文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)大全
對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)，下面是小編幫大家整理的文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)大全，希望大家喜歡。
一、基礎(chǔ)知識(shí)
秘書(shū)工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書(shū)工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書(shū)工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書(shū)工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。
1. 科學(xué)文化知識(shí)
基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過(guò)歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識(shí) 哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。
3. 政策法規(guī)知識(shí) 這是作為秘書(shū)工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線、方針、政策和國(guó)家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。
二、專(zhuān)業(yè)知識(shí)
是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。
1 理論知識(shí)，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識(shí)，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論， 也是秘書(shū)工作的基本理論知識(shí)，秘書(shū)指導(dǎo)思想。 分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。
2 業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。
3 行業(yè)知識(shí)，秘書(shū)工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。
三 、相關(guān)知識(shí)
秘書(shū)工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。
1 新的.學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2 管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。
3 社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。
4 心理學(xué)知識(shí)。
四 、社會(huì)知識(shí)
國(guó)際知識(shí)，當(dāng)前國(guó)際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。 國(guó)內(nèi)知識(shí)，國(guó)情，民情，民俗，民風(fēng)等 。
文秘專(zhuān)業(yè)內(nèi)容：
一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)。可以這么說(shuō)，文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢?具體說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的?讀寫(xiě)技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力�！迸c此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著?應(yīng)該怎樣寫(xiě)?。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱(chēng)職的秘書(shū)人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
文秘必須掌握的電腦技巧
一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)
1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置
選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符;“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
2、插入頁(yè)號(hào)
選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端(頁(yè)腳)”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”;字體任意;奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。
3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”;垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“
中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。
5、文號(hào)制作
平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。
上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離;簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。 注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體;主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認(rèn)即可)。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據(jù)模板建立新公文：
選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。
2.制作公文正文內(nèi)容：
正文內(nèi)容根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：
標(biāo) 題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示; 主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式;
正 文——三號(hào)仿宋字體;
成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號(hào)的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。
文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無(wú)填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)了，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊!
【文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)大全】相關(guān)文章：
文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)09-17
文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)有什么09-22
文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)及常識(shí)大全04-10
文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)包含哪些09-13
文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)包括哪些09-13