行政部主管工作職責(zé)
行政部主管工作職責(zé)1
崗位職責(zé)
1、具體執(zhí)行行政事務(wù)工作,制定每年、每月和每周工作計劃;
2、負(fù)責(zé)草擬公司的行政規(guī)章,經(jīng)簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行,并注意收集執(zhí)行情況,從公司的實際出發(fā),不斷完善公司的規(guī)章制度;
3、負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況,注意收集各方面的意見、建議、先進(jìn)事例和存在問題,并向經(jīng)理報告;
4、協(xié)助上級經(jīng)理協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系,努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢;
5、負(fù)責(zé)督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作,確保辦公室各項功能的有效發(fā)揮;
6、具體承辦公司各種資質(zhì)和認(rèn)證的報批、年審、復(fù)檢等;
7、根據(jù)經(jīng)理指示,負(fù)責(zé)安排公司的各類會議,做好會議記錄,安排并做好會務(wù)工作,組織編寫會議紀(jì)要或有關(guān)的決議,檢查會議精神的貫徹落實情況;
8、負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等;
9、負(fù)責(zé)做好公司營業(yè)執(zhí)照等文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔、借用和保管工作;
10、負(fù)責(zé)管理、起草、修改各類合同,完成后報上級經(jīng)理審批,協(xié)助完成公司招、投標(biāo)書的制作等;
11、負(fù)責(zé)計算機及網(wǎng)絡(luò)的配置、構(gòu)建和維護(hù),負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的建立、維護(hù)、管理與更新,在公司進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)宣傳方面提供實施方案及技術(shù)支持;
12、協(xié)助組織與安排公司活動;
13、負(fù)責(zé)公司本部環(huán)境衛(wèi)生、防火、防盜及交通等安全管理工作;
14、負(fù)責(zé)對協(xié)助上級經(jīng)理對外事務(wù)協(xié)調(diào),負(fù)責(zé)審查公司質(zhì)量環(huán)境體系文件,內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊;
15、按照上級經(jīng)理的指示搞好專項調(diào)查研究,擬寫調(diào)查報告,提供決策依據(jù);
16、認(rèn)真完成上級經(jīng)理交辦的其它工作。
職責(zé)規(guī)定
1、對公司證件和文書檔案管理不嚴(yán),發(fā)生失密、泄密或丟失、損失、過期負(fù)責(zé);
2、對下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé);
3、對得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時向上級經(jīng)理反映,以致造成損失負(fù)責(zé);
4、對辦公室行文的'差錯,收集與整理資料失實而造成的后果負(fù)責(zé);
5、對公文、函件、報刊傳遞不及時,或發(fā)生誤傳遺失現(xiàn)象,影響工作負(fù)責(zé);
6、對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求,進(jìn)行工作落實和檢查負(fù)責(zé);
7、對合同檔案管理不當(dāng),導(dǎo)致合同缺失、續(xù)簽延遲或產(chǎn)生壞賬負(fù)責(zé);
工作細(xì)化
在本部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下開展工作,對本部門經(jīng)理負(fù)責(zé),每周五下午向本部門經(jīng)理提交一周工作小結(jié);
1、對本職工作作細(xì)致的總結(jié)和規(guī)劃,制定每月工作完成情況和下月計劃,于每月底報上級經(jīng)理查閱;《本月工作完成情況》《月工作計劃》
2、全面匯總和熟悉公司規(guī)章制度,包括質(zhì)量和環(huán)境認(rèn)證體系文件,每季度核查一次制度和體系文件的完整和規(guī)范情況,及時更新和補充,盡量做到完善和行之有效;《公司規(guī)章制度一覽表》
3、負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況,匯總后每月向上級經(jīng)理匯報一次,匯報文件須包括已完成情況、未完成事項以及未完成原因,積極提供解決方案,重要緊急事項每日作口頭匯報。注意收集各方面的意見、建議、先進(jìn)事例和存在問題,并向經(jīng)理報告;《工作聯(lián)系單》《聯(lián)絡(luò)工作執(zhí)行情況匯總》
4、積極聯(lián)絡(luò)辦公室各職能部門工作,確保辦公室各項功能的有效發(fā)揮;
5、具體承辦公司各種資質(zhì)和認(rèn)證的報批、年審、復(fù)檢等工作,熟知公司各類證照,每年一月份向上級經(jīng)理上報本年度各類報批、年審復(fù)檢計劃,經(jīng)審批后嚴(yán)格按計劃執(zhí)行;《證照年審復(fù)檢年計劃清單》
6、每月第二周星期二安排公司辦公例會,做好會議通知和安排工作,并于會后2個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的編寫,檢查會議精神的貫徹落實情況,臨時會議根據(jù)上級經(jīng)理指示合理安排;《會議簽到表》《會議紀(jì)要》
7、負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等;
8、負(fù)責(zé)做好公司營業(yè)執(zhí)照等文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔、借用和保管工作;《文件發(fā)放回收記錄表》《文件/記錄銷毀清單》《外來文件接收登記表》《外來文件處理表》《文件/資料借閱登記表》《內(nèi)部文件接收登記表》
9、負(fù)責(zé)公司各類合同的起草、修改和執(zhí)行情況的監(jiān)督管理工作,將有效期內(nèi)的合同統(tǒng)一掃描歸檔,制作電子清單,并實時與各管理處、財務(wù)部聯(lián)系,做好合同執(zhí)行情況匯總,每月月末將合同匯總清單報至上級經(jīng)理審查,涉及各部門的合同必須以電子檔的形式發(fā)至各部門,及時進(jìn)行更新,對即將到期合同進(jìn)行匯總,原則上于到期日前2個月納入到預(yù)到期合同匯總表,每月上報;《合同用印單》《合同臺帳》《合同履行情況表》《預(yù)到期合同匯總表》
10、時常登陸公司網(wǎng)站,檢查網(wǎng)站運行情況是否良好,每月對公司網(wǎng)站更新一次,每年年底對公司網(wǎng)站運營所達(dá)到的效果進(jìn)行匯總并提出相關(guān)意見和建議;
11、根據(jù)公司每兩年內(nèi)實行一次旅游和體檢活動,于每年年初制定活動計劃,報上級經(jīng)理審批后執(zhí)行,在協(xié)助組織與安排公司活動中充分做到合理、安全、有效,臨時活動也須上報活動計劃;《公司活動計劃》
12、負(fù)責(zé)公司本部環(huán)境衛(wèi)生、防火、防盜及交通等安全管理工作;
13、負(fù)責(zé)協(xié)助上級經(jīng)理對外事務(wù)協(xié)調(diào),負(fù)責(zé)配合品質(zhì)管理部審查公司質(zhì)量環(huán)境體系文件在各部門的落實情況及全程跟蹤實施質(zhì)量環(huán)境體系認(rèn)證工作;
14、按照上級經(jīng)理的指示搞好專項調(diào)查研究,擬寫調(diào)查報告,提供決策依據(jù);
15、熟悉掌握物業(yè)行業(yè)法律法規(guī),實施了解市場行情,協(xié)助完成公司招、投標(biāo)書的制作和招投標(biāo)工作。
16、認(rèn)真完成上級經(jīng)理交辦的其它工作。
行政部主管工作職責(zé)2
崗位名稱:行政人事主管
直接上級:總經(jīng)理
崗位性質(zhì):開展人事及行政工作
管理權(quán)限:受總經(jīng)理委托,行使對公司人事、行政工作全過程的管理權(quán)限,并承擔(dān)報告公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù)。
管理職能:處理公司的行政事務(wù)和人事事務(wù),充分發(fā)揮行政人事部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、校區(qū)各職能主管之間關(guān)系;負(fù)責(zé)公司行政人事部的日常工作;貫徹執(zhí)行上級的指示決議,檢查督促各部門的工作落實情況;做好后勤服務(wù)工作。
主要職責(zé):
1、全面領(lǐng)導(dǎo)行政人事部工作并具體主持行政、人事事務(wù)工作,制定本部門每年、每月和每
周工作計劃。
2、負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章,經(jīng)總經(jīng)理審核簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行,并注意收集執(zhí)行
情況,從公司的實際出發(fā),不斷完善公司的規(guī)章制度。
3、負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況,注意收集各方面的意見、建議、先進(jìn)事例和存在
問題,并向總經(jīng)理報告。
4、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系,努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。
5、負(fù)責(zé)審批各部門辦公、勞保用品的采購計劃,組織安排人員按計劃實施物資采購。
6、根據(jù)總經(jīng)理指示,負(fù)責(zé)安排公司的各類會議,做好會議記錄,安排并做好會務(wù)工作,
7、負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等。
8、指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、
登記、歸檔和保管工作。
9、管理公司車輛,合理調(diào)度使用,安排人員進(jìn)行年審,辦理車輛保險事務(wù)。
10、組織與安排公司活動。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險福利。
11、管理公司環(huán)境衛(wèi)生,負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。
12、安排外來賓客的住宿、餐飲接待工作。
13、負(fù)責(zé)制訂和完善公司崗位編制,協(xié)助公司各部門有效地開發(fā)和利用人力,滿足公司的經(jīng)
營管理需要。
14、根據(jù)現(xiàn)有編制及業(yè)務(wù)發(fā)展需求,協(xié)調(diào)、統(tǒng)計各部門的招聘需求,編制年度/月度人員招
聘計劃,經(jīng)批準(zhǔn)后實施。
15、做好各崗位的職位說明書,并根據(jù)公司職位調(diào)整需要進(jìn)行相應(yīng)的變更,保證職位說明書
與實際相符;
16、負(fù)責(zé)辦理入職手續(xù),負(fù)責(zé)人事檔案的管理、保管、用工合同的簽訂;
17、建立并及時更新員工檔案,做好年度及月度人員異動統(tǒng)計(包括離職、入職、晉升、調(diào)
動、降職等)。
18、制定公司及各個部門的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)大綱,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施;
19、對試用期員工進(jìn)行培訓(xùn)及考核,并根據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果建議部門錄用。
20、負(fù)責(zé)擬制公司薪酬制度和方案,建立行之有效的激勵和約束機制;
21、負(fù)責(zé)審核并按職責(zé)報批員工定級、升職、加薪、獎勵及紀(jì)律處分及內(nèi)部調(diào)配、調(diào)入、調(diào)
出、辭職、辭退等手續(xù)。
22、做好員工考勤統(tǒng)計工作,負(fù)責(zé)加班的審核和報批工作。
23、配合其他部門做好員工思想工作,受理并及時解決員工投訴和勞動爭議事宜。
24、其它突發(fā)事件處理和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
職權(quán)規(guī)定:
1、有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。
2、有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。
3、有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。
4、有權(quán)催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。
5、有權(quán)按總經(jīng)理的指示,協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。
6、有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。
7、對各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。
8、對不符合規(guī)定,或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料,有權(quán)拒絕打印發(fā)放。
9、對要求各部門主管參加的會議,有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。
10、有權(quán)根據(jù)總經(jīng)理的指示,對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。
職責(zé)規(guī)定:
1、 對得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時向總經(jīng)理反映,以致造成重大損失負(fù)責(zé)。
2、 對總經(jīng)理辦公室行文的差錯,收集與整理資料失實而造成的后果負(fù)責(zé)。
3、 對機密文件和文書檔案管理不嚴(yán),發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負(fù)責(zé)。
4、 對公文、函件、報刊傳遞不及時,或發(fā)生誤傳現(xiàn)象,影響工作負(fù)責(zé)。
5、 對印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。
6、 對下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。
對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要求,編制好本室方針目標(biāo)或未及時檢查和落實負(fù)責(zé)。
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