況;在“催費(fèi)報(bào)表”中展示客戶的所有催費(fèi)記錄,根據(jù)這些記錄,從而為集團(tuán)決策提供依據(jù)。
中原物業(yè)在應(yīng)用友為合同管理平臺(tái)之前,原來(lái)有很多的其他業(yè)務(wù)申請(qǐng)通過(guò)sharepoint進(jìn)行管理,但是由于此沒(méi)有審批流,用起來(lái)很不方便;應(yīng)用友為合同平臺(tái)后,客戶通過(guò)友為合同管理流程平臺(tái)自行擴(kuò)展出了很多深度應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)從前到后的審批流程。
通過(guò)友為合同管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了物業(yè)公司與業(yè)主之間糾紛相關(guān)文件的律師申請(qǐng)過(guò)程,法務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享化,報(bào)表及時(shí)匯總,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
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