關(guān)于在商務(wù)談判中的禮儀交接
在商務(wù)交往之中,商務(wù)伙伴之間合作的成功,是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說,在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測的商界風(fēng)云之內(nèi),商務(wù)伙伴之間的合作的確來之不易,因此,它備受有關(guān)各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務(wù)往來中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項目或大型設(shè)備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站,或飛機、輪船、火車、機械、物資,等等,經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位之時,所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務(wù)伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀,是對給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機,為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常,它具體包括交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下,就分別對其加以介紹。
首先,要作好交接儀式的準備。準備交接儀式,主要要關(guān)注下列三件事:即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預(yù)備等等。
來賓的邀請,一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責(zé)。在具體擬定來賓名單時,施工、安裝單位亦應(yīng)主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔,不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下,參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少,難免會使儀式顯得冷冷清清。但是,在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時,必須兼顧場地條件與接待能力,切忌貪多勿得。
從原則上來講,交接儀式的出席人員應(yīng)當包括:施工、安裝單位的有關(guān)人員,接收單位的有關(guān)人員,上級主管部門的有關(guān)人員,當?shù)卣挠嘘P(guān)人員,行業(yè)組織、社會團體的有關(guān)人員,各界知名人士,新聞界人士,以及協(xié)作單位的有關(guān)人員,等等。
在上述人員之中,除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外,對于其他所有的人員,均應(yīng)提前送達或寄達正式的書面邀請,以示對對方的尊重之意。
邀請上級主管部門、當?shù)卣、行業(yè)組織的有關(guān)人員時,雖不必勉強對方,但卻必須努力爭取,并表現(xiàn)得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機,使施工、安裝單位,接收單位,與上級主管部門、當?shù)卣、行業(yè)組織進行多方接觸,不僅可以宣傳自己的工作成績,而且也有助于有關(guān)各方之間進一步地實現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密,或暫且不宜廣而告之,在舉行交接儀式時,東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加,又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而至的新聞界人士,亦應(yīng)盡量來者刁;拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題,則必須認真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀律,事先履行必要的報批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場,亦稱交接儀式的會場。在對其進行選擇時,通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容,以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī),一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場。有時,亦可將其酌情安排在東道主單位本部的`會議廳,或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場舉行,最大的長處,是可使全體出席儀式的人員身臨其境,獲得對被交付使用的工程項目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解,掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀,則更為方便可行。不過,若是在現(xiàn)場舉行交接儀式,往往進行準備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外,絕非輕而易舉之事。另外,由于將被交付的工程項目或大型設(shè)備歸接收單位所有,故此東道主事先要征得對方的首肯,事后還需取得對方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行,可免除大量的接待工作,會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設(shè)備不宜為外人參觀,或者暫時不方便外人參觀的情況下,以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場,不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是:東道主單位往往需要付出更多的人力、財力和物力,全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。
如果將被交付的工程項目或大型設(shè)備的現(xiàn)場條件欠佳,或是出于東道主單位的本部不在當?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因,經(jīng)施工、安裝單位提議,并經(jīng)接收單位同意之后,交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處,都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式,盡管開支較高,但可省去大量的安排、布置工作,而且還可以提升儀式的檔次。
在交接儀式上,有不少需要使用的物品,應(yīng)由東道主一方提前進行準備。首先,必不可少的,是作為交接象征之物的有關(guān)物品。它們主要有:驗收文件、一覽表、鑰匙,等等。驗收文件,此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表,是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細表。鑰匙,則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下,因其具有象征性意味,故預(yù)備一把即可。
除此之外,主辦交接儀式的單位,還需為交接儀式的現(xiàn)場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品,并應(yīng)為來賓略備一份薄禮。
在交接儀式的現(xiàn)場,可臨時搭建一處主席臺。必要時,應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。至少,也要預(yù)備足量的桌椅。在主席臺上方,應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅,上書交接儀式的具體名稱,如“某某工程交接儀式”,或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周,尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周,可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球,并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花,用以美化環(huán)境。
若來賓所贈送的祝賀性花籃較多,可依照約定俗成的順序,如“先來后到”、“不排名次”等等,將其呈一列擺放在主席臺正前方,或是分成兩行擺放在現(xiàn)場入口處門外的兩側(cè)。在此兩處同時擺放,也是可以的。不過,若是來賓所贈的花籃甚少,則不必將其公開陳列在外。
在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品,應(yīng)突出其紀念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設(shè)備的微縮模型,或以其為主角的畫冊、明信片、紀念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等,皆為上佳之選。
其次,要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序,具體指的是交接儀式進行時的各個步驟。不同內(nèi)容的交接儀式,其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時,必須注意兩個方面的重要問題。其一,必須在大的方面參照慣例執(zhí)行,盡量不要標新立異,另搞一套。其二,必須實事求是、量力而行,在具體的細節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來講,幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序:
第一項,主持人宣布交接儀式正式開始。此刻,全體與會者應(yīng)當進行較長時間的鼓掌,以熱烈的掌聲來表達對于東道主的祝賀之意。在此之前,主持人應(yīng)邀請有關(guān)各方人士在主席臺上就座,并以適當?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項,奏國歌,并演奏東道主單位的標志性歌曲。此前,全體與會者必須肅立。該項程序,有時亦可略去。不過若能安排這—程序,往往會使交接儀式顯得更為莊嚴而隆重。
第三項,由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關(guān)工程項目或大型設(shè)備的交接。具體的作法,主要是由施工、安裝單位的代表,將有關(guān)工程項目、大型設(shè)備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品,正式遞交給接收單位的代表。此時,雙方應(yīng)聞帶微笑,雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后,還應(yīng)熱烈握手。至此,標志著有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許,在該項程序進行的過程之中,可在現(xiàn)場演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。
在有些情況下,為了進一步營造出——種熱烈而隆重的氣氛,這一程序亦可由上級主管部門或地方政府的負責(zé)人為有關(guān)的工程項目、大型設(shè)備的啟用而剪彩所取代。
第四項,各方代表發(fā)言。按慣例,在交接儀式上,須由有關(guān)各方的代表進行發(fā)言。他們依次應(yīng)為:施工、安裝單位的代表,接收單位的代表,來賓的代表,等等。這些發(fā)言,一般均為禮節(jié)性的,并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長,只需要點到頭止的寥寥數(shù)語即可。原則上來講,每個人的此類發(fā)言應(yīng)以三分鐘為限。
第五項,宣告交接儀式正式結(jié)束。隨后安排全體來賓進行參觀或觀看文娛表演。此時此刻,全體與會者應(yīng)再次進行較長時間的熱烈鼓掌。
按照儀式禮儀的總體要求,交接儀式同其他儀式一樣,在所耗費的時間上也是貴短不貴長的。在正常情況下,每一次交接儀式從頭至尾所用的時間,大體上不應(yīng)當超過一個小時。為了作到這一點,就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因為如此,一些原本應(yīng)當列入正式程序的內(nèi)容,例如進行參觀、觀看文娛表演等等,均被視為正式儀式結(jié)束之后所進行的輔助性活動而另行安排。
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