畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔的難點與對策管理學論文

　　畢業(yè)生就業(yè)電子文件管理領域，主要包括：畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件和畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔兩大類。其中，畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件簡稱為畢業(yè)生就業(yè)電子文件。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件主要包括準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、實施電子文件、數(shù)字化電子文件和驗收電子文件。

　　一、開展畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔工作的必要性

　　1、開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，是現(xiàn)代館藏檔案規(guī)范管理的要求。目前，應逐步轉(zhuǎn)向紙質(zhì)、電子檔案接收并重的階段。今后，各級各類檔案館應著重加強對電子文件的收集，將電子文件的收集工作列入長遠規(guī)劃。

　　2、開展電子文件歸檔工作，是檔案館數(shù)字化管理畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的需要。如果現(xiàn)在還未開始研究電子文件的接收問題，就會出現(xiàn)各級各類檔案館將大量的精力、財力投入到檔案的數(shù)字化工作中的情況。

　　二、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸

　　檔工作中面臨的.技術問題1、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件原始性的認定問題。原始性是檔案價值存在的基礎，也是其發(fā)揮憑證作用的依據(jù)。電子文件的原始性認定相對來說較為復雜，必須借助于機器設備和一定的技術手段來鑒別和認定。由于無法判斷電子文件的真?zhèn)�，在利用過程中就不能將其作為依據(jù)和憑證使用，而只能起參考作用。因此，只有解決了電子文件原始性的認定，它才能真正發(fā)揮作用。

　　畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的數(shù)據(jù)交換格式標準問題。接收畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的核心，是統(tǒng)一畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的標準格式，保證移交給檔案管理部門的電子文件格式統(tǒng)一。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件，因其內(nèi)容不同，種類也不同。因此，要通過軟件技術實現(xiàn)不同標準間的自動生成功能，充分利用現(xiàn)有國際、國內(nèi)公認的成熟的協(xié)議、標準等技術。以國際標準或國內(nèi)標準為基準，通過科學化、規(guī)范化的軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過軟件自動轉(zhuǎn)化成國際、國內(nèi)標準。

　　三、開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作的對策

　　1、各級各類檔案館應當根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的人工非直讀性、信息與載體的可分離性、易復制性、信息的不穩(wěn)定性特點，采取相應措施，積極履行職責，研究和解決當前畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作中遇到的問題，切實加強畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作。

　　2、采取各種技術措施，確保畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的原始性。根據(jù)現(xiàn)代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，建立這樣一個“原始性”的概念是適當?shù)暮捅匾�的。因為，它是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。因此，作為電子文件的制作者、管理者，以及電子文件檔案工作者都應積極采用有關技術措施，確保電子文件的原始性。一是在電子文件傳送系統(tǒng)中，亦采用“雙密鑰碼”對電子文件進行加密，第三者很難從截獲的密文中破解原文內(nèi)容，能夠保證電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。二是積極應用光筆簽名和數(shù)字簽名，表明電子文件簽署者的權力和責任，為電子文件發(fā)揮憑證作用奠定基礎。三是通過消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術及各種防護措施，保持電子文件的原始性和真實性。

　　四、積極開展畢業(yè)生就業(yè)管理工

　　程電子文件歸檔試點工作

　　1、建立畢業(yè)生就業(yè)管理便捷高效的遠程電子文件歸檔系統(tǒng)。從各級各類檔案館的數(shù)字化觀點來看，其業(yè)務工作就是對畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案信息的處理與加工，并最終形成的產(chǎn)品——標準格式的數(shù)據(jù)信息。而畢業(yè)生就業(yè)管理遠程電子文件歸檔系統(tǒng)，可以實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案的全過程處理與加工，實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)信息工作記錄、電子文件與檔案的集成化、動態(tài)化管理。有了這樣一套系統(tǒng)，各級各類檔案館就可以通過對電子文件的前端控制，對各項管理對象、資源要素實現(xiàn)全方位、全范圍和全階段的優(yōu)化，實現(xiàn)電子文件檔案來源、管理過程、對外服務等方面的數(shù)字化，充分提升各級各類檔案館的服務功能。

　　2、加強各類標準規(guī)范的畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔管理。開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，必須建立起各類標準規(guī)范。包括：管理性標準、業(yè)務性標準和技術性標準。實施畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的 歸檔工作，對檔案館的管理電子文件具有重大的影響，會產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益。因此，作為畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的保管主體，各級各類檔案管理部門必須抓住發(fā)展的機遇，早日實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔的數(shù)字化。

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