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現(xiàn)代秘書基本禮儀注意事項(xiàng)
禮儀是一門綜合性較強(qiáng)的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來表現(xiàn)的律己、敬人的完整行為。由于地區(qū)和歷史的原因，各地區(qū)、各民族對(duì)于禮儀的認(rèn)識(shí)各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀規(guī)范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強(qiáng)調(diào)交往中的規(guī)范性、對(duì)象性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，了解涉外禮儀的內(nèi)容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學(xué)國際關(guān)系學(xué)院外交系主任，金正昆教授，從政務(wù)、商務(wù)和日常生活三個(gè)方面，詳細(xì)闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識(shí)要求。
他認(rèn)為，人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會(huì)互動(dòng)，這是三個(gè)重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會(huì)了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國際交往的角度來看，宏觀上涉外禮儀有三個(gè)基本要求：
第一個(gè)要求尊重為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位.
第二個(gè)方面的理念就是要善于表達(dá)。在國際交往中，接待外國客人，
第三個(gè)方面是要強(qiáng)調(diào)接待三聲：“來有迎聲，問有答聲、去有送聲”。
金正坤教授結(jié)合日常交往和社交活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)的一些內(nèi)容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規(guī)的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對(duì)涉外禮儀有一個(gè)全面地了解。他認(rèn)為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)際上就等于肯定自我，那說明你寬容，說明你謙虛，說明你好學(xué)。所以在國際交往中，要善于發(fā)現(xiàn)別人的所長。
什么是涉外禮儀？涉外禮儀實(shí)際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規(guī)范，規(guī)范就是標(biāo)準(zhǔn)。你講不講規(guī)范，是你這個(gè)人懂不懂規(guī)范的問題；你講不講規(guī)范，是你這個(gè)單位有沒有規(guī)范的問題。這個(gè)在國際交往中是很強(qiáng)調(diào)的。比如在大庭廣眾之下，一個(gè)男人一個(gè)女人著裝，他又規(guī)范的說法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什么呢？看發(fā)型，比如染不染色，長度如何等等。像我們服務(wù)行業(yè)，政府機(jī)關(guān)一般公務(wù)員是不染彩色發(fā)的，除非把花白的頭發(fā)染黑。
另外頭發(fā)不宜過長，作為女性，一般工作崗位上不長于肩部。有同志講了，長于肩部如何？長于肩部要做技術(shù)性處理，盤起來、挽起來、梳起來，不能隨意披散開來。道理很簡單，年輕姑娘的一頭飄逸的長發(fā)是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒準(zhǔn)附近的每個(gè)人就暈了。“男人看腰”，看什么了？不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什么品牌，而是看這樣一個(gè)細(xì)節(jié)，要上掛不掛東西。我們說句涉外交往中的行話，一個(gè)有社會(huì)地位的.人，一個(gè)有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見過普京總統(tǒng)腰上掛手機(jī)嗎？你見過安南腰上有一串鑰匙嗎？所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個(gè)特點(diǎn)，就是規(guī)范性。
那么實(shí)際上從比較研究的角度來看，我們現(xiàn)在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統(tǒng)禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統(tǒng)文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個(gè)良好的氛圍中繼任成長，那么我們大家應(yīng)該說是學(xué)識(shí)源遠(yuǎn)流長，但是，從國際交往的角度來看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強(qiáng)調(diào)關(guān)心有度，換而言之，不得打探或者涉及個(gè)人隱私問題。而我國傳統(tǒng)禮儀，強(qiáng)調(diào)親密無間。這個(gè)恐怕在國際交往中，此點(diǎn)不了解就麻煩了，按照我們的規(guī)范性說法，國際交往中不宜隨便探討對(duì)方、請教對(duì)方的問題有五，我們叫涉外交往五不問：第一不問收入問題，第二不問年紀(jì)大小，第三不問婚姻家庭，第四不問健康狀態(tài)，第五不問個(gè)人經(jīng)歷。第二個(gè)特征講對(duì)象性，對(duì)不同的人，有不同的要求，內(nèi)外有別，自己人你該問還是問，但是外人你還是不問比較好。比如在國際交往中，每個(gè)人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會(huì)跟你合作？那缺乏可*程度嘛，但是說實(shí)話，這個(gè)問題是我們很多人比較愛問的。
那么從國際較晚個(gè)角度來看，涉外禮儀有什么基本要求呢？宏觀上來講有三個(gè)基本要求：第一個(gè)要求尊重為本，這個(gè)尊重二字，應(yīng)該是禮儀之本，也是待人接物之道的根基之所在。你不管是坐、請坐、請上坐也好，茶、上茶、上好茶也好，關(guān)鍵是要通過這種形式，向別人傳遞出尊重對(duì)方的信息，這恐怕是要點(diǎn)。但是尊重在國際交往中，有兩個(gè)方面的要求，不能夠偏袒于一方。第一個(gè)方面的要求就是要自尊為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛。一個(gè)人在國際交往中，不講自尊，就不能得到別人的尊重。首先要尊重自己，你自己要把你當(dāng)會(huì)事，站有站相，坐有坐相，舉止大方。有同志這方面差勁了，往人家對(duì)面一站，或者一坐，也不管對(duì)方是熟人是生人是同性是異性，比較灑脫，比如腿伸出去，男同志，順手把褲管往上一拉，露出一條飛毛腿
。但是此種人，那么在國際交往中，在比較重要的場合，怎么會(huì)得到別人的尊重呢？所以要尊重自我。其次要尊重自己的職業(yè)。工作你分工不同，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專政”，在任何國家、任何社會(huì)，真正被人家尊重的人，是有實(shí)力的人，是學(xué)有所長的人，是專業(yè)方面有本事的人。所以要愛崗敬業(yè)，這樣的人才會(huì)贏得尊重，各國皆然。最后，第三個(gè)方面要尊重自己的單位。大到我們的國家和民族，小到我們現(xiàn)在供職的地方，那在國際交往中，我們有責(zé)任、有義務(wù)維護(hù)它的尊嚴(yán)形象。其次我們強(qiáng)調(diào)要尊重交往的對(duì)象，不僅要自尊，而且要對(duì)交往對(duì)象表示尊重。
我們一般要講五句話：“尊重上級(jí)是一種天職，尊重同事是一種本分，尊重下級(jí)是一種美德，尊重客戶是一種常識(shí)，尊重所有人是一種教養(yǎng)。這五個(gè)方面，涉及到我們?nèi)穗H交往的方方面面，要尊重，要全方位的尊重，不能失禮于人，尊重為本。但是，光講尊重為本，在國際交往中是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們還要第二個(gè)方面的理念的要求，就是要善于表達(dá)。你要把你對(duì)對(duì)方的尊重恰到好處地表現(xiàn)出來。你不表現(xiàn)他真么會(huì)知道你尊重他呢？它有個(gè)表現(xiàn)程式的問題。
比如我們在國際交往中，接待外國客人，我們強(qiáng)調(diào)接待三聲：“來有應(yīng)聲，問有答聲，去有送聲”，是吧?來了話你要先說個(gè)歡迎光臨，然后再說事。我在我們保衛(wèi)處的同志講過課，我跟他講：“那要來了客人的話，你首先要問先生你好，然后再說事，你能上來問，找誰，人家是犯罪嫌疑人嗎？”你打電話也是，拿起話筒第一句話：“你好中國人民大學(xué)”，然后再說事，不能上來就喂喂喂，再問“有人嗎？”那人家不是人嗎？那你這是基本禮貌，你這個(gè)“三聲”，你算什么？
在日常交往和社交活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)等方面，金正昆教授以詼諧幽默的言語闡述了交往過程中應(yīng)注意的一些問題及如何做自我介紹和介紹別人等細(xì)節(jié)要點(diǎn)。
名片已成為我們?nèi)粘６Y儀交往中的一種重要手段和方式，名片雖小，但是使用過程中也要注意禮儀交往。第一，名片制作上在國際交往中，講三個(gè)不準(zhǔn)：名片不隨意涂改。第二不提供私宅電話。涉外禮儀和我國傳統(tǒng)禮儀的一大區(qū)別，涉外禮儀是研究保護(hù)個(gè)人隱私，有教養(yǎng)、有身份的人不向別人索取電話號(hào)碼、私宅電話諸如此類。那么在國際交往中，你要注意，他講公司有別，我因公跟你打交道的話，我給你的電話就是辦公室的電話，手機(jī)號(hào)碼不給你，私宅電話更不給你。
我們國內(nèi)同志有些人沒這個(gè)感覺，那天一個(gè)外國朋友給我們一個(gè)同志一張名片，這上面沒有私宅電話，我們那位就問，家里有電話嗎？那位裝聽不動(dòng)。你家都沒裝電話，是不是很貴？互動(dòng)出現(xiàn)問題。第三個(gè)點(diǎn)你要注意制作名片的話，一般不提供兩個(gè)以上的頭銜。名片上不出現(xiàn)兩個(gè)以上的頭銜，他講“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”。倘若一個(gè)名片上給的頭銜越多，有三心二意、用心不專、蒙人之嫌，所以很多外國客人，他有地位有身份的人，他身上會(huì)有好幾種名片，它是對(duì)不同的交往對(duì)象，強(qiáng)調(diào)自己不同身份的時(shí)候，使用的不同的名片，這個(gè)要說一下。索要名片也要注意禮儀的交往，一般索要名片有這么幾個(gè)點(diǎn)你要注意。第一個(gè)點(diǎn)盡量不要去索取名片，第二個(gè)點(diǎn)最好不要采取直白的表達(dá)。接過名片一定要看，是否對(duì)人家尊重，看是對(duì)對(duì)方表示重視，看是要了解對(duì)方的確切身份。
公務(wù)接待宴請?jiān)趪H交往中也很重要。這里有一個(gè)五m公則,第一個(gè)m，費(fèi)用的問題。第二個(gè)m是講菜單，就是講菜肴的安排，講內(nèi)容。民族禁忌、宗教禁忌尤其不可觸犯；第三個(gè)m是環(huán)境，那么實(shí)際上宴請客人從高層次來講，是講一個(gè)檔次，是講一個(gè)環(huán)境。第四個(gè)m是講音樂。高檔的宴請，強(qiáng)調(diào)音樂伴宴；最后要注意就是舉止。
最后，金正昆教授就國際交往禮儀的一個(gè)基本原則---三a規(guī)則做了總結(jié)。第一個(gè)a接受對(duì)方。第二個(gè)a重視對(duì)方。第三個(gè)a是贊美對(duì)方。
一、握手
1、握手時(shí)力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。
時(shí)間：在心里默數(shù)1,2,3,4,5后才緊開手。
二、迎接禮儀
1、要先介紹最高領(lǐng)導(dǎo)，依次介紹。你好！這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。
2、把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"。
3、把小的介紹給老的。"劉總，你好，這是小王"。千萬別調(diào)換了。
4、飛機(jī)場接人時(shí)，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么樣？"
三、接待禮儀
1、引導(dǎo)，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺(tái)階，不要走的太快。一步走兩、三個(gè)臺(tái)階，有的客人尤其是女的，穿著小裙子，走不動(dòng)，你一下邁兩、三個(gè)臺(tái)階，她要在后面跑，才能跟上你，會(huì)累壞人家的。
2、要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)。主人走外側(cè)。所謂內(nèi)側(cè)是繞著中心的一側(cè)。
四、乘車禮儀
進(jìn)乘電梯時(shí)主人要先進(jìn)去，按按鈕，再請客人進(jìn)來。出電梯時(shí)要請客人先出去。
一般的商務(wù)車是小驕車。當(dāng)坐小驕車時(shí)，大家說司機(jī)旁邊、司機(jī)后排的左、中、右，哪個(gè)是第一重要位置、第二....第四重要位置呢？
答案是：后排的右，左，中，前排的司機(jī)旁。
如果開車的是主人呢？答案是：前排的司機(jī)旁、后排的右、左、中。因?yàn)槭且杂覟樽�。這是禮儀方面。當(dāng)然安全方面就要另有別論了。
五、西餐禮儀
左手拿刀，右手拿*。美國人有時(shí)累的時(shí)候可以換過來用。而歐洲人不可以換著用。
當(dāng)吃完不要把刀*一起放到盤中，這時(shí)服務(wù)員會(huì)來幫你收起來的，即使還有許多好吃的你都沒有吃，你也不能說："我還沒吃完"，會(huì)很丟面子的。把刀、*放到左右兩邊表示你吃完了，所以服務(wù)員要來收的。
那么要怎么做呢？要把刀和*分別放到盤的兩邊。
記得有一次一個(gè)中國人到美國，剛下飛機(jī)就去赴晏。服務(wù)員們在每個(gè)人的旁邊都上了一碗水，這時(shí)由于這位中國人剛下飛機(jī)特別的口渴，所以就拿起碗就咕嚕咕嚕地喝了下去，這時(shí)大家都在驚訝地盯著他。他的導(dǎo)師是其中權(quán)位最高的，為了挽回這個(gè)尷尬的場面，也順手地拿起碗喝了下去，大家看導(dǎo)師喝了也都喝了下去。后來，飯后，別人告訴他那碗水是飯前用來洗手的，這時(shí)他覺得很內(nèi)疚，要是早知道多好呀！就不會(huì)讓導(dǎo)師跟著他一起喝這碗水了。
西方上菜一般是按開胃菜、湯、主食、薩拉、水果。你可不要一上來猛吃，后面的還沒有吃到呢？你就已經(jīng)吃不進(jìn)去了。
吃飯時(shí)不要高談闊論。
六、送禮禮儀
要以禮輕情意重。
從前有一個(gè)人，他的朋友特別喜歡鉤魚，常常把鉤的魚送給他。有一天他就想我該送他什么呢？他特別有錢，穿的、用的都是名牌，而且他還很挑剔的，后來他就去跟他的朋友說，我陪你去鉤魚吧。他說：好呀，我明天開車來接你。結(jié)果呢？這天他們很不走運(yùn)一條魚也沒有鉤到。這時(shí)，他們旁邊有一個(gè)小伙子運(yùn)氣特別好，一個(gè)接一個(gè)的，可是他每次鉤上來大魚后又把它放回去。這時(shí)這個(gè)人覺得特別奇怪，想想他們今天來挺辛苦的，一條也沒有鉤到就買一條回去吧。正在拿錢時(shí)，突然這個(gè)小伙子一下鉤上來一個(gè)小魚，小伙子很高興的說，這下終于鉤到了。這個(gè)人覺得特別奇怪地問?你為什么把幾次鉤上來的這么大的魚都放了，鉤了一條小魚就這么高興"。他說："你想知道嗎？這還不簡單，我家的鍋只有這么小呀？"
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