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基于協(xié)同辦公的會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)分析的論文
隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)和政府部門(mén)在開(kāi)會(huì)的效率以及協(xié)同上提出了新的需求，會(huì)議管理系統(tǒng)也要求能夠?qū)崿F(xiàn)在人員以及資源上的協(xié)同。協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠消除“信息孤島”[1][2]，加強(qiáng)部門(mén)、人員之間的交流[3]，整合優(yōu)化審批流程。而基于協(xié)同辦公的會(huì)議管理系統(tǒng)則需要充分繼承協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)。
基于此，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了本會(huì)議管理系統(tǒng)，其具有以下特點(diǎn)：1）與協(xié)同辦公系統(tǒng)的個(gè)人日程模塊進(jìn)行了集成，在會(huì)議報(bào)名時(shí)自動(dòng)同步個(gè)人日程；2）與短信發(fā)送平臺(tái)集成，能夠根據(jù)報(bào)名時(shí)同步的個(gè)人日程自動(dòng)發(fā)送短信進(jìn)行參會(huì)提醒；3）與RTX（企業(yè)即時(shí)通訊系統(tǒng)）系統(tǒng)集成，能夠根據(jù)報(bào)名時(shí)同步的個(gè)人日程自動(dòng)發(fā)送RTX信息進(jìn)行參會(huì)提醒；4）與CMS（內(nèi)容管理系統(tǒng)）系統(tǒng)進(jìn)行了集成，能夠直接通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)在CMS系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議通知，使用戶(hù)能夠在CMS系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議報(bào)名，報(bào)名數(shù)據(jù)同步并保存在會(huì)議系統(tǒng)；5）實(shí)現(xiàn)了與其他各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享與協(xié)同，如：會(huì)議審批的待辦能夠在門(mén)戶(hù)系統(tǒng)顯示，與其他系統(tǒng)單點(diǎn)登錄等等；6）能夠高效率、低成本地將會(huì)議系統(tǒng)的申請(qǐng)和審批流程進(jìn)行了重組和優(yōu)化。
2 系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)
2.1 設(shè)計(jì)原則
2.1.1 開(kāi)放性原則
系統(tǒng)開(kāi)放各種應(yīng)用接口，以方便與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，便于系統(tǒng)未來(lái)的擴(kuò)展。
2.1.2 實(shí)用性/易用性原則
本系統(tǒng)完全使用B/S結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)界面應(yīng)簡(jiǎn)單并清晰，容易操作，使用戶(hù)能夠輕易地上手使用。
2.1.3 先進(jìn)性原則
采用業(yè)界公認(rèn)的先進(jìn)和標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù)，符合信息技術(shù)發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)，保證系統(tǒng)在可預(yù)見(jiàn)的階段內(nèi)有相當(dāng)強(qiáng)大的生命力，包括技術(shù)的先進(jìn)性和架構(gòu)的先進(jìn)性。
2.1.4 可靠性/穩(wěn)定性原則
基于成熟的系統(tǒng)平臺(tái)和技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，并可根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際應(yīng)用需求進(jìn)行相應(yīng)的配置和調(diào)整，從而保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠。
2.1.5 容錯(cuò)性原則
系統(tǒng)應(yīng)具有檢錯(cuò)、糾錯(cuò)能力，具有完善的備份措施。在一個(gè)系統(tǒng)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)運(yùn)行。
2.1.6 擴(kuò)展性原則
系統(tǒng)采用基于B/S模式的三層體系結(jié)構(gòu)及松散耦合的插件技術(shù)，無(wú)須對(duì)系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)做較大的改變即可實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。
2.1.7 安全性原則
安全性是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)首先梳理系統(tǒng)安全體系，確保系統(tǒng)安全，并通過(guò)設(shè)置不同的人員權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
2.2系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)
架構(gòu)平臺(tái)是應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的地基[4]，強(qiáng)健的架構(gòu)平臺(tái)為系統(tǒng)的可擴(kuò)展、可維護(hù)提供了基礎(chǔ)保障[5]。本會(huì)議系統(tǒng)基于成熟的協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)，并結(jié)合當(dāng)今主流的、跨平臺(tái)、跨操作系統(tǒng)、可伸縮、分布式的J2EE技術(shù)，按照面向服務(wù)的架構(gòu)思想將分布式的應(yīng)用系統(tǒng)采用服務(wù)的方式集成到平臺(tái)上，形成底層應(yīng)用支撐平臺(tái)，如圖1所示。
基于此底層支撐平臺(tái)，使會(huì)議系統(tǒng)更容易開(kāi)發(fā)，不用擔(dān)心其成為信息孤島，并且能夠利用協(xié)同辦公系統(tǒng)提供的工作流引擎、表單引擎，使會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要的審批能夠統(tǒng)一在協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并統(tǒng)一在協(xié)同辦公系統(tǒng)的待辦列表顯示。工作流引擎可以使會(huì)議系統(tǒng)的流程很靈活的進(jìn)行配置。
支撐平臺(tái)向CMS系統(tǒng)、RTX系統(tǒng)、短信發(fā)送系統(tǒng)等外部系統(tǒng)提供統(tǒng)一的基于SOA的標(biāo)準(zhǔn)接口，同時(shí)也對(duì)內(nèi)部各應(yīng)用提供了接口，內(nèi)部應(yīng)用通過(guò)調(diào)用內(nèi)部接口同外部各個(gè)系統(tǒng)通信。其具有完好的封裝性和松散的耦合性，使會(huì)議系統(tǒng)、CMS系統(tǒng)、RTX系統(tǒng)、短信發(fā)送系統(tǒng)及流程審批系統(tǒng)不但在邏輯上是獨(dú)立的，而且在數(shù)據(jù)上能夠共享、交互，這樣就既消除了信息孤島，同時(shí)又互不干涉，具有良好的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。
3 系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)
本會(huì)議管理系統(tǒng)具有會(huì)議室管理、會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要督辦、會(huì)議通知發(fā)布、會(huì)議報(bào)名、同步個(gè)人日程、會(huì)議簽到等基本功能，如圖2所示。
3.1 會(huì)議室管理
會(huì)議室的管理包括會(huì)議室的添加、修改、刪除、查詢(xún)會(huì)議室，會(huì)議室的使用情況。
在會(huì)議申請(qǐng)的時(shí)候能夠讀取會(huì)議室的使用情況，并能將申請(qǐng)情況數(shù)據(jù)保存進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)。在選擇會(huì)議室的時(shí)候，自動(dòng)過(guò)濾掉在該時(shí)間段使用以及不可使用的會(huì)議室，同時(shí)，在申請(qǐng)成功后，該段時(shí)間自動(dòng)添加到會(huì)議室使用情況列表里。
3.2 會(huì)議申請(qǐng)
會(huì)議申請(qǐng)為本系統(tǒng)的核心，會(huì)議申請(qǐng)被審核通過(guò)或者被主要領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后即可進(jìn)行發(fā)布會(huì)議通知、會(huì)議報(bào)名、會(huì)議簽到和會(huì)議紀(jì)要督辦等操作。其基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，可以通過(guò)配置很方便地實(shí)現(xiàn)和編輯表單和審批流程。
會(huì)議申請(qǐng)表單上的項(xiàng)目包括：會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議類(lèi)別（即會(huì)議形式，包括：普通會(huì)議、視頻會(huì)議和電話(huà)會(huì)議）、申請(qǐng)時(shí)間、召開(kāi)時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、是否為多部門(mén)會(huì)議（四個(gè)部門(mén)以上）、是否發(fā)布會(huì)議通知，是否需要會(huì)議報(bào)名、召開(kāi)地點(diǎn)、報(bào)名截止時(shí)間、會(huì)議目的和主要內(nèi)容、臺(tái)簽內(nèi)容、大屏幕內(nèi)容、大屏幕發(fā)布開(kāi)始時(shí)間、大屏幕發(fā)布結(jié)束時(shí)間、部門(mén)（自動(dòng)獲取申請(qǐng)人部門(mén)）、聯(lián)系人（自動(dòng)獲取申請(qǐng)人）、聯(lián)系電話(huà)、部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、辦公室意見(jiàn)、主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、備注。
會(huì)議申請(qǐng)的審批流程如圖3所示。
3.3 會(huì)議紀(jì)要督辦
會(huì)議申請(qǐng)審核通過(guò)后，可以啟動(dòng)本流程。本流程也是基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，通過(guò)配置而實(shí)現(xiàn)。
會(huì)議紀(jì)要督辦單表單項(xiàng)目：會(huì)議名稱(chēng)（從會(huì)議申請(qǐng)單映射）、召開(kāi)時(shí)間（從會(huì)議申請(qǐng)單映射）、結(jié)束時(shí)間（從會(huì)議申請(qǐng)單映射）、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題（手輸）、經(jīng)辦人（自動(dòng)取得當(dāng)前登錄用戶(hù)）、擬稿時(shí)間（自動(dòng)獲取當(dāng)前服務(wù)器時(shí)間）、電話(huà)（手輸）、處（室）審核、辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、主辦部門(mén)意見(jiàn)、協(xié)辦部門(mén)意見(jiàn)、辦公室主任意見(jiàn)、備注。
會(huì)議紀(jì)要督辦的審批流程如圖4所示：
3.4 會(huì)議通知發(fā)布
會(huì)議申請(qǐng)通過(guò)后，會(huì)自動(dòng)走一個(gè)會(huì)議通知發(fā)布的審批流程，審批通過(guò)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)和CMS系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，在CMS系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議通知。
3.5 會(huì)議報(bào)名
會(huì)議通知發(fā)布后用戶(hù)即可在CMS系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議報(bào)名操作，報(bào)名數(shù)據(jù)保存在會(huì)議管理系統(tǒng)。具有會(huì)議管理權(quán)限的人員能夠查看報(bào)名情況，并可將報(bào)名情況導(dǎo)出和打印。
3.6 同步個(gè)人日程
會(huì)議報(bào)名成功后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)會(huì)議的時(shí)間安排自動(dòng)同步個(gè)人日程。同步日程后，系統(tǒng)會(huì)在開(kāi)會(huì)前自動(dòng)通過(guò)RTX系統(tǒng)和短信系統(tǒng)對(duì)會(huì)議報(bào)名者進(jìn)行參會(huì)提醒，以免忘記參加。
3.7 會(huì)議簽到
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