公司收發(fā)快遞管理規(guī)定
公司收發(fā)快遞管理規(guī)定1
1.總則：
為了規(guī)范公司辦公所需快遞物品的接收分發(fā)管理，避免造成丟失、損壞及其他不必要的損失，特制定本辦法。
2.范圍：
本公司所有員工
3.定義：
3.1快遞物品：指公司及員工因工作和個(gè)人需要，接收到的快遞物品，包括信件、文件、資料，貨物以及其他貨品等。
3.2公司性快遞件：指公司及員工因工作需要，接收到的快遞物品。
3.3非公司性快遞件：指員工因個(gè)人需求，接收到的快遞物品。
4.職責(zé)與權(quán)責(zé)：
4.1：辦公室接待室：負(fù)責(zé)公司快遞物品的接收分發(fā)管理。
4.2：其他部門(mén)：負(fù)責(zé)部門(mén)快遞物品的接收。
5.公司性快遞件接收?qǐng)?zhí)行說(shuō)明：
5.1事前確定收到快遞的簽收與分發(fā)(各部門(mén)辦理業(yè)務(wù)時(shí)已知要到達(dá)的快遞，包括合同往來(lái)件、購(gòu)置物品等)
5.1.1各部門(mén)辦理快遞時(shí)，應(yīng)確定具體聯(lián)系人，向快遞公司提出到貨電話(huà)通知。
5.1.2各部門(mén)確定有快遞物品即將到達(dá)前，應(yīng)提前通知辦公室接待室做好接收準(zhǔn)備。
5.1.3快遞到達(dá)后，快遞公司電話(huà)通知各部門(mén)具體負(fù)責(zé)辦理人員，由各部門(mén)具體負(fù)責(zé)辦理人員直接驗(yàn)收簽收。
5.1.4各部門(mén)具體辦理人員無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)接收，可委托他人驗(yàn)收簽收。也可通知辦公室接待室，由公司辦公室接待室簽收，并在《郵件簽收登記表》登記，物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對(duì)。辦公室接待室不承擔(dān)驗(yàn)收責(zé)任。
5.1.5辦公室接待室收到快遞不做通知，各部門(mén)具體負(fù)責(zé)人員應(yīng)在當(dāng)天領(lǐng)取，每超過(guò)一天罰款50元，周六、周日休息期接收的快遞，次周一必須領(lǐng)取。
5.2未知快遞件接收
5.2.1快遞到達(dá)后，由公司辦公室接待室簽收，并在《郵件簽收登記表》登記，并做好外包裝驗(yàn)收，外包無(wú)破損進(jìn)行接收，并通知有關(guān)部門(mén)領(lǐng)取，有關(guān)部門(mén)必須在接到通知當(dāng)天完成領(lǐng)取。
5.2.2快遞到達(dá)后，由公司辦公室接待室外包裝驗(yàn)收有破損，公司辦公室接待室不做接收，并聯(lián)系有關(guān)部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收接收。
5.2.3無(wú)法確定具體負(fù)責(zé)部門(mén)的快遞件，外包裝無(wú)破損，由辦公室接待室直接接收;外包裝有破損，由辦公室負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收無(wú)問(wèn)題接收，并根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行呈報(bào)，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)。
5.2.4物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對(duì)。
5.3除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，原則上不得由他人代簽，如因此造成貨物遺失，短少或調(diào)包等后果，代簽人需承擔(dān)全部責(zé)任。
6.非公司性快遞件接收?qǐng)?zhí)行說(shuō)明：
6.1快遞接收
6.1.1在辦理個(gè)人快遞時(shí)，應(yīng)向快遞公司提出到貨電話(huà)通知。
6.1.2快遞到達(dá)，快遞員電話(huà)通知個(gè)人后，個(gè)人電話(huà)委托接待室簽字接收，接待員未接到委托通知不應(yīng)接收。
6.1.3接待員接受委托后，簽字接收快遞，但不承擔(dān)驗(yàn)貨、清點(diǎn)和質(zhì)量責(zé)任。
6.2快遞領(lǐng)取
6.2.1個(gè)人快遞必須在接待員接收當(dāng)日領(lǐng)取，接待員不作通知，延期不負(fù)保管責(zé)任。
6.2.2本人無(wú)法領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)委托同事領(lǐng)取。
6.2.3行政人員周六、周日到達(dá)快遞，次周一必須完成領(lǐng)取。
6.2.4個(gè)人快遞領(lǐng)取時(shí)，要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對(duì)。
6.附件
6.1《郵件發(fā)送登記表》
公司收發(fā)快遞管理規(guī)定2
一、目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確，特制定本規(guī)定。
二、范圍
本規(guī)定中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內(nèi)部到付取件，從而實(shí)際產(chǎn)生公司快遞費(fèi)用支出的活動(dòng)。
三、權(quán)責(zé)
3.1、行政前臺(tái)、值班人員：負(fù)責(zé)公司快遞物品的收件管理。
3.2、物流部：負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的收發(fā)管理。
3.3、各部門(mén)：對(duì)本部門(mén)的快遞費(fèi)進(jìn)行管控、寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。
四、作業(yè)要求：
4.1、快遞的接收
4.1.1、行政部前臺(tái)、當(dāng)天值班人員或物流部在收到快遞時(shí)，應(yīng)核對(duì)以下內(nèi)容：
�、偈占耸欠駷楸竟救藛T，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退回;
②優(yōu)先通知收件人本人簽收;
�、蹤z查信件、快遞包裝是否完好無(wú)損;
�、芰私馇宄顿M(fèi)情況(如是到付，需聯(lián)系收件人收件或電話(huà)知會(huì)收件人，收件委托其他人簽收處理);
�、菘爝f物品與《快遞單》內(nèi)容(特別是托寄內(nèi)容)是否無(wú)誤。
4.1.2、在《快遞單》收件人簽名處簽上本人的名字，并注明日期和時(shí)間，然后在《快遞簽收記錄表》上登記快遞情況(收件人本人簽收快遞可不登記);
4.1.3、通知快遞收件人到前臺(tái)領(lǐng)取，快遞收件人在《快遞簽收記錄表》上簽字接收，特殊情況下，收件人不在公司，可拔打手機(jī)號(hào)碼告知對(duì)方，快遞收件人若交待告知部門(mén)同事幫忙代領(lǐng)，代領(lǐng)取人必須在《快遞簽收記錄表》上簽字確認(rèn)，以備查驗(yàn)核對(duì)。
4.1.4、如是到付件，收件人應(yīng)提前填寫(xiě)《快遞收發(fā)申請(qǐng)表》(返修機(jī)有維修退貨單的除外)，交上級(jí)主管批準(zhǔn)后交物流部簽收、報(bào)銷(xiāo)。
4.2、快遞的發(fā)送
4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫(xiě)《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》(有出貨申請(qǐng)單、維修送貨單及快遞費(fèi)用不是公司付款的除外)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可將《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》、《快遞單》、快遞物件一起交往物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。(各需求部門(mén)于每日16:30前提出需求)，《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》未經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，且快遞費(fèi)用可酌情不予報(bào)銷(xiāo)，或本人承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。
4.2.2、發(fā)貨人自行清點(diǎn)及打包好物品(發(fā)貨人應(yīng)打包扎實(shí)確保在運(yùn)輸過(guò)程中安全可靠)，交到物流部，對(duì)于打包有問(wèn)題的.物品，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品。
4.2.4、填寫(xiě)快遞單：用正楷字清晰填寫(xiě)收件方和寄件方詳細(xì)資料(地址、收件人、聯(lián)系電話(huà)、郵編等)。
4.2.5、底單按月份與登記表一同保存，月底結(jié)算快遞費(fèi)用;物流部負(fù)責(zé)核對(duì)費(fèi)用清單，核對(duì)無(wú)誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行支付。
4.3、寄件、付費(fèi)相關(guān)規(guī)定
4.3.1、快遞公司選擇參照表：
4.3.2、選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本;寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù)責(zé)任的選擇性?xún)r(jià)比高的快遞公司，以低成本完成寄件;能以普通郵寄處理的不選擇快遞。
4.3.3、針對(duì)各客戶(hù)返回返修機(jī)(指已過(guò)保)，往返快遞費(fèi)一律由客戶(hù)支付，經(jīng)批準(zhǔn)的特殊情況除外;
4.3.4、針對(duì)各客戶(hù)返回返修機(jī)(指未過(guò)保)，雙方(指我司、對(duì)方)寄出快遞一律由雙方自付快遞費(fèi)運(yùn);特殊情況下客戶(hù)發(fā)貨采用到付的，返修機(jī)器返回客戶(hù)時(shí)，也采用到付的支付方式;且不可采用順豐、EMS、航空(選擇以上的需客戶(hù)支付)等快運(yùn)，只可采取物流、普通快遞(廣東省內(nèi)采用普通快遞)。
4.3.5、公司給各總代理、加盟商等所有客戶(hù)的出貨(包含成品、收費(fèi)配件等)一律以《出貨申請(qǐng)單》上批準(zhǔn)的(包含快遞公司、物流方式、付款方式等)為準(zhǔn)執(zhí)行;
4.3.6、客戶(hù)申請(qǐng)的配件首重內(nèi)可優(yōu)先選擇順豐快遞(超首重的選擇順豐、EMS、航空等快運(yùn)，發(fā)前應(yīng)該先與客戶(hù)溝通快遞方式)，運(yùn)費(fèi)全部以到付方式;
4.3.7、所有發(fā)票均可以選擇EMS(優(yōu)先)、順豐快遞配送;
4.3.8、普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。
4.4、費(fèi)用管控
4.4.1、所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門(mén)，月底物流部提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并交給財(cái)務(wù)存根。
4.4.2、對(duì)于快遞費(fèi)過(guò)高的部門(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交后交財(cái)務(wù)部。
4.4.3、物流部每月有1500元快遞備用金，收件或寄件超過(guò)100元以上的，指定收件人或寄件人應(yīng)該提前知會(huì)物流部。
4.4.4、如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品(含采購(gòu)物料、返修機(jī))產(chǎn)生的費(fèi)用，將歸各業(yè)務(wù)部門(mén)費(fèi)用核算。
4.5遺損件索賠
4.5.1寄(收)件人發(fā)現(xiàn)所寄(收)快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)或物流部，由前臺(tái)或物流部與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。
4.5.2前臺(tái)或物流部須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞遺失/損壞登記表》上，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。
4.6、其它要求
4.6.1、嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的10倍處罰。
4.6.2、嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。
4.6.3、為便于寄回公司物品損壞時(shí)的索賠，如需選擇公司合作之外的物流公司，必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。
4.6.4、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由物流部保管(保管期為三年)，便于對(duì)賬和查詢(xún)。
4.6.5、為了保證前臺(tái)、物流部已簽收快遞的安全和維護(hù)公司前臺(tái)的形象，要求收件人或委托人必須在前臺(tái)、物流部通知后即時(shí)將收件從前臺(tái)領(lǐng)走(下班簽收的快遞除外)，如果當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對(duì)收件人可記績(jī)效投訴一次。
4.6.6、各相關(guān)部門(mén)應(yīng)知會(huì)寄件人(供應(yīng)商、客戶(hù)等)，盡量選擇與公司有合作關(guān)系的快遞公司(順豐、德邦、龍邦、韻達(dá)、盛翔穎)，重要文件采用順豐快遞。
4.6.7、所有寄出快遞需經(jīng)物流部寄出，未經(jīng)物流部同意寄出的快遞由相關(guān)部門(mén)自行處理。
五、相關(guān)單據(jù)：
5.1、快遞發(fā)送申請(qǐng)表
5.2、出貨申請(qǐng)單
5.3、物流跟蹤表
5.4、快遞簽收記錄表
5.5、快遞遺失/損壞登記表
六、執(zhí)行時(shí)間：20xx年二月一日起開(kāi)始執(zhí)行。
公司收發(fā)快遞管理規(guī)定3
1.目的
規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.定義：
快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送或收取的文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。
3.權(quán)責(zé)
3.1人力資源部負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對(duì)收取的快遞件進(jìn)行登記，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，對(duì)于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)(保管期限為簽收快遞件當(dāng)天17：15前)。
3.2收發(fā)快遞相關(guān)人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。
4.內(nèi)容
4.1
4.1.1快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性?xún)r(jià)比高的快遞公司。前臺(tái)對(duì)寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行評(píng)定。
4.1.2填寫(xiě)快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫(xiě)收件方和寄件方詳細(xì)資料(地址、收件人、聯(lián)系電話(huà)、郵編等)。
4.1.3檢查與包裝：人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)寄件的檢查審核，并把所寄物品的屬性進(jìn)行詳細(xì)登記，檢查審核通過(guò)后，由寄件人按照快遞公司的包裝要求進(jìn)行包裝，并把快遞單貼于包裝盒上。
4.1.4前臺(tái)(電話(huà))通知快遞公司來(lái)公司收件，并保留寄件單據(jù)。
4.2寄件規(guī)定
4.2.2重型物件(達(dá)5kg以上的非貴重配件)、產(chǎn)品樣品、普通資料類(lèi)原則上均選一般的快遞公司(非順豐快遞)，若是特急件，分管副總審批后可選順豐快遞等郵寄方式。
4.2.3普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。
4.2.4嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。
4.2.5嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。
4.2.6前臺(tái)每月對(duì)所有寄件費(fèi)用按部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
4.3收件規(guī)定
4.3.1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由前臺(tái)簽收、登記后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)責(zé)任人簽字領(lǐng)取。
4.3.2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，前臺(tái)應(yīng)及時(shí)通知收件人辦理付款手續(xù)收件。
4.3.3貴重物品和公司秘密文件，原則上由前臺(tái)通知收件人到前臺(tái)自領(lǐng)，如收件人無(wú)法領(lǐng)取時(shí)，由前臺(tái)與收件人確認(rèn)后再辦理代收手續(xù)。
4.3.4前臺(tái)簽收所有快遞件必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門(mén)相關(guān)人員直接簽收。
4.3.5公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺(tái)保管(保管期為一年)，便于對(duì)賬和查詢(xún)。
4.3.6為了保證前臺(tái)已簽收快遞件的安全和維護(hù)公司前臺(tái)的形象，要求收件人(代收人)必須在前臺(tái)通知后即時(shí)將快遞件從前臺(tái)領(lǐng)走，如當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對(duì)收件人罰款50元。
4.3.7前臺(tái)已簽收的快遞件并通知收件人來(lái)領(lǐng)取的，如當(dāng)天未領(lǐng)走造成遺失或損壞由收件人自行負(fù)責(zé)。
4.4遺損件索賠
4.4.1寄(收)件人發(fā)現(xiàn)所寄(收)快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)，由前臺(tái)與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄(收)件人須給予相關(guān)配合。
4.4.2前臺(tái)須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)快遞公司的服務(wù)水平。
4.5附件
4.5.1《快遞件收發(fā)(簽收)登記表》
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