公文寫作基礎(chǔ)：公文的文體和格式

時間：2023-05-30 09:48:50 惠嘉寫作基礎(chǔ) 我要投稿

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　　公文寫作，是指公務(wù)文書的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。下面是小編為大家整理的公文寫作基礎(chǔ)：公文的文體和格式，僅供參考，歡迎大家閱讀。

公文寫作基礎(chǔ)：公文的文體和格式

　　公文的文體

　　公文的文體，指公文的表達(dá)方式。公文屬應(yīng)用文體，應(yīng)具有應(yīng)用文體的基本屬性，即具有直接應(yīng)用性，從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)性與嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一規(guī)定，保證公文內(nèi)容完整、標(biāo)記明顯的格式規(guī)范性。但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有其自身的特殊屬性。

　　第一，公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng)。白話文具有通俗易懂、語義確切的優(yōu)點(diǎn)。

　　第二，公文兼用說明、敘述、議論三種表達(dá)方式。這是因?yàn)楣膬?nèi)容的表述，必須做到事理結(jié)合，除去對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說明以外，還要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀點(diǎn)與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達(dá)方式的運(yùn)用上，各有側(cè)重。如規(guī)范性、公布性文件側(cè)重于說明的方式;工作報告、會議紀(jì)要側(cè)重于敘述的方式;而內(nèi)容復(fù)雜的公文，如調(diào)查報告，則需同時兼用三種表達(dá)方式。

　　公文的格式

　　公文格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。公文格式具有較強(qiáng)的規(guī)范性;國家有關(guān)機(jī)關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等形式對其加以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，方便對其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文。

　　公文格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。

　　目前我國通用公文的格式一般為：

　　(1)公文紙采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　(2)公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)，與不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應(yīng)分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。

　　(3)所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排版)。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)。

　　(4)左側(cè)裝訂。(少數(shù)民族可按其習(xí)慣書寫，排版)。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)

　　(5)在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。

　�、俦Ｃ艿燃壍臉�(biāo)注與編排。在文稿上，應(yīng)根據(jù)公文的實(shí)際涉密程度，用漢字“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”分別予以標(biāo)注，并后加“★”，必要時還應(yīng)注明保密期限(如機(jī)密★5年)。

　　在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

　�、诰o急程度的標(biāo)注與編排。在文稿上，根據(jù)情況分別標(biāo)注“急”或“特急”。在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。

　　③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區(qū)面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個作者占一行。

　�、馨l(fā)文字號的標(biāo)注與編排。文稿上，應(yīng)由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標(biāo)注作者代字，置于方括號中的年份號，順序號。如國務(wù)院1997年第一發(fā)文即標(biāo)作：“國發(fā)[1997]001號”。一件公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

　　在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下，居中;如有簽發(fā)人時，應(yīng)居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條長10omm的細(xì)實(shí)線。

　　⑤簽發(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側(cè)。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號與發(fā)文字號相同。

　�、迾�(biāo)題的標(biāo)注與編排。撰寫文稿時，應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標(biāo)注標(biāo)題：結(jié)構(gòu)完整;語意確切;文字簡練、醒目，字?jǐn)?shù)一般不超過50字。

　�、咧魉蜋C(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排。在撰寫文稿時，應(yīng)將收受并對本文負(fù)實(shí)際辦理、簽復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱標(biāo)出，標(biāo)注時需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個機(jī)關(guān)為主送機(jī)關(guān)，不能“多頭主送”;除非領(lǐng)導(dǎo)者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者，更不能同時直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者;應(yīng)準(zhǔn)確界定主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的區(qū)別，避免僅依據(jù)機(jī)關(guān)的級別而不是辦理方面的責(zé)任確定受文機(jī)關(guān)中的主送與抄送機(jī)關(guān);應(yīng)正確標(biāo)注受文機(jī)關(guān)的名稱，禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱，以免無人承擔(dān)實(shí)際辦理責(zé)任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下，從左至右頂格排列機(jī)關(guān)的名稱，回行繼續(xù)頂格，結(jié)尾用冒號。如主送機(jī)關(guān)不止一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機(jī)關(guān)名稱之間用頓號、逗號或分號分隔。常用3號或4號仿宋體字印刷。

　�、嗾牡木幣�。在印制本上，正文位于主送機(jī)關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號或4號仿宋體印刷。

　�、岣郊䴓�(biāo)記的標(biāo)注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)注附件標(biāo)記，注明其標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。

　　印制本上，附件標(biāo)記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(只一件時不排)、標(biāo)題、份數(shù)。每件一般占一行，字體字號與正文同。

　�、庥≌禄蚝炇鸬木幣�。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導(dǎo)者占一行，先排出機(jī)關(guān)名稱、簽署者職務(wù)，后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)簽注姓名。

　　印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應(yīng)上不壓正文，下壓日期。

　�、献髡吲c日期的標(biāo)注與編排。撰擬文稿時，應(yīng)如實(shí)在相應(yīng)欄目內(nèi)標(biāo)注完稿時間、審核時間、簽發(fā)時間、會議通過或批準(zhǔn)時間等，并注意標(biāo)明完整確切的年月日。

　　在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱，一個作者一般占一行，字體字號同正文。

　　在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號與正文同。

　�、凶⑨尩木幣拧３齻€別簡短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說明的對象后用圓括號標(biāo)出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁日期的下方。每項(xiàng)為一個自然段，如有兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上時，注意使正文中的序號和釋文前的序號保持一致。注釋常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。

　　⒀主題詞的標(biāo)注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁注釋之下，通常排一行，起首頂格標(biāo)“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號相同的黑體字印刷。

　�、页蜋C(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排。在印制本上，抄送機(jī)關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區(qū)寬度相等的平行細(xì)實(shí)線作為界線，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機(jī)關(guān)的性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排印抄送機(jī)關(guān)的名稱，其間用頓號、逗號或分號等分隔。常用與正文字體字號相同或小一號的文字印刷。

　�、佑“l(fā)說明的編排。在印制本上，印發(fā)說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細(xì)實(shí)線，形成“印發(fā)說明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機(jī)關(guān)字體字號相同的文字印刷。

　　公文的結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對確定性。國家有關(guān)機(jī)關(guān)對公文的基本構(gòu)成作出了規(guī)范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。

　　公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$

　　公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

　　公文的稿本

　　在公文形成過程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們在內(nèi)容、外觀形式以及效用方面均有很大區(qū)別。

　　草稿。是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見和修改審核使用，不具備戚公文的效用。

　　定稿。又稱原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā)、正式會議討論通過或經(jīng)上級機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

　　正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志。

　　副本。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查、知照使用。

　　試行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在試驗(yàn)推行期間具有法定效用。

　　暫行本。法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬期間具有法定效用。

　　修訂本。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一定時期后進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。修訂本具有法定效用。

　　不同文字稿本。同一公文在形成過程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時，不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。

　　起源

　　公文，是公務(wù)文書的簡稱。我國現(xiàn)存最早的公文是殷商時代的甲骨文卜辭。西周時期出現(xiàn)了“誓”、“誥”、“盟書”、“譜牒”、“政典”等公文形式�！渡袝肥鞘反孀钤纾^為系統(tǒng)、完整的公文典籍�！渡袝纷爰擞�、夏、商、周四個朝代的公文，其體式又分為典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命六種。典，“五帝之書也”，即記錄五帝時重大國事的文書；謨，“議謀也”，即上層管理者的治世謀略記錄；訓(xùn)，“說教也”，即教誨性言辭；誥，“告也”，即告白天下的訓(xùn)誡性文告；誓，“約束也”，是一種誓眾文告；命，“使也”，也就是命令。秦漢時期產(chǎn)生了“制”、“詔”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“議”等。至唐宋后，又出現(xiàn)了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“國書”、“諭”、“疏”、“剳”等公文樣式。明清公文在沿襲唐宋體制的基礎(chǔ)上，又產(chǎn)生了“題本”、“奏本”、“照會”、“堂諭”等公文樣式。

　　釋義

　　現(xiàn)代公文，主要指黨政機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理和公務(wù)活動的重要工具。也泛指各級各類機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位制訂、使用的公務(wù)文書。

　　分類

　　公文按性質(zhì)可分為通用公文和專用公文兩大類。

　　通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文；按流通來源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文；按作者性質(zhì)分為黨內(nèi)公文、行政公文和社會團(tuán)體公文；按發(fā)文性質(zhì)分為問文和復(fù)文；按內(nèi)容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文；按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文；按特點(diǎn)和作用分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。根據(jù)2012年7月1日開始實(shí)施的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，行政公文種類包括以下15種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要、公報、決議。事務(wù)公文包括：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、典型材料等。

　　專用公文指具有專門職能的機(jī)關(guān)在專門的領(lǐng)域中形成、使用的書面材料，具有專指內(nèi)容、特定格式。主要包括：財經(jīng)文書（市場調(diào)查報告、經(jīng)濟(jì)合同）、司法文書（起訴書、判決書、筆錄）、外交文書（國書、照會、護(hù)照、條約）及軍用文書等。

　　組成要素

　　公文一般由秘密等級（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限、緊急程度（特急、急件）、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

　　基本功能

　　公文寫作

　　規(guī)制令使作用。公文是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)號施令的手段，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的工具。公文在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施管理中能夠發(fā)揮規(guī)范控制、令行禁止、組織協(xié)調(diào)的作用。

　　明事通情作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)施管理職能、開展公務(wù)活動中，在上下左右之間，需要經(jīng)常溝通情況、交流意見，以求共識共作。公文作為明事通情手段在機(jī)關(guān)工作中廣為應(yīng)用。

　　參謀決策作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在決策和決策實(shí)施過程中，離不開信息的搜集、處理和運(yùn)用，離不開調(diào)查研究和征求意見。公文以其法定的渠道和效率滿載各種信息為資治輔政服務(wù)。

　　宣傳輿論作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)中需要有效的宣傳輿論的支持。而公文的貫徹執(zhí)行是宣傳輿論的核心。

　　商洽聯(lián)絡(luò)作用。各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間有許多事情需要商洽、介紹和聯(lián)絡(luò)，以便互相理解、支持和配合，發(fā)揮整體效應(yīng)。此中，公文寫作不可或缺。

　　存儲憑證作用。公文是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)職能活動的真實(shí)記錄，是統(tǒng)一思想、處理問題的基本依據(jù)。公文在執(zhí)行的時候是這樣，成為檔案之后仍然是這樣。

　　主要特征

　　主題的職能性。公文是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理職能的工具和手段。在公文里，鼓勵什么遏制什么，支持什么反對什么，允許怎么辦和不允許怎么辦，或褒或貶，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。

　　材料的可靠性。在公文里所采用的事實(shí)材料、數(shù)字材料、理論材料以及所依據(jù)的法律法規(guī)、方針政策，必須真實(shí)、準(zhǔn)確，來不得半點(diǎn)臆想、虛構(gòu)和捏造。

　　結(jié)構(gòu)的邏輯性。公文寫作思維方式主要是邏輯思維，通過概念、判斷、推理，通過綜合、比較、論證形成寫作思路，完成寫作任務(wù)，多用說明、敘述、議論的表達(dá)方式，慎用文學(xué)手段。文風(fēng)的平實(shí)性。力求準(zhǔn)確、鮮明、生動，力戒說大話、空話、假話、套話，不能言之無物，也不能嘩眾取寵，要實(shí)實(shí)在在，明明白白。

　　表述的簡明性。結(jié)構(gòu)力求簡約，層次力求簡化，語言力求簡潔，在把事情、想法寫清楚、寫明白、寫透徹的前提下，文字越簡越好。

　　體式的規(guī)范性。要有強(qiáng)烈的文體、文種意識，要注意公文的書寫格式、語體特點(diǎn)，也要注意公文的附加標(biāo)識。

　　寫作要求

　　符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

　　情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精練、條理清楚、層次分明、標(biāo)點(diǎn)正確。

　　人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。日期一般要寫具體的年月日。

　　數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

　　公文的作用

　　(一) 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用

　　(二) 聯(lián)系公務(wù)作用

　　(三) 宣傳教育作用

　　(四) 憑證依據(jù)作用