文秘專業(yè)知識及常識

時間：2021-04-10 15:24:38 文秘資料我要投稿

文秘專業(yè)知識及常識大全

　　文秘工作綜合性決定秘書人員既要具有廣闊知識面又要有深厚專業(yè)知識。下面是文秘專業(yè)知識及常識大全，歡迎參考閱讀！

文秘專業(yè)知識及常識大全

　　1文秘專業(yè)知識

　　文秘專業(yè)知識介紹

　　一個稱職秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備能力。其中文字表達能力是最重要、最基本，也是實現(xiàn)其它能力基礎(chǔ)。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員基本功，是“看家”本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作能力呢？具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確態(tài)度和濃厚興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國著名未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件最重要事情應(yīng)該記住，而其中一件就是：在這個文字密集社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本讀寫技能。這里所說讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力。”與此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好老師。對寫作有強烈責(zé)任感和濃厚興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢？我們回答是肯定。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法。我們所學(xué)文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評大作家，他作品，全部就說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　最后，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

　　寫作是一種技能，技能提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細修改。多修改自己文章也是提高文秘寫作能力一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面規(guī)律，也是寫文章責(zé)任心強一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作體驗，就多一項具體收獲。作為稱職秘書人員，要有高度責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章良好良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們意見，克服怕人挑“刺”思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

　　一、紅頭文件制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、進行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

　　3、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo) 題——二號小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

　　正文——三號仿宋字體；

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字距離，“○”和六角符號輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來，要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)��！