OA協(xié)同辦公平臺(tái)的建設(shè)及實(shí)踐思考論文
摘 要：針對(duì)中海油氣（泰州）石化有限公司目前企業(yè)信息化現(xiàn)狀，本文提出在企業(yè)管理中引入OA協(xié)同管理平臺(tái)，并探討了整合流程、提升管理效益的信息化OA平臺(tái)建設(shè)思路和應(yīng)用，以及帶來(lái)的企業(yè)效益的提升。
關(guān)鍵詞：OA協(xié)同辦公平臺(tái)，整合應(yīng)用，管理思想
一、 企業(yè)背景與信息化現(xiàn)狀
1.1
中海油氣（泰州）石化有限公司以煉制中海油重質(zhì)原油為主，現(xiàn)有150萬(wàn)噸/年重交瀝青-環(huán)保燃料油裝置一套，主要生產(chǎn)燃料油中間產(chǎn)品、潤(rùn)滑油、重交瀝青等，主要產(chǎn)品市場(chǎng)立足華東、華南地區(qū)，并向全國(guó)范圍輻射。公司注冊(cè)資本2.21億元，隸屬中國(guó)海洋石油總公司全資子公司中海油氣開(kāi)發(fā)利用公司，公司總資產(chǎn)11.63億元，占地面積16萬(wàn)平方米，規(guī)劃用地80萬(wàn)平方米，現(xiàn)有員工200人。
公司加強(qiáng)信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)化，加速新型工業(yè)化的步伐�，F(xiàn)裝置生產(chǎn)采用DCS集散控制系統(tǒng)操作。2011年初成功上線(xiàn)了ERP系統(tǒng)，為公司人力、財(cái)務(wù)、物料、設(shè)備管理、銷(xiāo)售等生產(chǎn)控制方面的管理帶來(lái)了質(zhì)的改變。公司另外還有設(shè)備管理系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、巡檢系統(tǒng)等，通過(guò)信息化的系統(tǒng)管理，有效提高了公司運(yùn)行效率。從公司目前信息化發(fā)展前景來(lái)看，現(xiàn)需要一個(gè)平臺(tái)能有效的將現(xiàn)有系統(tǒng)整合，同時(shí)對(duì)公司工作流程進(jìn)行梳理，更好的促進(jìn)公司又好又快發(fā)展。
二、 OA協(xié)同管理平臺(tái)建設(shè)思路
針對(duì)以上提出的信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)建設(shè)企業(yè)OA協(xié)同管理平臺(tái)，建設(shè)基于Web的企業(yè)級(jí)協(xié)同管理平臺(tái)軟件系統(tǒng)，則能夠克服目前企業(yè)信息化建設(shè)中所存在的弊端。以精確管理思想為核心，針對(duì)各類(lèi)企業(yè)在內(nèi)部基礎(chǔ)管理出現(xiàn)的各種問(wèn)題和現(xiàn)象，通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題和現(xiàn)象的精確管控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理的有效性，解決企業(yè)管理信息孤島問(wèn)題，從而提高工作效率，全面提升企業(yè)管理水平，為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。
本次協(xié)同管理平臺(tái)建設(shè)思路考慮將項(xiàng)目目標(biāo)定位在解決無(wú)紙化辦公、遠(yuǎn)程辦公及一定程度上的移動(dòng)辦公，提升各級(jí)部門(mén)、人員對(duì)計(jì)劃以及上級(jí)布置任務(wù)的執(zhí)行力，解決對(duì)日常事務(wù)管理、行政人事管理等，并為日后可能出現(xiàn)的整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)及未來(lái)可能上線(xiàn)的其他系統(tǒng)）數(shù)據(jù)的需求搭建基礎(chǔ)平臺(tái)，使協(xié)同管理平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)達(dá)到功能互補(bǔ)、業(yè)務(wù)促進(jìn)的作用，彌補(bǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的斷層、解決信息系統(tǒng)分散、信息不集中的'問(wèn)題。同時(shí)規(guī)范中海油氣管理行為。通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過(guò)程，追求理想管理結(jié)果。實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。
具體內(nèi)容有：1、建立企業(yè)門(mén)戶(hù)，根據(jù)部門(mén)以及不同業(yè)務(wù)方向建立不同門(mén)戶(hù)進(jìn)行信息的展示；2、實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作流程的發(fā)起與審批，實(shí)現(xiàn)流程的無(wú)紙化審批，提升工作效率；3、建立單位、個(gè)人收、發(fā)文管理流程；4、建立文件歸檔、檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理；5、建立電子公告，發(fā)布公共信息，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化；6、實(shí)現(xiàn)事務(wù)管理，例如會(huì)議安排、日程安排、工作安排等；7、實(shí)現(xiàn)對(duì)公司資產(chǎn)、用品以及對(duì)于人事檔案方面的管理；8、對(duì)公司的項(xiàng)目進(jìn)行管控了解項(xiàng)目的進(jìn)度、人力資源的調(diào)配等；9、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息交流，保證信息傳遞的及時(shí)性、真實(shí)性和有效性。
三、 OA協(xié)同管理平臺(tái)的整合應(yīng)用
建設(shè)企業(yè)級(jí)的OA協(xié)同管理平臺(tái)，需要在平臺(tái)上整合諸多應(yīng)用，故而必須具備多種整合應(yīng)用效能：
* 基于SOA插件式的整合平臺(tái)
基于SOA架構(gòu)設(shè)計(jì)的協(xié)同管理平臺(tái)，具備組件式集成理念，它將平臺(tái)中包含的分散功能組織為可互操作的基于標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)組件，這些服務(wù)組件可按照業(yè)務(wù)需求快速組合和重用。平臺(tái)可將Portal門(mén)戶(hù)服務(wù)、工作流引擎、短消息服務(wù)、文檔管理等作為基礎(chǔ)服務(wù)，用戶(hù)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要進(jìn)行重新組合。同時(shí)還可以將用戶(hù)已有的和將來(lái)的信息系統(tǒng)作為特定的服務(wù)一同整合到綜合信息平臺(tái)上來(lái)。
* 靈活的工作流程引擎
平臺(tái)的工作流程管理需要符合WFMC標(biāo)準(zhǔn)，支持圖形化方式定義方式，支持靈活的流程綁定表單方式可以滿(mǎn)足不同企業(yè)流程的需要，同時(shí)提供流程效率的監(jiān)控分析統(tǒng)計(jì)功能，幫助企業(yè)梳理流程，提高企業(yè)內(nèi)部辦公效率。
* 強(qiáng)大的自定義表單工具
對(duì)于企業(yè)個(gè)性化的管理需求，當(dāng)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能模塊不能滿(mǎn)足的情況下，還可以利用平臺(tái)的自定義表單工具幫助用戶(hù)快速設(shè)計(jì)滿(mǎn)足應(yīng)用的業(yè)務(wù)表單，表單可以綁定任意流程，也可以作為獨(dú)立的功能模塊部署到系統(tǒng)中，還可以通過(guò)自定義的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)功能來(lái)分析已發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
* 良好的系統(tǒng)開(kāi)放性
系統(tǒng)開(kāi)放性主要表現(xiàn)為兩個(gè)重要方面：系統(tǒng)的業(yè)務(wù)擴(kuò)展能力和后端業(yè)務(wù)的整合能力。需要系統(tǒng)系統(tǒng)提供豐富的二次開(kāi)發(fā)接口，支持用戶(hù)快速擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)模塊；整合能力包括與第三方后端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合，將企業(yè)的所有IT資源協(xié)同起來(lái)。
* 靈活多樣的部署方式，支持集團(tuán)化企業(yè)應(yīng)用
對(duì)于多法人、多組織的集團(tuán)公司，可以根據(jù)分公司業(yè)務(wù)設(shè)定門(mén)戶(hù)，促使集團(tuán)公司總部的管理模式扁平化、開(kāi)放化；對(duì)于非集團(tuán)性公司，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)設(shè)置信息門(mén)戶(hù)，實(shí)現(xiàn)真正的信息共享管理和組織協(xié)同，管理趨向集約化，精確化和規(guī)范化。適應(yīng)從單一企業(yè)，多點(diǎn)企業(yè)到集團(tuán)型企業(yè)不同類(lèi)型用戶(hù)的實(shí)際需求，可支持集團(tuán)企業(yè)總部和分子公司的公文交換、信息交流、信息共享等業(yè)務(wù)。
* 外部組件標(biāo)準(zhǔn)集成接口
可集成多種第三方的工具組件，如視頻會(huì)議、手寫(xiě)批注、短信平臺(tái)、電子簽章、RTX、CA安全認(rèn)證、E-pass身份認(rèn)證卡等，輔助用戶(hù)以更高效、更安全、更科學(xué)的方式應(yīng)用協(xié)同管理平臺(tái)。
* 支持移動(dòng)客戶(hù)端應(yīng)用體驗(yàn)
隨著經(jīng)濟(jì)全球化競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，要求企業(yè)能夠快速響應(yīng)市場(chǎng)的變化，加上3G等移動(dòng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在中國(guó)的推廣和應(yīng)用，企業(yè)移動(dòng)辦公的需求應(yīng)運(yùn)而生。協(xié)同管理平臺(tái)與移動(dòng)技術(shù)、安全技術(shù)相結(jié)合，支持多種移動(dòng)客戶(hù)端，遠(yuǎn)程審批，將移動(dòng)辦公特性添加到企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，很好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)信息變化的快速響應(yīng)。
* 支持多種外設(shè)硬件設(shè)備
OA平臺(tái)所展示的門(mén)戶(hù)信息，個(gè)人信息可以通過(guò)和如觸控一體機(jī)等外設(shè)硬件的整合對(duì)接，由權(quán)限控制在觸控一體機(jī)上進(jìn)行信息展示，進(jìn)而方便員工進(jìn)行登錄操作，可在一線(xiàn)員工、人流量大的區(qū)域設(shè)置通過(guò)一體機(jī)隨時(shí)進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺(tái)進(jìn)行查詢(xún)，了解公司動(dòng)態(tài)，處理相關(guān)流程事務(wù)，瀏覽相關(guān)技術(shù)知識(shí)文件、公司制度、操作規(guī)程等信息，并進(jìn)行工作的匯報(bào)，可以極大的方便員工參與使用OA系統(tǒng)，提升員工登錄OA進(jìn)行辦公的積極性，提升企業(yè)運(yùn)作效率，提升管理效益。
至此，中海油氣（泰州）石化有限公司在實(shí)施OA自動(dòng)化辦公平臺(tái)之前，對(duì)公司流程、執(zhí)行表單進(jìn)行了梳理，優(yōu)化了工作流程，整合了信息資源，在進(jìn)行了周密的策劃和布署之后，構(gòu)建了一個(gè)集自動(dòng)化辦公、信息交流等為一體的綜合平臺(tái)。平臺(tái)建設(shè)完成后，由信息發(fā)布、流程審批、檔案管理、黨建班組建設(shè)等模塊組成。為了能使所有員工更好的利用平臺(tái)有效提高工作效率，項(xiàng)目實(shí)施完成后組織所有管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)與交流，從系統(tǒng)的應(yīng)用情況來(lái)看，OA平臺(tái)的實(shí)施己達(dá)到了預(yù)期的效果。
四、 小結(jié)
綜上所述，我們可以看到，通過(guò)企業(yè)級(jí)OA協(xié)同管理平臺(tái)的建設(shè)實(shí)施，企業(yè)可以在以下幾個(gè)方面獲益：
1、面向企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的協(xié)同軟件平臺(tái)
規(guī)范管理，提高工作效率，支持企業(yè)重新組合業(yè)務(wù)流程，打破部門(mén)間的壁壘實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同，企業(yè)各級(jí)管理者及時(shí)掌握各維度決策信息，支持企業(yè)在快速發(fā)展的過(guò)程中順利變革。節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，無(wú)紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費(fèi)用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時(shí)間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話(huà)費(fèi)及差旅費(fèi)用。
2、精確管理：規(guī)范和管控全面運(yùn)營(yíng)過(guò)程
通過(guò)融入管理思想的系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略分解、計(jì)劃執(zhí)行、業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程和員工工作進(jìn)行全面管控，堅(jiān)持信息量化、細(xì)節(jié)控制和過(guò)程控制，保證企業(yè)的精確執(zhí)行力。提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力，員工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)，企事業(yè)單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強(qiáng).
3、全面協(xié)同：打造柔性化的全面協(xié)同企業(yè)
基于中國(guó)的柔性管理文化和信息扁平、立體溝通的全新團(tuán)隊(duì)協(xié)同模式，彌補(bǔ)金字塔組織結(jié)構(gòu)的管理缺陷，全面提高企業(yè)的決策、執(zhí)行、協(xié)作、反饋和應(yīng)變效率.消除信息孤島、資源孤島：協(xié)同辦公平臺(tái)的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護(hù)工作量大等因素形成的一個(gè)個(gè)“信息孤島”、“資源孤島”。
4、環(huán)境驅(qū)動(dòng)：建立長(zhǎng)效治本的管理環(huán)境
強(qiáng)調(diào)“以人為本”，在日常的協(xié)同工作環(huán)境中進(jìn)行自然而然的團(tuán)隊(duì)管理，知識(shí)積累與轉(zhuǎn)移，并完成團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)、獎(jiǎng)懲、學(xué)習(xí)和改進(jìn)，在組織運(yùn)營(yíng)效率提高的同時(shí)保持組織中成員的快樂(lè)與和諧，為企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展?fàn)I造一個(gè)積極良好的管理文化和管理環(huán)境，做到“基業(yè)長(zhǎng)青”。
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