高等院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)研究論文
【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,如今的檔案管理逐漸朝著信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展,檔案管理模式以及管理手段等有了新的改變。高校檔案管理作為檔案工作的重要組成部分,實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化的管理是必然趨勢(shì)。如何做好當(dāng)前高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是目前高校檔案管理工作人員必須思考的問(wèn)題。文章通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀的分析,旨在為推進(jìn)其網(wǎng)絡(luò)信息化的管理提供一些可行性的建議。
【關(guān)鍵詞】高校;檔案;信息網(wǎng)絡(luò)化
近些年來(lái),隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及信息網(wǎng)絡(luò)化的不斷普及,高等院校的教育事業(yè)也不斷朝著信息化方向發(fā)展,而作為高等院校重要事業(yè)之一的檔案管理工作也不斷邁進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,在信息網(wǎng)絡(luò)化的推動(dòng)下,高等院校的檔案管理工作的模式以及手段也在不斷的得到更新。因此,實(shí)現(xiàn)高等院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,一方面是適應(yīng)高校工作信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,另一方面也是改進(jìn)高校檔案事業(yè)的需要。
一、高等院校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.落后的檔案管理模式與手段
如今,隨著高等院校的規(guī)模不斷擴(kuò)大,各項(xiàng)工作的復(fù)雜程度不斷增加,這必然增加了檔案工作的難度以及工作量。然而,當(dāng)前大部分高等院校的檔案管理依舊是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人工管理為主。這種傳統(tǒng)的管理模式與手段,已經(jīng)不能適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,顯示出越來(lái)越多的矛盾。傳統(tǒng)的.管理方式不僅降低了檔案管理工作的質(zhì)量,拖延了檔案工作,而且很容易出現(xiàn)諸如檔案泄密,檔案損毀等情況。所以,面對(duì)這些不良情況,檔案信息管理應(yīng)該由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理,將新的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融合到檔案管理工作中來(lái),加快檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化,積極提升檔案工作的質(zhì)量,強(qiáng)化檔案服務(wù)質(zhì)量,努力促進(jìn)檔案的社會(huì)化進(jìn)程,讓高校檔案進(jìn)一步成為便民利民的有效平臺(tái)。
2.多樣化的檔案信息內(nèi)容與應(yīng)用
在我們國(guó)家取消了大學(xué)生計(jì)劃分配的政策之后,高校畢業(yè)生開(kāi)始走進(jìn)人才市場(chǎng)自主擇業(yè)和創(chuàng)業(yè),這就必然使得大學(xué)生的就業(yè)不確定性大大增加,人員流動(dòng)的速度也不斷加快,而且還存在一些諸如留學(xué)、考研、在職函授等等形式的再教育,這些都增加了高等院校檔案管理工作的工作量和復(fù)雜程度。其次,伴隨著高校數(shù)量,尤其是民辦高校的不斷增多,也出現(xiàn)了形式各樣的人才培養(yǎng)方式,例如統(tǒng)招、自費(fèi)、函授等,這就讓高校檔案工作的復(fù)雜程度大大增加。此外,一些在職的高校人員由于受到來(lái)自市場(chǎng)各方面的影響,呈現(xiàn)了越來(lái)越大的流動(dòng)性,高校對(duì)這樣的現(xiàn)象應(yīng)該加以注意,必須積極提升檔案的管理工作,讓檔案工作積極服務(wù)于高校的科研、教學(xué),提升學(xué)校的質(zhì)量和形象。
二、強(qiáng)化高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的策略
1.融入信息化,強(qiáng)化制度的管理
要推進(jìn)檔案工作順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,首先是必須積極解放思想,更新觀念,樹(shù)立并且積極強(qiáng)化與當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)相互適應(yīng)的思想觀念以及意識(shí)形態(tài)。其次要有資源共享意識(shí),這就要求高等院校樹(shù)立起為整個(gè)社會(huì)服務(wù)以及分工協(xié)作的意識(shí),將自己的檔案資源與社會(huì)共享。而且,高校應(yīng)該加強(qiáng)與各個(gè)部門與行業(yè)之間的相互交流和往來(lái),逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)整體化。此外,還要積極強(qiáng)化制定相應(yīng)自己的檔案管理制度,高校的檔案工作主要是保管為社會(huì)服務(wù),要緊緊圍繞這一重要的服務(wù)宗旨,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),制定一整套的檔案管理規(guī)章制度,明確檔案管理的職責(zé),將檔案工作落到實(shí)處,做到有章可循,有法可依,努力為完善高校檔案信息化管理工作提供制度和政策性的保障。
2.加強(qiáng)技術(shù)管理,整合相關(guān)資源
如今檔案保存的載體已經(jīng)不再僅僅局限于紙張,隨著信息化的迅猛發(fā)展,電子檔案已經(jīng)越來(lái)越普遍,所以紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔問(wèn)題必須得到高效的積極重視。《電子公文量檔管理暫行辦法》第七條中規(guī)定:“具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文,制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔”。所以,為了防止電子檔案的失真、被刪除、非法增加等意外情況,紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)該同時(shí)歸檔,尤其是對(duì)一些重要的文件不能用紙質(zhì)代替電子。但是,對(duì)于一些重要的文件,由于紙質(zhì)檔案可能會(huì)因?yàn)橐恍┮馔馇闆r遭到損壞,所以要同時(shí)建立起電子檔案。與此同時(shí),對(duì)于網(wǎng)絡(luò)電子檔案應(yīng)該注意其保密性的問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于在固定的空間被提供使用,可能更易于保密,而電子檔案的使用較為自由,保密性不強(qiáng),為此,高校應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)手段,不斷完善檔案管理技術(shù)保障。
3.積極培養(yǎng)檔案信息化技術(shù)人才
檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展最關(guān)鍵的因素還是在于人才,信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理工作的重要條件。這要求高校檔案管理工作一方面要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和歷史責(zé)任感,另一方面要積極探索,不斷學(xué)習(xí),融入信息化氛圍當(dāng)中,加強(qiáng)自己的專業(yè)技術(shù)水平,做一個(gè)現(xiàn)代化的新型檔案管理人員。要徹底改革學(xué)生檔案工作的程序,敢冒風(fēng)險(xiǎn),推陳出新,加速學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)程以適應(yīng)高校發(fā)展的需要。
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