有效改善組織溝通的方法

時(shí)間：2024-07-16 18:11:15 王娟好文我要投稿

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有效改善組織溝通的方法

　　組織溝通是人力資源管理中最為基礎(chǔ)和核心的環(huán)節(jié)，它關(guān)系到組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和組織文化的塑造。目前我國(guó)大多企業(yè)在組織溝通領(lǐng)域的確存在許多問(wèn)題。雖然有些問(wèn)題所導(dǎo)致的不良現(xiàn)象已有所反映，但是企業(yè)的管理者們卻不能正確認(rèn)識(shí)問(wèn)題的起源和本質(zhì)。所以，重視組織溝通、采取有效措施改善組織溝通是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的關(guān)鍵。下面是小編整理的有效改善組織溝通的方法，歡迎大家閱讀。

　　改善組織溝通的意義

　　組織溝通是管理中極為重要的部分。管理與被管理者之間有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓。美國(guó)著名未來(lái)學(xué)家奈斯比特曾指出：“未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)是管理的競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)在于每個(gè)社會(huì)組織內(nèi)部成員之間及其外部組織的有效溝通上。”

　　組織是按一定規(guī)則和程序?yàn)閷?shí)現(xiàn)其共同目標(biāo)而結(jié)集的群體，組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否取決于組織溝通是否暢通，有效的組織溝通有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動(dòng)和共享，可以提高組織的工作效率，增強(qiáng)組織決策的科學(xué)、合理性。另外行為科學(xué)理論告訴我們，組織成員并不是單純的物質(zhì)利益追求者，他們同時(shí)還有精神層次的需求。比如說(shuō)對(duì)組織（企業(yè)）的歸屬感、榮譽(yù)感和參與感，而這一切也都是借助于有效的組織溝通得以實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橹挥杏行У慕M織溝通，組織成員的意見(jiàn)、建議才能得到充分的重視；只有有效的組織溝通，組織成員的工作成績(jī)才能得到應(yīng)有的評(píng)價(jià)和認(rèn)可。從企業(yè)文化看來(lái)，企業(yè)文化是企業(yè)員工所共有的企業(yè)核心價(jià)值觀(guān)，屬意識(shí)范疇。企業(yè)文化的形成有賴(lài)于組織成員之間的良好溝通以達(dá)成最后價(jià)值觀(guān)的認(rèn)同。所以說(shuō)，組織溝通是一切企業(yè)管理行為的靈魂。

　　談起“組織溝通”，在任何一版《管理學(xué)原理》中必然有所涉及。其重要性自然可見(jiàn)。但似乎很多企業(yè)管理人員對(duì)此并沒(méi)有很大興趣，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為:溝通并不是很難的事，我們每天不都在企業(yè)內(nèi)外部進(jìn)行著各種各樣的溝通嗎？的確，我們無(wú)時(shí)無(wú)刻都在溝通，正如我們呼吸空氣一樣自然。可是，我們組織溝通的進(jìn)行并不是很有效、完善以及充分。結(jié)果就出現(xiàn)了許多信息扭曲，組織內(nèi)部充滿(mǎn)謠言蜚語(yǔ);上下級(jí)關(guān)系不和諧,同事之間相互猜忌，上層決策得不到充分地執(zhí)行等不良情況。這些對(duì)于組織（企業(yè)）來(lái)說(shuō)，都是組織發(fā)展的隱患問(wèn)題。如何有效地改善組織溝通以避免或減少這些問(wèn)題的出現(xiàn)呢？這是一個(gè)在當(dāng)今信息社會(huì)背景下組織（企業(yè)）領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員都值得重新審視和重視的問(wèn)題。

　　影響組織溝通的因素

　　組織溝通是企業(yè)最為常見(jiàn)的管理行為。從其行為構(gòu)成要素來(lái)看，它包括溝通背景、溝通發(fā)起者、溝通編譯碼、溝通渠道、溝通干擾、溝通接受者和溝通反饋。上述諸要素的科學(xué)合理配置、選擇與否對(duì)組織溝通的效果都有不同程度的影響。

　　同時(shí)任何組織的溝通總是在一定背景下進(jìn)行的，受到組織文化類(lèi)型的影響。企業(yè)的行為文化直接決定著員工的行為特征、溝通方式、溝通風(fēng)格，而企業(yè)的物質(zhì)文化則決定著企業(yè)的溝通技術(shù)狀況、溝通媒介和溝通渠道。

　　正如世界著名的GE公司，它的企業(yè)文化突出“以人為本”的經(jīng)營(yíng)哲學(xué)，鼓勵(lì)個(gè)人創(chuàng)造力的展現(xiàn)，并充分重視和強(qiáng)調(diào)個(gè)人，尊重個(gè)體差異。因此GE的溝通風(fēng)格是個(gè)體取向的，并直言不諱。企業(yè)內(nèi)部的員工在任何時(shí)候都會(huì)將自己的新思想和意見(jiàn)毫無(wú)掩飾和過(guò)濾的反映給上層管理者。而對(duì)于公司的管理協(xié)調(diào)，GE員工習(xí)慣于使用備忘錄、布告等正式溝通渠道來(lái)表明自己的看法和觀(guān)點(diǎn)。與此同時(shí)，前通用CEO杰克·韋爾奇在公司管理溝通領(lǐng)域提出了“無(wú)邊界理念”。GE公司“將各個(gè)職能部門(mén)之間的障礙全部清除，工程、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)以及其他部門(mén)之間的信息能夠自由流通，完全透明.”在這樣一個(gè)溝通理念的指引下,GE更為有效地使公司內(nèi)部信息最大程度上實(shí)現(xiàn)了共享。實(shí)踐證明:良好的企業(yè)必然具有良好的溝通,而良好的組織溝通必然由其良好的企業(yè)文化所決定。

　　除此之外,“領(lǐng)導(dǎo)者作風(fēng)”也是影響組織溝通的重要因素.社會(huì)心理學(xué)家勒溫曾把領(lǐng)導(dǎo)者在領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的極端工作作風(fēng)分為三種類(lèi)型:專(zhuān)制作風(fēng)、民主作風(fēng)和放任自流作風(fēng)．三種不同的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)對(duì)于組織溝通效果的影響是大不相同的．專(zhuān)制作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)行的是個(gè)人獨(dú)裁領(lǐng)導(dǎo)，把權(quán)利完全集中于自己手中．他個(gè)人獨(dú)斷設(shè)計(jì)工作中的一切，卻很少與組織成員進(jìn)行溝通，更談不上向組織成員征求決策意見(jiàn)。所以這種領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)表面上看來(lái)雖然是一種極為嚴(yán)格的管理，但無(wú)法顧及組織成員的精神與情感需求。因而，組織內(nèi)部彌漫著消極態(tài)度和對(duì)抗情緒。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看這種領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)必將有害于組織的發(fā)展與成長(zhǎng)。民主作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)則會(huì)把部分權(quán)力授權(quán)給組織成員，并積極提倡組織成員之間相互交流并商討組織事務(wù)與決策。同時(shí)，還關(guān)心他人，尊重他人，鼓勵(lì)組織成員提出新意見(jiàn)，好想法。最終達(dá)成良好的溝通氛圍，以至在最大程度上調(diào)動(dòng)了組織成員的積極性。而放任自流作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)雖也積極倡導(dǎo)組織內(nèi)部的良好溝通。但缺乏科學(xué)的管理，從而使得組織整體工作效率低下，甚至不能有效地完成組織目標(biāo)。

　　可見(jiàn)，影響組織溝通的因素是方方面面的。無(wú)論是溝通行為本身的流程要素，還是組織的領(lǐng)導(dǎo)行為風(fēng)格或組織文化，都直接對(duì)組織溝通產(chǎn)生重要影響。

　　改善組織溝通的途徑

　　目前，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)在組織溝通方面確實(shí)存在許多問(wèn)題。一些企業(yè)的內(nèi)部溝通渠道單一或不完善，缺乏靈活性，進(jìn)而企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞進(jìn)程緩慢，嚴(yán)重影響了企業(yè)的運(yùn)作進(jìn)程和決策效率。而另一些企業(yè)雖溝通渠道較為完善，但信息溝通反饋機(jī)制不健全，企業(yè)內(nèi)部的溝通發(fā)起者根本無(wú)從了解信息的傳遞進(jìn)程和決策的執(zhí)行程度。更有一些企業(yè)組織溝通所存在的問(wèn)題正是由于它們組織內(nèi)的溝通者缺乏一定的溝通技能造成的。針對(duì)這些實(shí)際情況，要有效改善組織溝通應(yīng)從以下幾方面入手。

　　首先，企業(yè)應(yīng)重視溝通者自身的溝通技能的提高。

　　提高組織溝通者自身的溝通技能是改善組織溝通的根本途徑.因?yàn)闇贤ㄕ咦陨砭褪墙M織溝通的行為主體，他們的文化知識(shí)水平、知識(shí)專(zhuān)業(yè)背景、語(yǔ)言表達(dá)能力和組織角色認(rèn)識(shí)等因素直接影響（制約）溝通的進(jìn)行。所以,本文認(rèn)為目前的企業(yè)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)：

　　1. 調(diào)整溝通心態(tài)。

　　隨著現(xiàn)代社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的高速發(fā)展，人與人之間的溝通方式因此也變得多樣、豐富。即使兩個(gè)相隔千山萬(wàn)水他們之間的交流溝通也會(huì)相當(dāng)容易。表面上看來(lái)，人們之間的溝通聯(lián)絡(luò)的確是越來(lái)越頻繁了。實(shí)際上呢？大多數(shù)的溝通已成為一種社會(huì)物質(zhì)利益所驅(qū)使的表層化的行為，其效果是可想而知的�！伴_(kāi)誠(chéng)布公”、“推心置腹”、“設(shè)身處地”都是悠久的中華文化所積淀的閃光詞匯，或許正是大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)溝通者所缺乏的一種溝通心態(tài)。所以，現(xiàn)代企業(yè)的組織溝通者不僅要做好企業(yè)運(yùn)作的程序化信息溝通，同時(shí)也應(yīng)重視組織成員之間的心靈溝通。

　　2. 學(xué)會(huì)傾聽(tīng)。

　　WILLIAM。R。TRACEY曾在《關(guān)鍵技能》一書(shū)中建議人力資源經(jīng)理花65%的時(shí)間傾聽(tīng)，25%的時(shí)間發(fā)言，余下的10%的時(shí)間才用于閱讀和寫(xiě)作。可見(jiàn),傾聽(tīng)對(duì)于溝通的重要性.可是,在人們長(zhǎng)期的傳統(tǒng)思維中,“溝通”是一種富有“動(dòng)作性”的動(dòng)感過(guò)程。自然而然，“傾聽(tīng)”這一“靜態(tài)”過(guò)程就被許多溝通者忽視了。但傾聽(tīng)恰恰是溝通行為中的核心過(guò)程。因?yàn)�，傾聽(tīng)能激發(fā)對(duì)方的談話(huà)欲，促發(fā)更深層次的溝通。另外，只有善于傾聽(tīng)，深入探測(cè)到對(duì)方的心理以及他的語(yǔ)言邏輯思維,才能更好的與之交流，從而達(dá)到溝通的目的。所以，一名善于溝通的組織者必定是一位善于傾聽(tīng)的行動(dòng)者。

　　3. 注重非言語(yǔ)信息。

　　據(jù)有關(guān)資料表明，在面對(duì)面的溝通過(guò)程中，那些來(lái)自語(yǔ)言文字的社交意義不會(huì)超過(guò)35%，換而言之，有65%是以非語(yǔ)言信息傳達(dá)的。非言語(yǔ)信息包括溝通者的面部表情、語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)、目光手勢(shì)等身體語(yǔ)言和副語(yǔ)言信息。非言語(yǔ)信息往往比言語(yǔ)信息更能打動(dòng)人。因此，如果你是組織溝通的信息發(fā)送者，你必須確保你發(fā)出的非語(yǔ)言信息強(qiáng)化語(yǔ)言的作用。如果你是組織溝通的信息接收者，你同樣要密切注視對(duì)方的非語(yǔ)言提示，從而全面理解對(duì)方的思想、情感。

　　其次，企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求有目的的健全組織的溝通渠道。

　　它對(duì)組織溝通效率的提高具有重要的決定意義。所以作為一個(gè)組織，要充分考慮組織的行業(yè)特點(diǎn)和人員心理結(jié)構(gòu)，結(jié)合正式溝通渠道和非正式溝通渠道的優(yōu)缺點(diǎn)，設(shè)計(jì)一套包含正式溝通和非正式溝通的溝通通道，以使組織內(nèi)各種需求的溝通都能夠準(zhǔn)確及時(shí)而有效的實(shí)現(xiàn)。

　　目前，大多數(shù)企業(yè)的組織溝通還是停留在指示、匯報(bào)和會(huì)議這些傳統(tǒng)的溝通方式上。它們不能順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、組織成員心理結(jié)構(gòu)以及需求層次的變化，而采用因人制宜、因時(shí)制宜的有效溝通方式。從而使得組織成員的精神需求不能得到充分滿(mǎn)足，譬如：它們自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和對(duì)組織的歸屬感、集體榮譽(yù)感和參與感的滿(mǎn)足。

　　定期的領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面和不定期的群眾座談會(huì)就是一種很好的正式溝通渠道，它也能切實(shí)的解決上述存在的問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面會(huì)是讓那些有思想有建議的員工有機(jī)會(huì)直接與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，一般情況下，是由于員工的意見(jiàn)經(jīng)過(guò)多次正常途徑的溝通仍未得到有效回復(fù)。群眾座談會(huì)則是在管理者覺(jué)得有必要獲得第一手的關(guān)于員工真實(shí)思想、情感時(shí)，而又擔(dān)心通過(guò)中間渠道會(huì)使信息失真而采取的一種領(lǐng)導(dǎo)與員工直接溝通的方法。與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面會(huì)相比，群眾座談會(huì)是由上而下發(fā)起的，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是溝通的主動(dòng)方，而領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面會(huì)則是應(yīng)下層的要求而進(jìn)行的溝通。至于具體形式的采用，還是應(yīng)根據(jù)組織的實(shí)際情況來(lái)決定。

　　在非正式溝通渠道方面，大多企業(yè)也同樣存在著類(lèi)似的問(wèn)題。它們不是利用現(xiàn)有的資源、技術(shù)條件及時(shí)有效的對(duì)溝通渠道進(jìn)行改進(jìn)和完善。從而使得一些非正式渠道顯得過(guò)于呆板和陳舊，同時(shí)也不易控制�，F(xiàn)代企業(yè)近年來(lái)采用的郊游、聯(lián)誼會(huì)、聚會(huì)等形式未嘗不是非正式溝通的良好方式。這些渠道既能充分發(fā)揮非正式溝通的優(yōu)點(diǎn)，又因它們都屬于一種有計(jì)劃、有組織的活動(dòng)而能夠易于被組織領(lǐng)導(dǎo)者控制，從而大大減少了信息失真和扭曲的可能性。

　　同時(shí)隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也已被引介于組織的溝通領(lǐng)域。這正是組織溝通領(lǐng)域的變革和飛躍。電子網(wǎng)絡(luò)因其快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，極大地提高了組織溝通的效率。另外，網(wǎng)絡(luò)也因其“虛擬性”――這一特點(diǎn)，為非正式溝通提供了良好的溝通平臺(tái)。

　　一些企業(yè)和組織相繼都在自己的網(wǎng)站設(shè)立了論壇、BBS公告等多種非正式的溝通渠道。在這些渠道當(dāng)中，組織成員的溝通一般是在身份隱蔽的前提下進(jìn)行的。所以，這些溝通信息能夠較為真實(shí)的反映組織成員的一些思想情感和想法。對(duì)于組織領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，掌握了解這些信息資料對(duì)他們?nèi)蘸蟮墓芾頊贤ㄒ彩谴笥旭砸娴摹?/p>

　　再次，企業(yè)還應(yīng)注重組織溝通反饋機(jī)制的建立。沒(méi)有反饋的溝通不是一個(gè)完整的溝通，完整的溝通必然具備完善的反饋機(jī)制。否則，溝通的效果會(huì)大大降低。但是目前很多組織卻沒(méi)有重視到溝通反饋的作用，所以這應(yīng)該引起組織溝通者的重視。

　　反饋機(jī)制的建立首先應(yīng)從信息發(fā)送者入手。信息發(fā)送者在傳遞信息后應(yīng)該通過(guò)提問(wèn)以及鼓勵(lì)接收者積極反饋來(lái)取得反饋信息。另外，信息傳送者也應(yīng)仔細(xì)觀(guān)察對(duì)方的反應(yīng)或行動(dòng)以間接獲取反饋信息。因?yàn)榉答伩梢允怯幸獾�，也可以是無(wú)意的。所以，信息接受者不自覺(jué)流露出的震驚、興奮等表情，都是反饋信息的重要組成部分。作為信息接受者，在溝通反饋中實(shí)際上處于主體地位。但他們往往會(huì)因?yàn)樾畔l(fā)送者（通常是上級(jí)管理者）的權(quán)力威懾，而不能客觀(guān)準(zhǔn)確的做出信息反饋。這就需要接受者端正溝通心態(tài)，以實(shí)事求是的態(tài)度對(duì)待信息溝通尤其是信息反饋。信息發(fā)送者也應(yīng)積極接受接收者的反饋信息，使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通。

　　最后，企業(yè)要注重組織溝通環(huán)境的改善。不難理解，組織溝通總是在一定環(huán)境下進(jìn)行的，溝通的環(huán)境是影響組織溝通的一個(gè)重要因素。這種環(huán)境包括組織的整體狀況，組織中人際關(guān)系的和諧程度，組織文化氛圍和民主氣氛、領(lǐng)導(dǎo)者的行為風(fēng)格等。

　　組織中和諧的人際關(guān)系是優(yōu)化溝通環(huán)境的前提。平時(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)者可以多開(kāi)展一些群體活動(dòng)（球賽、觀(guān)看演出、聚餐等），鼓勵(lì)工作中員工之間的相互交流、協(xié)作，強(qiáng)化組織成員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。這些措施一定程度上都能起到促進(jìn)人際關(guān)系和諧的作用。另外，組織成員之間也應(yīng)相互尊重差異，促進(jìn)相互理解，在此前提下的人際溝通也將會(huì)更有效的改善人際關(guān)系。

　　組織中民主的文化氛圍和科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)者作風(fēng)是良好的溝通環(huán)境的核心要素。所以，組織者應(yīng)致力于營(yíng)造一種民主的組織氛圍，組織領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)適當(dāng)?shù)母纳谱约侯I(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和水平。在這個(gè)方面，美國(guó)企業(yè)的一些做法是值得推崇的。在這些企業(yè)管理人員辦公室的門(mén)總是敞開(kāi)的，隨時(shí)歡迎下屬來(lái)溝通情況，交換想法。同時(shí)他們還在組織內(nèi)部設(shè)立了獎(jiǎng)勵(lì)基金，獎(jiǎng)勵(lì)那些善于提出自己的想法和意見(jiàn)并有利于組織發(fā)展的成員。與此同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)方式上，他們善于充分發(fā)揮管理者非權(quán)力性影響力的作用，憑借自身的人格魅力去領(lǐng)導(dǎo)人，而不是權(quán)力去領(lǐng)導(dǎo)人。并且他們善于和組織成員進(jìn)行私人性的溝通，準(zhǔn)確、全面地了解組織成員的思想感情，為組織的管理溝通打好了良好的基礎(chǔ)。

　　擴(kuò)展：有效溝通的方法：十個(gè)溝通技巧

　　1、不要三心二意。

　　專(zhuān)注當(dāng)下。不僅僅是放下手機(jī)、電腦、而是進(jìn)入到談話(huà)的情景當(dāng)中去。如果你想退出談話(huà)就退出，不要身在曹營(yíng)心在漢。

　　2、不要好為人師。

　　準(zhǔn)備好在談話(huà)中學(xué)習(xí)。如果你想在一場(chǎng)談話(huà)中發(fā)表的言論，別人不反對(duì)、不討論等，你就寫(xiě)博客去。著名的治療師M斯科特派克（《少有人走過(guò)的路》作者）說(shuō)過(guò)：真正的傾聽(tīng)是需要把自己放在一邊，這意味著，你要把自己的觀(guān)點(diǎn)放在一邊。

　　3、使用開(kāi)放性的問(wèn)題。

　　學(xué)習(xí)記者采訪(fǎng)方式，以who，where，when，hwo，what開(kāi)始。如果你問(wèn)一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題，也許會(huì)得到一個(gè)簡(jiǎn)單的回答。如：你當(dāng)時(shí)恐懼嗎答：是的。讓對(duì)方去描述，如：那是什么樣子的你感覺(jué)如何

　　4、順其自然。

　　不要固定在自己的計(jì)劃和念頭上，想法會(huì)在有頭腦中出現(xiàn)，你需要把它表達(dá)出來(lái)。

　　5、如果你不知道，就說(shuō)你不知道。

　　謹(jǐn)慎發(fā)言，要為談話(huà)負(fù)責(zé)。

　　6、不要把自己的經(jīng)歷和他人比較。

　　當(dāng)別人在談?wù)搶?duì)工作的困擾時(shí)，不要馬上就說(shuō)你有多么討厭你的工作。每個(gè)人的經(jīng)歷都是不一樣的，交談不是用來(lái)推銷(xiāo)自己的。

　　7、別重復(fù)自己所說(shuō)的話(huà)。

　　這很咄咄逼人，也很無(wú)聊。

　　8、少說(shuō)廢話(huà)。

　　別人有時(shí)不關(guān)心你要說(shuō)的細(xì)節(jié)，他們關(guān)心你是怎樣一個(gè)人。

　　9、認(rèn)真傾聽(tīng)。

　　談話(huà)的目的是理解而不是回應(yīng)，