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企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的好處的論文
企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的好處
無論是企業(yè)還是政府機關,都會有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統(tǒng),對辦公人員和企業(yè)決策者來說,工作效率上的提高是顯而易見的.在網絡連接千萬家的時代,辦公自動化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門之間進行協(xié)同辦公成為可能.今天的中國,"企業(yè)信息化","政府部門信息化"都忙得如火如荼,一套優(yōu)秀的辦公自動化(OA)系統(tǒng)將是企事業(yè)單位邁進數碼時代的"基石".
眾所周知,我們絕大多數企業(yè)和非贏利單位,都采用層層授權的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通,高層了解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過中層管理人員,則有一個信息反饋的效率和成本問題,無疑,單位的信息化能提高效率節(jié)省成本.
基于層層授權,各司其職的思想,近年來應用較廣的企業(yè)信息管理系統(tǒng)(MIS),ERP等.這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購,銷售,庫存以至財務的情況,企業(yè)的中層到底層都置于了最高層的管理監(jiān)督之下.因此這類軟件大多上級對下級控制有余,同級與同級的部門與人員協(xié)作交流不足.控制太多,人就會變成機器,工作就缺乏樂趣,只有協(xié)作交流起來,工作就變得輕松有趣,更符合人性,更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性.辦公自動化軟件把單位的各個部門緊密聯(lián)系在一起,強化了機構內部員工之間,部門之間的信息交流與協(xié)同工作,使得機構內部的辦公,業(yè)務流程都能在內部局域網或互聯(lián)網上進行,相互間可以親密地交流協(xié)作!
辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網絡技術的發(fā)展可以分為以下幾個階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數據,用一些單機版軟件等.辦公網絡化,單位的電腦有了局域網并連上了互聯(lián)網,實現了資源共享,但內部缺乏秩序和安全.網絡程序化,在辦公網絡化的基礎上,有了網絡辦公軟件的辦公平臺,實現了輕松有序的管理.將來還可能有網絡辦公的智能化,辦公變得越來越輕松.
辦公自動化軟件,具體來說有哪些作用呢
首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行.
其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張.
第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行.
第四是提高企業(yè)競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業(yè)的單位的內部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策.
辦公自動化應該作為企事業(yè)單位除了生產控制之外的信息處理與管理的集合,應該是對于單位的領導來說,OA是決策支持系統(tǒng),能夠為領導提供決策參考和依據.對于中層管理者OA是信息管理系統(tǒng),而對于普通管理者,OA又是事務/業(yè)務處理系統(tǒng).OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確,高效,愉快的工作.
近年來,隨著網絡技術的迅速發(fā)展普及,通過利用先進的網絡資訊技術,實現辦公自動化的解決方法,被稱為網絡辦公自動化解決方案.隨著INTERNET技術,國際互聯(lián)網絡的發(fā)展,目前的辦公自動化已由傳統(tǒng)的局域網內互聯(lián)互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領域.
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