監(jiān)獄檔案管理方案范文優(yōu)選

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監(jiān)獄檔案管理方案范文優(yōu)選1

　　一、目的

　　為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價值，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)《_檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。

　　二、檔案的定義

　　（一）檔案指公司及下屬項(xiàng)目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動、工程建設(shè)、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實(shí)物等各種載體的記錄。

　�。ǘ�）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。

　　三、管理機(jī)構(gòu)

　　公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項(xiàng)目公司檔案管理工作，負(fù)責(zé)公司及下屬項(xiàng)目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶；下設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)保管公司及下屬項(xiàng)目公司重要檔案。

　　四、工作職責(zé)

　　公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員，其工作職責(zé)為：

　　（一）制定和完善檔案管理制度。

　�。ǘ�）開展檔案管理培訓(xùn)，指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。

　�。ㄈ�）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用，負(fù)責(zé)檔案室的日常管理。

　　（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。

　　五、檔案鑒定

　　檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

　�。ㄒ唬�歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。

　　1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計(jì)、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔范圍，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批確定。

　　歸檔范圍載體包括但不限于：

　�。�1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等；公司、公司形成并下達(dá)的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀(jì)要材料、重要記錄；公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。

　�。�2）項(xiàng)目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術(shù)文件類；招標(biāo)文件類；項(xiàng)目企劃、銷售資料類；前期市場調(diào)研、土地分析等資料類；竣工報(bào)建資料類。

　�。�3）聲像資料及實(shí)物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報(bào)、聲像材料，有紀(jì)念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項(xiàng)目樓書。

　　2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機(jī)密”三級，泄漏會使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。

　　普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽(yù)證照、年度報(bào)告等。

　　秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀(jì)要、人事檔案、規(guī)章制度等。

　　機(jī)密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害，如董事會決議、項(xiàng)目投資文件、公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。

　�。ǘ�）到期檔案的鑒定。公司及下屬項(xiàng)目公司對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定繼續(xù)保存或進(jìn)行清理、銷毀。

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1、永久保存：

　�。�1）公司章程；

　�。�2）董事會及股東會紀(jì)錄；

　�。�3）財(cái)務(wù)報(bào)表；

　�。�4）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

　�。�5）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；

　�。�6）工程設(shè)計(jì)圖；

　�。�7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、十年保存：

　�。�1）預(yù)算、決算書類；

　�。�2）會計(jì)憑證；

　�。�3）其他核定須保存十年的文書。

　　3、五年保存：

　　（1）期滿或解約之合約；

　�。�2）其他核定須保存五年的文書。

　　4、一年保存：無長期保存必要的。

　　5、規(guī)章制度由公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

　　6、公司及下屬項(xiàng)目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對檔案資料進(jìn)行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報(bào)本部門及相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準(zhǔn)。

　　7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認(rèn)。

　　8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。

　　9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應(yīng)明確繼續(xù)保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。

　　六、檔案收集

　　（一）收集范圍。按照歸檔范圍進(jìn)行收集。

　�。ǘ�）收集方式。公司及下屬項(xiàng)目公司均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實(shí)物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認(rèn)，《檔案移交清單》雙方各留一份。

　�。ㄈ�）歸檔文件要求。

　　1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件）。

　　2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。

　　3、圖紙類歸檔前要驗(yàn)證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

　　4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強(qiáng)的碳素型黑色或藍(lán)色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

　　5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)、攝相機(jī)等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機(jī)拍攝。

　�。ㄋ模┕�司及下屬項(xiàng)目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。

　　1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

　　2、公司合并、收購文件。含請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、備忘錄；股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。

　　3、與合作方的相關(guān)文件。

　�。�1）合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。

　　（2）融資擔(dān)保文件：融資公告、報(bào)表、擔(dān)保、抵押等相關(guān)文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。

　�。�3）盡職調(diào)查資料：

　　①盡職調(diào)查報(bào)告；

　�、跇I(yè)務(wù)約定書；

　　③委托協(xié)議書；

　�、鼙M職調(diào)查清單及問卷；

　　⑤目標(biāo)企業(yè)提供的有關(guān)書面資料（含工商、法務(wù)、財(cái)務(wù)、工程、市場、人力等文件）。

　�。�4）工程項(xiàng)目檔案。包括土地獲取、項(xiàng)目報(bào)建、勘查設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等各階段形成的檔案。

　�。�5）公司及下屬項(xiàng)目公司所獲榮譽(yù)。

　　七、檔案管理

　�。ㄒ唬�檔案管理員接收檔案資料后，應(yīng)按照項(xiàng)目分類進(jìn)行保管，按檔案編號順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保管和使用。

　�。ǘ�）檔案存檔分類主要以公司、項(xiàng)目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細(xì)表，且在檔案柜上標(biāo)注公司/項(xiàng)目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。

　�。ㄈ�）檔案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，切實(shí)做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施，減少檔案的損失。

　�。ㄋ模�檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。

　　八、檔案利用

　�。ㄒ唬┕�司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。

　�。ǘ�）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復(fù)印、掃描、查詢。

　　填寫要求：

　�。�1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標(biāo)題或摘要填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱，根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項(xiàng)。

　�。�2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報(bào)單位等）填寫外借物品所辦理事項(xiàng)的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據(jù)實(shí)際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項(xiàng)。

　�。ㄈ�）檔案管理員對檔案借閱進(jìn)行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責(zé)任，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。

　�。ㄈ�）檔案應(yīng)按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，包括檔案的件數(shù)、頁數(shù)，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。

　　（四）外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　�。ㄎ澹�檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔，以便其他工作人員的查閱。

　　九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。

監(jiān)獄檔案管理方案范文優(yōu)選2

　　一、目的

　　為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司檔案資料的管理。

　　三、管理職能

　�。ㄒ唬┕�司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。

　�。ǘ�）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：

　　1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

　　2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；

　　3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；

　　4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作；

　　5、建立檔案檢索索引；

　　6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；

　　7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

　　8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；

　　9、遵守保密制度。

　�。ㄈ�）各部門管理職責(zé)

　　1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；

　　2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；

　　3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。

　　四、資料歸檔管理

　　（一）歸檔資料范圍

　　1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料；

　　2、公司對各級政府和職能管理部門上報(bào)的各種申請、請示、報(bào)告、匯報(bào)、說明、申訴、申報(bào)等資料；

　　3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料；

　　4、公司內(nèi)部形成的.各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡訊等；

　　5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊等內(nèi)部管理資料；

　　6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；

　　7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；

　　8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；

　　9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；

　　10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺賬、記錄、報(bào)告單等資料；

　　11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；

　　12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；

　　13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；

　　14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；

　　15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料；

　　16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；

　　17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；

　　18、其他具有保存價值的資料。

　　（二）歸檔資料收集

　　1、結(jié)合公司具體情況，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；

　　人事檔案由人事管理部門管理；

　　生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺帳、記錄等資料由部門管理；

　　其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。

　　2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料，需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔，由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料，如屬于立檔資料，由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；

　　如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料，則由印章管理人員在印章使用登記時說明，并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

　　3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料，由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；

　　4、公司有償取得的資料，在報(bào)賬時由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報(bào)銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。

　　5、公司人員外出參會帶回的資料，在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

　　6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。

　�。ㄈ�）資料歸檔要求

　　1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。

　　2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。

　　3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；

　　具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

　　4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

　�。ㄋ模�歸檔時間

　　1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報(bào)表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

　　2、報(bào)表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

　　3、報(bào)刊于次月初從各部門收回歸檔；雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

　　4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)歸檔。

　　（五）歸檔移交

　　1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。

　　2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。

　　3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

　　五、檔案保管

　�。ㄒ唬┦占�登記

　　1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。

　　2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

　�。ǘ�）檔案分類

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