企業(yè)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化分析
石油工程企業(yè)作為石油工程的施工類企業(yè)，與銷售型企業(yè)不同的是，涉及的合同種類繁多，有施工類合同、工程承攬類合同、采購類合同、人事錄用類合同與質(zhì)量安全類合同等。涉及的部門也非常廣：工程承攬方、管理方、采購、質(zhì)量、安全、財務(wù)、印信管理等多個部門，他們對于標(biāo)準(zhǔn)化合同管理都有著重要作用，對合同簽訂和履行都有非常重大的影響，但在實際現(xiàn)有的工作中，各部還未能很好地發(fā)揮其自身在合同中的重要作用，更多的時候合同是承辦部門和簽訂方的事情，從而造成了在后續(xù)工作中出現(xiàn)這樣那樣的問題，為公司也帶來了各種損失，讓公司在維權(quán)過程中變得被動。對于施工企業(yè)的合同管理，應(yīng)該制定合同管理制度、規(guī)范流程等，并以此出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的特性，對企業(yè)中涉及的不同合同給予不同的處理方法和關(guān)注度（例如，對涉及金額大、承擔(dān)責(zé)任多的合同給予更高的關(guān)注度）�？傊�，建立標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系是解決合同管理問題的重要方法。
1石油工程企業(yè)現(xiàn)在合同管理中存在的問題
石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)范圍廣，點多線長，雖然已加大了合同管理力度，但仍存在審查、簽訂、審批等不規(guī)范、不科學(xué)、不嚴(yán)格的問題，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至有些處于放任狀態(tài)。
�。�1）合同簽訂不規(guī)范，隨意，簽訂條款對公司不利。①簽訂合同隨意。目前，仍存在合同起草不規(guī)范，無專人擬定，專業(yè)的部門和管理人員不參與的問題，出現(xiàn)問題時便會出現(xiàn)“我不知道”“我說過的”“我告訴過…”“我們說好了的”這些無理無據(jù)的情況。②合同內(nèi)容不科學(xué)不完善，存在違約責(zé)任條款無約定或約定含糊、質(zhì)量要求不具體無法罪責(zé)、文字表述有異意的情況，例如：外包施工內(nèi)合同，合同中僅約定2年內(nèi)完成工期，無具體約定到某個時間段需要完成的工作量，也沒有違約需要承擔(dān)的責(zé)任，導(dǎo)致公司在處理糾紛時陷入麻煩，非常被動。
�。�2）合同管理效率低、無人執(zhí)行和跟進(jìn)，合同變成格式性的東西，無實際約束、保護(hù)的意義。如一些石油工程企業(yè)簽訂的一些工程外包類合同，簽完便完，執(zhí)行到哪一步也無人追責(zé)，執(zhí)行、追蹤無統(tǒng)一管理，經(jīng)常出現(xiàn)合同履行階段執(zhí)行無序，沒人監(jiān)督、辦事效率低的情況。
�。�3）無系統(tǒng)的存檔管理規(guī)定。石油工程施工項目時間一般會比較長，不是三五天就可以解決的，但因為管理的隨意性和辦公地點的`移動性，沒有系統(tǒng)的檔案管理規(guī)定，有時候甚至導(dǎo)致一兩年后發(fā)生糾紛，需要參照合同，卻發(fā)現(xiàn)合同找不到的情況。
�。�4）合同經(jīng)辦人及履約人員意識薄弱，總覺得就口頭約定便好，在合同履行過程中的一些問題解釋、答復(fù)及合同補(bǔ)充或變更條款中口頭交流便完事，無任何書面公函交流和約定，無從保護(hù)公司的利益，從而造成了一些不必要的糾紛和損失。
2加強(qiáng)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的辦法
合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理必須是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直到該合同失效為止，所以要求企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更加要重視簽訂后的管理，如合同執(zhí)行、修改、變更與補(bǔ)充等。筆者認(rèn)為應(yīng)該從企業(yè)的實際情況出發(fā)，從四個階段（合同準(zhǔn)備簽訂階段管理、合同簽訂階段、合同履行階段與合同履行后糾紛階段）建立完善的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理運(yùn)行機(jī)制。要制定合同標(biāo)準(zhǔn)管理流程，管理制度明確各部門職責(zé)和權(quán)限，并通過流程和制度來約束各部門以保障標(biāo)準(zhǔn)化合同管理。
�。�1）專業(yè)的律師及專業(yè)管理部門人員共同起草和過目。合同是有專業(yè)的合同法對其進(jìn)行要求和約束的，企業(yè)律師和專業(yè)管理部門都有其專長，所謂專業(yè)的人做專業(yè)的事情，讓他們起草合同，才能充分發(fā)揮其作用，才能從源頭開始保證合同質(zhì)量。
�。�2）建立合同評審流程及審核制度，在合同簽訂前需對簽約的另一方的主體資格、信用、履行能力等進(jìn)行資信調(diào)查。然后在簽訂的過程中根據(jù)不同合同類型和涉及的金額內(nèi)容，給予不同人員的評審權(quán)限，例如：在請購合同中，多少金額以內(nèi)部門經(jīng)理審批、多少金額總經(jīng)理審批，采購部經(jīng)理的職責(zé)和權(quán)限又是什么。建立合同評審流程，依據(jù)法律風(fēng)險管理體系和合同審核要點，明確各個環(huán)節(jié)每個部門（承辦部門、財務(wù)部、法律部與采購部等）的審核要點。
�。�3）擬定對外的合同統(tǒng)一規(guī)范合同范本，對于固定的部門所簽訂的常態(tài)合同（如采購、人事、外包等）多用框架合同，減少出錯率，擬定人員根據(jù)各業(yè)務(wù)內(nèi)容、各部門的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善現(xiàn)有版本，以使合同條款達(dá)到最優(yōu)。
�。�4）制定嚴(yán)格的合同檔案管理制度，專人專崗進(jìn)行合同檔案管理，所有合同須進(jìn)行歸檔，電子掃描件和紙件合同均需分類、編號進(jìn)行統(tǒng)一加密管理，根據(jù)不同合同的情況，保證合同一式三份，對方一份，公司兩份以上，一份給予檔案管理部門存檔使用，一份給予合同承辦部門，所有合同調(diào)取、查閱均需有固定的審批流程，合同的失效銷毀也應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一申請，在監(jiān)督部門監(jiān)督下執(zhí)行。
（5）改變、強(qiáng)化合同執(zhí)行人員的合同管理觀念。通過培訓(xùn)、講解等方式影響合同執(zhí)行人員，讓他們明白，在對外交流中（如施工過程中、人事糾紛中）出現(xiàn)的所有問題都必須索要正規(guī)的書面手續(xù)（溝通函、確認(rèn)函、說明書等），而且凡是對企業(yè)有利的，都需要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽字證明，以便企業(yè)在維權(quán)工作中占據(jù)有利地位。
3企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性
企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)發(fā)展的保障，不及可以防范風(fēng)險、降低成本、維護(hù)合法利益，是公司經(jīng)營管理成敗的重要因素，還可以提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，提升員工的素質(zhì)和積極性，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)價值。
�。�1）進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以避免或減少由于合同糾紛帶來的企業(yè)損失，并且可以有效地防范和化解經(jīng)營風(fēng)險，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程更加順利，從而達(dá)到規(guī)避企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的目的。
�。�2）通過建立完善的合同管理體制和制度，可以降低溝通成本。石油施工類企業(yè)是個龐大的整體，涉及的合同不只是企業(yè)外部合同，還有企業(yè)內(nèi)部合同。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以保證各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序、完成時間等用標(biāo)準(zhǔn)化形式加以確定，不僅可以加強(qiáng)管理的有效性，還可使企業(yè)內(nèi)外相互協(xié)調(diào)和約束，為企業(yè)的生產(chǎn)方式、供應(yīng)管理等先進(jìn)管理模式創(chuàng)造條件。
�。�3）通過標(biāo)準(zhǔn)化提升員工工作效率。合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，一方面可以提供固定的程序讓員工遵循，避免每簽訂一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情況；另一方面，給予員工一定的自由，在遵循工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)意，鼓勵員工去發(fā)現(xiàn)問題，改善現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)合同，吸納員工的好建議。這種方式可以讓員工有很高的成就感，使其工作態(tài)度變得積極，愿意與企業(yè)共同成長。
�。�4）通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升企業(yè)形象。標(biāo)準(zhǔn)的合同管理能使與企業(yè)接觸的人感到企業(yè)的規(guī)范和秩序，以及企業(yè)員工在工作中嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有助于企業(yè)企業(yè)樹立良好的商業(yè)信用及形象。
4結(jié)語
現(xiàn)在社會是法律社會，不論企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)如何，企業(yè)都需要通過合同來開展銷售、采購、工程等系列經(jīng)濟(jì)活動。為了保護(hù)自身的合法利益，企業(yè)也需要通過企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化來提高合同管理的水平。當(dāng)前，企業(yè)合同管理已不再是簡單的委托、承諾、簽約，而是一種全過程、全方位的科學(xué)管理手段。在簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的合同的過程中，企業(yè)首先需要對市場及合作方進(jìn)行調(diào)查、預(yù)測，然后再協(xié)商溝通、簽訂，最后執(zhí)行、監(jiān)督檢查、處理合同的各項爭議及糾紛。只有合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)才能全面地履行合同條約，才能合理地規(guī)避和防范企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險，維護(hù)良好的企業(yè)信譽(yù)，保證按部就班地實現(xiàn)預(yù)定的施工計劃，不斷地提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，進(jìn)而使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。
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