檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)若干問題的思考散文

　　檔案管理現(xiàn)代化是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理現(xiàn)代化對推動我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有十分重要的作用。

　　一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

　　檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應(yīng)時代發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、社會發(fā)展日新月異的今天，電子政務(wù)、電子商務(wù)日益普及，政務(wù)公開全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應(yīng)時代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是檔案部門順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。

　　檔案管理現(xiàn)代化是服務(wù)社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設(shè)要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎(chǔ)服務(wù)支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進(jìn)，服務(wù)社會，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)、社會保障體系建設(shè)、和諧社區(qū)建設(shè)等各個方面，做好結(jié)合文章，發(fā)揮服務(wù)效能。

　　檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位、實現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。

　　二、制約檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要因素

　　認(rèn)識不到位，整體氛圍尚未形成。從目前情況來看，多數(shù)地方對于檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性、緊迫性以及復(fù)雜性、艱巨性普遍認(rèn)識不足，沒有真正擺上議事日程，進(jìn)行全面規(guī)劃和組織推進(jìn)。同時，由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項全新的工作，目前全省乃至全國都還處在摸索階段，整體環(huán)境并不成熟，還存在不少亟待解決的問題，如大范圍的統(tǒng)一信息網(wǎng)絡(luò)平臺尚未建成、檔案信息網(wǎng)絡(luò)之間不能互聯(lián)互通、各類檔案信息資源難以共享等，這也給檔案現(xiàn)代化建設(shè)造成了許多困難，直接影響檔案現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展步伐。

　　組織規(guī)劃滯后，投入嚴(yán)重不足。檔案現(xiàn)代化建設(shè)周期長，投入大，難度高，必須通過合理有效的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，才能逐步取得成果。目前我國檔案現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)劃在總體框架、目標(biāo)、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容等方面還缺乏全面謀劃和統(tǒng)一部署，導(dǎo)致各地標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政，難以保證檔案現(xiàn)代化建設(shè)沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。同時，檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，無論是基礎(chǔ)設(shè)施的配置、應(yīng)用系統(tǒng)的使用，還是檔案資源的數(shù)字化工作，都需要投入大量的人、財、物等資源。但由于資金問題，多數(shù)地方只能將有限的經(jīng)費(fèi)投入到諸如檔案館（室）庫建設(shè)、檔案保管條件改善等更為迫切的工作中，這也是造成檔案現(xiàn)代化建設(shè)滯后的直接原因之一。

　　規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，相關(guān)立法規(guī)范滯后。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案專業(yè)管理軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重不足；檔案信息規(guī)范化管理缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，這些都直接影響著檔案現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。同時，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，而在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、易于復(fù)制特性，而檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用，這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的`問題，相關(guān)法律規(guī)范的制定迫在眉睫。

　　復(fù)合型專業(yè)人才不足，缺乏現(xiàn)代化建設(shè)的人才基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，要求檔案人員既要懂檔案管理，又要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。目前大多數(shù)檔案人員還停留在收發(fā)、查找的階段，專業(yè)知識單一，普通操作型人才多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航等復(fù)合型人才十分匱乏，在很大程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

　　三、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策建議

　�。ㄒ唬�樹立檔案管理現(xiàn)代化理念

　　檔案管理現(xiàn)代化本身就是檔案事業(yè)發(fā)展過程中的一個新課題。檔案工作要實現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向內(nèi)涵提升、素質(zhì)優(yōu)化、知識管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，必須“強(qiáng)化四種意識”，“實現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變”：

　　“強(qiáng)化四種意識”：強(qiáng)化服務(wù)大局意識。圍繞經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的中心工作，明確主題，找準(zhǔn)定位，選準(zhǔn)切入點，拓寬服務(wù)面，為各級領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門工作提供全面、及時、有效的服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)中發(fā)揮積極作用。強(qiáng)化檔案為民意識�，F(xiàn)代檔案管理工作要堅持以人為本，樹立檔案服務(wù)為民思想。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，客觀分析檔案利用的特點和規(guī)律，認(rèn)真研究社會對檔案的需求，突破傳統(tǒng)的日常接待利用方式，采取咨詢服務(wù)、史料匯編、檔案展覽等方式，積極主動地提供檔案利用。同時，要加快實現(xiàn)檔案檢索查閱的公開化、網(wǎng)絡(luò)化，為社會提供更多更好的檔案文化產(chǎn)品。強(qiáng)化法制意識。檔案利用工作的政策性很強(qiáng)，哪些內(nèi)容可以公開，哪些不宜公開；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必須根據(jù)不同對象和不同利用目的區(qū)別對待，嚴(yán)格按照保密規(guī)定和有關(guān)規(guī)章去操作。要強(qiáng)化法制意識和規(guī)范化意識，按照《保密法》、《檔案文件整理規(guī)則》和《檔案工作規(guī)范化管理》等法規(guī)規(guī)章的要求，落實電子檔案在形成、收集、保管、利用、安全等各個環(huán)節(jié)的工作，逐步建立現(xiàn)代化的檔案管理制度。強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案信息處理手段有了質(zhì)的飛躍。因此，必須樹立強(qiáng)烈的檔案管理現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)信息收集、存儲、加工、傳輸諸環(huán)節(jié)的智能化、網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。

　　實現(xiàn)“五個轉(zhuǎn)變”:從主要服務(wù)于政治的封閉保守型向既服務(wù)于政治又服務(wù)于社會大眾的開放型轉(zhuǎn)變;從重視檔案收集保管向重視檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)變;從傳統(tǒng)手工管理方式向以計算機(jī)管理為主的智能管理方式轉(zhuǎn)變;從側(cè)重檔案實體管理向側(cè)重檔案信息資源管理轉(zhuǎn)變;從主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治檔轉(zhuǎn)變。通過上述變革，走新型檔案工作發(fā)展之路，大力推進(jìn)檔案服務(wù)利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案基礎(chǔ)工作信息化，構(gòu)建一個管理體制優(yōu)、基礎(chǔ)設(shè)施好、信息化程度高、服務(wù)功能全，與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。

　　（二）抓好日常管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作

　　檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化就沒有現(xiàn)代化管理。

　　抓綜合管理：就是將各門類各種載體的檔案，作為一個整體實行統(tǒng)一的管理。這是有效保護(hù)檔案，充分發(fā)揮檔案整體效益的重要措施，是檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的基礎(chǔ)。

　　抓全程管理：在制定規(guī)范上，要明確文件材料的歸檔范圍，并加強(qiáng)指導(dǎo)，及時反饋，避免不規(guī)范的歸檔材料產(chǎn)生；在檔案收集上，明確制度規(guī)范，克服工作中的隨意性和盲目性；在整理分類上，要采用科學(xué)方法，將各種復(fù)雜的檔案材料進(jìn)行合理的分類。

　　抓標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)有了統(tǒng)一科學(xué)的準(zhǔn)則和依據(jù)，在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。要按照《檔案文件整理規(guī)則》和《檔案工作規(guī)范化管理》的規(guī)定，根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，在日常工作中抓好電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

　�。ㄈ�）加強(qiáng)檔案管理軟硬件環(huán)境建設(shè)

　　硬件建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的基本保障；軟件建設(shè)，是發(fā)揮檔案作用的重要抓手。硬件和軟件，好比是檔案事業(yè)發(fā)展的“兩條腿”，少了哪條“腿”，檔案事業(yè)都難以健康發(fā)展。

　　大力加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。全面推進(jìn)檔案館和檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，提高應(yīng)用計算機(jī)管理檔案的普及率，計算機(jī)及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一；加強(qiáng)檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，與政府電子政務(wù)外網(wǎng)（政務(wù)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺）聯(lián)通，并力爭實現(xiàn)一、二級立檔單位檔案專網(wǎng)聯(lián)通；推進(jìn)檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案館室的各項功能和作用。

　　做好檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)利用工作。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展趨勢。要加快普及應(yīng)用文書檔案一體化管理軟件系統(tǒng)，保證檔案信息交換和為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件；要加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作。把檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源，納入政府電子政務(wù)總體格局中，逐步構(gòu)建檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫；要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口；要積極促進(jìn)檔案信息資源共享。以檔案局（館）網(wǎng)站為主體，利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達(dá)的檔案工作信息網(wǎng)。

　�。ㄋ模┳⒅貦n案管理人員素質(zhì)的提高�，F(xiàn)代信息技術(shù)對檔案事業(yè)的影響愈來愈大，為了滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。主要途徑包括：

　　培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員既懂得檔案管理，又具有較高的計算機(jī)水平及合理的知識結(jié)構(gòu)。應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫，培養(yǎng)高素質(zhì)的“通才”。

　　抓好檔案工作人員的在職培訓(xùn)。抓好檔案人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)，提高整體水平。

　　合理配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)整合，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，

　　檔案管理現(xiàn)代化是一個不斷創(chuàng)新、發(fā)展的課題。如何順應(yīng)時代發(fā)展的需要，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)社會主義和諧社會的能力，值得我們檔案工作者深思。

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