信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)與對策研究論文
一、前言
產(chǎn)品檔案就是企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、工藝、生產(chǎn)、安裝調(diào)試以及更新改造過程中產(chǎn)生、積累的，并向企業(yè)檔案部門歸檔保存的原始記錄材料。產(chǎn)品檔案是企業(yè)檔案中特有的一個門類，是企業(yè)中最重要、需要投入精力最多的檔案門類，產(chǎn)品檔案管理工作是企業(yè)檔案部門的重要任務(wù)。
產(chǎn)品檔案文件材料的收集歸檔是產(chǎn)品檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一。多年來，集團(tuán)公司在產(chǎn)品檔案管理業(yè)務(wù)中形成了規(guī)范、明確、高效的管理機制，積累了豐富的管理經(jīng)驗，使我公司的產(chǎn)品檔案成為數(shù)量最多、管理最規(guī)范、利用最廣泛的一個門類。
進(jìn)入新世紀(jì)以后，特別是隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，我們的產(chǎn)品檔案管理工作特別是歸檔文件材料的接收工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)，產(chǎn)生了許多新的問題，需要我們?nèi)フ{(diào)查研究，提出新的對策措施。
筆者自從進(jìn)入檔案行業(yè)起，就一直從事產(chǎn)品檔案管理工作，至今已經(jīng)有26年的工作經(jīng)歷。根據(jù)自己多年在產(chǎn)品檔案管理工作中積累的經(jīng)驗和教訓(xùn)，在對信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行廣泛調(diào)查研究、深入分析思考的基礎(chǔ)上，提出了解決問題的對策措施。
二、信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)
在我公司傳統(tǒng)的產(chǎn)品檔案管理工作中，將產(chǎn)品檔案歸檔文件材料分為三個部分。在產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的歸檔文件材料稱為前期文件，由從事新產(chǎn)品研究、開發(fā)及市場營銷的部門負(fù)責(zé)，在產(chǎn)品設(shè)計定型后移交歸檔；在產(chǎn)品設(shè)計、工藝和生產(chǎn)制造中形成的歸檔文件材料是產(chǎn)品檔案的主體，由設(shè)計、工藝和質(zhì)量管理部門在文件設(shè)計完工后及時移交歸檔；在產(chǎn)品安裝調(diào)試、使用過程和更新改造過程中形成的歸檔文件材料稱為后期文件，由安裝服務(wù)部門在產(chǎn)品投入使用或改造完成后三個月內(nèi)移交歸檔。直到企業(yè)信息化廣泛推行之前，我公司的產(chǎn)品檔案接收工作一直都是按照這樣的規(guī)范實施的。
上世紀(jì)90年代末期，我公司全面推廣CAD技術(shù)，產(chǎn)品設(shè)計、工藝圖紙資料全部采用CAD方式制作，電子版本的.使用范圍越來越寬。由于各種原因，圖紙資料的運行與產(chǎn)品檔案文件材料的歸檔仍繼續(xù)采用紙質(zhì)版本方式進(jìn)行。但是，隨著企業(yè)信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，特別是企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)投入運行，“無紙化辦公”理念的逐步推廣，產(chǎn)品檔案的管理特別是接收工作面臨著前所未有的新挑戰(zhàn)。特別是產(chǎn)品檔案前期文件、后期文件的接收歸檔工作受到了根本性的沖擊。概括地講，產(chǎn)品檔案的接收歸檔工作主要在三個方面發(fā)生了重要的變化。
1.檔案接收途徑發(fā)生的變化及存在的問題。因為企業(yè)信息化建設(shè)的需要，公司的運行機制及內(nèi)部機構(gòu)多次進(jìn)行調(diào)整，各單位、部門的職責(zé)、任務(wù)發(fā)生了明顯的變化，產(chǎn)品檔案的歸檔責(zé)任隨著業(yè)務(wù)的調(diào)整而不斷改變，不可避免地產(chǎn)生了歸檔文件材料以及歸檔責(zé)任的轉(zhuǎn)移、歸并或者分解，歸檔責(zé)任不清、歸檔主體不明確等現(xiàn)象不時出現(xiàn)，給產(chǎn)品檔案的移交歸檔工作造成了困難。
2.檔案載體形式的多元化及存在的問題。由于“無紙化辦公”的范圍逐步擴(kuò)大，公司的科研、技術(shù)、經(jīng)營、管理各項工作越來越多地采取網(wǎng)上運行方式，形成的紙質(zhì)文件種類和數(shù)量大幅度減少。例如，產(chǎn)品檔案前、后期文件中的“來往函電”等類別已經(jīng)完全不采用傳統(tǒng)的信件、電報，不再產(chǎn)生具有證據(jù)效力的紙質(zhì)文件。目前，除產(chǎn)品圖紙還需要將電子版本轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版本作為生產(chǎn)管理唯一合法的指導(dǎo)性文件以外，大多數(shù)設(shè)計文件、工藝文件都是直接產(chǎn)生電子版本，并通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞、公布，成為與紙質(zhì)版本具有同等效力的規(guī)范性文件，有些種類的文件已經(jīng)不再產(chǎn)生紙質(zhì)版本。目前，在檔案部門收集到的歸檔文件材料中，電子版本所占的比例與日俱增，載體形式包括磁盤、光盤等，逐漸形成歸檔文件材料多元化的局面。更為嚴(yán)重的是，由于電子版本難以防止非法更改，檔案部門接收到的歸檔文件材料的“原始記錄性”開始受到越來越明顯的挑戰(zhàn)，換句話說，我們對有些電子版本的歸檔文件材料越來越難以辨別其是否還是真正意義上的“原件”。
3.檔案歸檔前管理復(fù)雜化及存在的問題。經(jīng)過長期的規(guī)范化運行，檔案的“歸檔前管理”已經(jīng)成為我公司檔案部門的一個“規(guī)定動作”，這對于保證檔案接收工作的效率和質(zhì)量具有重要的促進(jìn)作用。但是，隨著企業(yè)信息化程度的提高，檔案歸檔前管理也遇到了前所未有的困難。一是由于信息化建設(shè)的階段性特點，檔案部門尚未納入管理公司技術(shù)信息的PDM系統(tǒng)，檔案人員再不能象以前那樣準(zhǔn)確、及時、直觀地掌握應(yīng)歸檔文件材料的產(chǎn)生、使用和積累情況，從而及時地進(jìn)行指導(dǎo)、督促；二是技術(shù)部門內(nèi)部以及技術(shù)、管理部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作交流都不再像以前那樣采取會議、討論等面對面的方式，更多的是采取快節(jié)奏、高效率的網(wǎng)絡(luò)交流方式，這不但使許多有保存價值的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)信息湮滅在龐大的信息系統(tǒng)中，也使檔案人員失去了提前介入具體業(yè)務(wù)活動，進(jìn)行歸檔前管理的業(yè)務(wù)平臺和便利條件。
三、思考及對策
面對企業(yè)信息化建設(shè)對檔案管理造成的新問題、新挑戰(zhàn)，我們沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是采取積極主動的態(tài)度去應(yīng)對。從2011年開始，我們按照公司“管理提升”的要求，針對信息化條件下檔案管理工作的特點、問題進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究和分析思考。
1.開展調(diào)查研究，掌握第一手資料。我們組織了由檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部、班組長和檔案人員組成的產(chǎn)品檔案歸檔工作專題調(diào)研組，對部門內(nèi)、部門外兩個范圍進(jìn)行了廣泛深入的調(diào)查、走訪。在檔案部門內(nèi)部，我們重點查看了公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于產(chǎn)品檔案收集歸檔工作的規(guī)定，檢查了產(chǎn)品檔案收集歸檔、管理使用的具體情況，聽取了產(chǎn)品檔案管理人員的意見和建議。在檔案部門外部，我們通過請進(jìn)來、走出去以及電話、電子郵件等各種形式，對7個部門的20多位干部、職工進(jìn)行了訪問，調(diào)研并征求意見建議。大多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)技術(shù)人員、管理人員對產(chǎn)品檔案移交歸檔工作的認(rèn)識是明確的，工作是積極認(rèn)真的。例如電站服務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的目的、意義和具體規(guī)定及具體情況非常了解，也很重視這項工作。
2.認(rèn)真思考分析，著重分析自身原因。我們對調(diào)研結(jié)果及時進(jìn)行了深入細(xì)致的分析、思考，形成了如下認(rèn)識。
(1)產(chǎn)品檔案收集歸檔工作必須與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)情況的變化。我公司從上世紀(jì)80年代末就建立了較為完備的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度體系，并且定期對這些標(biāo)準(zhǔn)、制度進(jìn)行修訂。但是，上一次全面修訂還是2002年的事情，此后就沒有進(jìn)行過比較全面的修訂。我們認(rèn)為，企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長期未做修訂是造成管理不規(guī)范的重要原因。
(2)產(chǎn)品檔案收集歸檔工作必須規(guī)范化。我們對于相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度應(yīng)該加大宣傳、貫徹和執(zhí)行情況檢查、反饋的力度，對于不規(guī)范的行為要及時采取措施，不能放任自流。同時要樹立高度的責(zé)任感，養(yǎng)成嚴(yán)明的工作作風(fēng)，建立明確的操作程序，形成正確的工作習(xí)慣。
(3)強化檔案管理業(yè)績定期檢查考核工作。檔案部門已經(jīng)建立了工作業(yè)績檢查考核體制，但主要偏重于工作數(shù)據(jù)，兼顧質(zhì)量管理和安全生產(chǎn)，對于管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況和存在問題涉及不多。
(4)對服務(wù)對象和上、下運行程序進(jìn)行針對性的走訪、調(diào)研非常必要，這是促進(jìn)管理工作不斷提升的有效手段，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)堅持。即使在移動電話、OA網(wǎng)絡(luò)普及的今天，面對面的走訪、座談仍然是促進(jìn)信息溝通、交流的重要手段，必須繼續(xù)堅持。
四、信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作的新措施
經(jīng)過深入的調(diào)查、研究和認(rèn)真的分析、思考，我們認(rèn)為，在產(chǎn)品檔案接收工作中遇到的新情況、新問題固然有客觀原因，主要是技術(shù)問題，但更多的是主觀原因，是認(rèn)識問題和管理問題，完全可以通過管理創(chuàng)新、管理提升得到解決。應(yīng)重點從以下幾個方面采取措施加以改進(jìn)。
1.及時修訂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)運行程序，確保產(chǎn)品檔案接收工作的規(guī)范化水平。及時修訂產(chǎn)品檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度體系，使檔案管理工作規(guī)范性文件的擬制不斷適應(yīng)形勢的發(fā)展與情況的變化，這是解決產(chǎn)品檔案接收、管理中諸多問題和困難最重要、最有效的措施。為此，我們從2013年開始，用兩年時間全面修訂了檔案管理制度體系，目前已經(jīng)完成大部分標(biāo)準(zhǔn)、制度的修訂工作。根據(jù)修訂生效的標(biāo)準(zhǔn)、制度，對檔案業(yè)務(wù)實施細(xì)則和操作程序的修訂工作也在積極進(jìn)行。
2.檔案信息化建設(shè)必須積極適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的總體要求。由于公司的整體安排，檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機組成部分一直在積極有序地推進(jìn)。但是，這并不意味著我們檔案人員一定要被動地服從統(tǒng)一安排，按部就班地坐等時機成熟，這樣就難免比公司信息化建設(shè)的總體進(jìn)度“慢半拍”，給檔案管理造成不必要的障礙。為此，我們已經(jīng)調(diào)整了檔案信息化建設(shè)的工作班子和進(jìn)度安排，實行提前介入，強化歸檔前管理，確保產(chǎn)品檔案接收工作的效率和質(zhì)量。
3.健全對檔案管理人員和歸檔責(zé)任人員的教育培訓(xùn)機制。我公司對檔案人員教育培訓(xùn)工作建立了有效的管理制度和中長期規(guī)劃，堅持有計劃、有步驟地對檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。但是，在這次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，這項工作中存在兩方面的問題：一是培訓(xùn)課程及教材沒有及時地適應(yīng)信息化建設(shè)的形勢發(fā)展，缺乏對情況變化的適應(yīng)能力；二是只注重培訓(xùn)檔案人員，沒有考慮到對歸檔責(zé)任人員、檔案利用人員等相關(guān)群體的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。今年以來，我們已經(jīng)對培訓(xùn)計劃和教材進(jìn)行了必要的修訂與完善并及時付諸實施。
4.不斷完善檔案管理情況定期檢查機制。近幾年來，我們在檔案管理業(yè)務(wù)的檢查考核工作中不斷取得進(jìn)步，建立了一整套數(shù)量化、程序化的管理數(shù)據(jù)收集、處理和考核、評比機制。但是，在這次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，我們在對管理標(biāo)準(zhǔn)、制度執(zhí)行情況的檢查、考核和反饋方面還存在不足之處，應(yīng)當(dāng)予以改進(jìn)。這方面的檢查、考核不僅需要收集考核數(shù)據(jù)，更需要對考核數(shù)據(jù)進(jìn)行深入、細(xì)致的歸納、分析；不僅需要定量的計算，更需要進(jìn)行定性的比較和研究。因此，對檔案管理情況定期檢查機制的進(jìn)一步修訂完善，已經(jīng)提上了我們檔案部門的議事日程。
我國已經(jīng)進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息社會，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)成長壯大的必由之路。檔案管理是企業(yè)必不可少的基礎(chǔ)性管理工作，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要支撐力量。作為檔案工作者，我們必須不斷地增強對形勢發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、管理提升的關(guān)注度，必須及時地發(fā)現(xiàn)、研究、解決檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，從而使檔案管理工作不斷有所發(fā)現(xiàn)，有所改進(jìn)，有所創(chuàng)新，更加深入地開拓檔案信息資源，為建設(shè)中國特色社會主義提供智力支持，為盡快實現(xiàn)偉大的“中國夢”做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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