關(guān)于信息時(shí)代下的科技檔案信息化論文
1、信息時(shí)代對科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù),在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下,用信息化手段來保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平,為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),科技檔案開展信息化管理,重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。
第一,采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對科技檔案實(shí)施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求,其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,在不同要求下編制出不同的'檔案檢索工具,包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引,充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責(zé)任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志,迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料,與手工檢索相比,自動檢索速度快、線索形式多樣,檢全率和檢準(zhǔn)率高,能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷,并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號等工作,極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量,改善了效率?萍紮n案自動標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內(nèi)容特征進(jìn)行分析,提取及給出正式主題詞或分類號的過程,科技檔案自動標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二,采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣,而通過采用信息化手段進(jìn)行自動借閱管理和統(tǒng)計(jì),對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動管理,不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度,還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理,重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計(jì)。通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù),還能夠有效實(shí)現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理,不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類,還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作,實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外,在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中,對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要,應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動管理,能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息,給出檔案庫房架位的分配圖,實(shí)現(xiàn)架位的自動分配,為新進(jìn)科技檔案合理分配架位,提高架位的利用率,還可以實(shí)現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動監(jiān)測和管理。
第三,加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才,信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體,也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體,更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量,因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn),使科技檔案管理的信息化活動能順利開展,并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結(jié)束語
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下,在科技檔案管理領(lǐng)域,基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛,因此科技檔案管理部門需要采取有效措施,加大投入,確?萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用,全面推動科技檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。
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