大型國企工程項目前期文件創(chuàng)新管理模式初探論文
一、引言
筆者所在單位是一家大型國企，重視檔案工作是該單位的一貫傳統(tǒng)。1978年12月，在成立之初，該大型國企就設立了專門的檔案資料工作機構。1986年6月，該大型國企形成了布局全面、分層合理的檔案管理網絡。經過三十年的實踐發(fā)展，該大型國企在檔案管理方面形成了一套比較全面成熟的模式，尤其是工程項目檔案管理，一直處于行業(yè)領先水平。這家大型國企實行工程項目技術資料和檔案一體化管理，使得形成的檔案可溯、可控和可靠。工程項目前期文件的管理是工程項目檔案管理的基礎，做好工程項目前期文件管理工作，是保障工程項目順利開展的前提。工程項目檔案管理中前期文件的管理一直是行業(yè)內的一個難點。由于前期文件形成時間跨度大、保存較分散、管理滯后等原因，其管理質量和效率一直難以保證。近期，該大型國企在前期文件的管理實踐探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒歸檔”的管理模式，有效提高了前期文件的管理質量和效率。
二、工程項目前期文件研究綜述
本文的工程項目前期文件不僅指項目開工前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件，還包括項目竣工驗收文件。工程項目前期文件主要包括12大類：立項報批文件，建設用地、征地、拆遷文件，工程建設許可備案文件、開工審批文件，合同及招投標文件，勘察、測繪、設計基礎文件，設計文件，建設工程竣工備案文件，專項竣工驗收文件，生產技術準備及試生產文件，結算、決算文件，總結、后評估報告、竣工驗收會議等文件和房地產權證。
在中國期刊全文數據庫中以“前期文件”為主題進行檢索，共檢出51篇文章，剔除內容重復和弱相關文章，得到17篇文章。這些文章主要內容涉及前期文件的四個方面：形成、定義及內容、管理和控制。
一是，從前期文件的形成來看，具有形成不確定性、[1，2]文件來源分散性、[3，4]時間跨度大[5]和雙重性[6]等特點。雙重性是指前期文件具有文書檔案和科技檔案雙重屬性。前期文件的形成特點是導致其管理困難的主要原因。
二是，從前期文件的定義及內容來看，前期文件的定義目前主要參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中的定義，即指項目開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件。姚蘭和高宇華界定前期文件的主要內容包括立項報批文件，建設用地、征地、拆遷文件，工程建設許可、備案文件、開工審批文件，合同及招投標文件，勘察、測繪、設計文件，以及財務審計文件等。[7，8]
三是，從前期文件的管理來看，任紅提出，前期文件的管理存在重項目建設、輕文件管理，文件管理漏洞多，文件收集與項目建設不同步等問題，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理兩種方式。徐繼銘也提出，應將項目前期文件、項目管理文件和項目竣工驗收文件等材料，以“件”為整理單位，其好處在于簡化了整理環(huán)節(jié)、提高了歸檔質量；保持了檔案原貌、延長了檔案壽命；彌補了工作中可能出現(xiàn)的歸檔遺漏問題；提高了工作效率，檔案利用更加安全方便等。[10]這種管理模式是基于前期文件的雙重屬性，具有一定的合理性，但是成套性是科技檔案區(qū)別于文書檔案的主要屬性，如若對前期文件實行按件管理，不利于保持工程項目檔案的完整性和成套性。
四是，從前期文件的控制來看，叢巧克指出，前期文件控制存在檔案意識不高、文件控制不足等問題。[11]王金榮認為，應通過建立文檔管理制度、建設信息管理平臺、文檔部門積極參與項目各階段建設等方式來加強控制。[12]加強對前期文件的控制能力是解決其管理問題的關鍵。
綜上可知，當前對工程項目前期文件的研究側重于基礎性問題研究，比如形成特點、定義及內容、管理等，缺少解決問題方法等方面的應用研究。本文提出按“盒”管理的解決對策，彌補了前人研究的不足，具有一定的積極作用，有力地推動了工程項目前期文件的規(guī)范化管理。
三、大型國企工程項目前期文件現(xiàn)有管理模式分析
在按盒管理模式提出之前，該大型國企工程項目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程項目前期文件主要由投資管理部負責歸檔，投資管理部將其形成的項目文件分為經濟類和技術類，分別由內設的兩個部門負責整理歸檔。檔案室設專門負責人對接投資管理部，定期接收投資管理部形成的項目文件，再按照項目對應的區(qū)塊進行分發(fā)，由相應的檔案整編人員按要求立卷歸檔。在立卷管理時期，形成的項目文件以紙質文件為主。這種管理模式理論上能夠遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管利用，但是在實際應用中逐漸暴露出以下問題。
�。ㄒ唬w檔滯后
由于前期文件形成時間跨度長，投資管理部歸檔時間嚴重滯后，導致前期文件管理滯后。前期文件中，通常最后形成的是項目后評價報告，是在項目竣工后，對其進行整體總結評價，這份文件與項目立項時間相比一般會有3-5年的時間差。投資管理部在項目后評價報告形成后，才對全部前期文件歸檔，移交檔案室整編，容易產生遺失等問題。
�。ǘw檔質量較差
投資管理部根據部門資料管理規(guī)范，將需歸檔的前期文件分為經濟類和技術類兩大類，其中經濟類主要有四項：項目內部審批文件、施工招投標及合同、建安費用結算管理和項目總投資決算管理。這與檔案室前期文件立卷分類標準并不一致，導致檔案室接收文件后，需要對文件重新分類組卷，花費很多時間。與此同時，投資管理部將經濟類和技術類文件分開歸檔，歸檔時間大多不一致，內容重復率高。
�。ㄈw檔效率較低
由于投資管理部并未嚴格按照檔案部門的'歸檔目錄進行文件的初步整理，管理規(guī)范模糊，導致許多歸檔文件找不到對應的案卷，立卷內容因管理人員的理解差異而產生不同。前期文件整理不規(guī)范，影響了歸檔文件的質量和效率。
由上可知，該大型國企工程項目前期文件按卷管理模式存在歸檔滯后、質量較差和效率偏低等問題。為了解決這些問題，該大型國企檔案室在實踐中不斷摸索改進，順應信息技術不斷發(fā)展的趨勢，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。
四、大型國企工程項目前期文件按盒管理模式的應用
所謂按盒管理，是指歸檔文件根據盒號歸檔，一盒內包含多個案卷，每個案卷作為盒內的一份獨立文件。盒內文件目錄只打印案卷目錄，不需打印案卷內文件目錄，每份案卷以在首份文件右上角粘貼二維碼的方式識別。這種管理方式綜合了按“件”管理和立卷管理的優(yōu)點，不但保持了文件在更大范圍內的內在聯(lián)系，還增強了文件管理的靈活性。按盒管理模式需要制度、流程和技術三方面的保障。
�。ㄒ唬┲贫w檔目錄清單
在制度保障上，該大型國企檔案室積極與職能部門溝通，雙方就前期文件歸檔范圍進行了深入溝通和交流，最終根據雙方的工作需求，制定了統(tǒng)一的精確到文件級的歸檔目錄清單。該清單明確了文件類別、文件名稱以及案卷題名。該歸檔清單將前期文件分為立項、設計、建安采購、后評價、投資、財務和施工等七大類，并在每一大類下列出所有文件以及文件對應的案卷，從制度上保證了歸檔文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性，從源頭上加強了對歸檔文件的控制。
�。ǘ﹨⑴c前端控制管理
在流程保障上，該大型國企檔案室真正參與到項目工程檔案前期文件的形成過程中。在項目立項時提出文件材料的歸檔要求；在檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；積極參與合同談判，規(guī)范文件材料的形成；參與工程項目檔案驗收工作，實現(xiàn)對前期文件的全過程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。
（三）實現(xiàn)在線流轉歸檔
在技術保障上，該大型國企工程項目前期文件歸檔目錄清單在制定之初，就是以在線方式存在的，它是檔案管理信息系統(tǒng)的一個基礎管理模塊，對接前端各業(yè)務OA端口。文件經各業(yè)務系統(tǒng)流轉到投資管理部，投資管理部根據項目各階段文件積累情況，在OA端直接分類打包到檔案管理系統(tǒng)。這種模式打通了各相關溝通渠道，提高了文件處理速度和文件管理效率。
五、工程項目前期文件按盒管理的優(yōu)點
該大型國企檔案室推行的按盒管理模式，與按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明顯優(yōu)勢，如上表所示。
從按盒管理的優(yōu)點來看，歸檔目錄清單重新梳理了文件之間的關系，確保案卷中都是強關聯(lián)的文件。所有文件隨到隨做，更加方便靈活。一般來說，一個案卷內不超過五份文件，新立卷的文件體量小，案卷的劃分更加具體。同時，在實際整編過程中，一個工程項目檔案的前期文件基本可以放在同一盒內，打破了前期文件分類的概念界限，立卷的概念相對弱化，強化了盒在前期文件歸檔中的地位。此外，按盒管理簡化了管理環(huán)節(jié)，節(jié)約了管理資源。按盒歸檔，也有助于提供利用。不足之處是對文件略有損傷，這一點主要是對紙質文件而言。從長遠來看，按盒管理妥善解決了目前前期文件管理存在的問題，具有更廣泛的適用性。
總體看來，工程項目前期文件按盒管理，是在信息化環(huán)境下對項目文件管理模式的一種積極嘗試。它對于解決行業(yè)內前期文件存在已久的歸檔滯后、可控性差以及管理效率低等問題具有顯著效果，補齊了工程項目前期文件管理的短板，有助于提升業(yè)內工程項目檔案管理的綜合水平，為工程項目的順利開展和竣工保駕護航。
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