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公務(wù)政務(wù)的談判禮儀
基層公務(wù)人員因?yàn)楣ぷ鞯男枰,?jīng)常需要代表自己所在的單位、部門,與其他部門、其他單位、其他行業(yè)的人士進(jìn)行接洽商談,以便維護(hù)各自一方的利益,并就某些問題達(dá)成一致。比較正規(guī)的工作性洽商,即可稱之為談判。
所謂談判,又叫做會(huì)談,它指的是有關(guān)各方為了各自的利益,進(jìn)行有組織、有準(zhǔn)備的正式協(xié)商及討論,以便互讓互諒,求同存異,以求最終達(dá)成某種協(xié)議的整個(gè)的過程。
從實(shí)踐上看,談判并非人與人之間的一般性交談,而是有備而至,方針即定,目標(biāo)明確,志在必得,技巧性與策略性極強(qiáng)。雖然談判講究的是理智、利益、技巧和策略,但這并不意味著它絕對排斥人的思想、情感從中所起的作用。在任何談判中,禮儀實(shí)際上都一向頗受重視。其根本原因在于,在談判中以禮待人,不僅體現(xiàn)著自身的教養(yǎng)與素質(zhì),而且還會(huì)對談判對手的思想、情感產(chǎn)生一定程度的影響。
一般而言,談判的禮儀重點(diǎn)涉及談判地點(diǎn)、談判座次、談判表現(xiàn)、簽字儀式等具體方面。
一、談判的地點(diǎn)
在正式談判中,具體談判地點(diǎn)的確定很有講究。它不僅直接關(guān)系到談判的最終結(jié)果,而且還直接涉及到禮儀的應(yīng)用問題。具體而言,它又與談判的分類、操作的細(xì)則等兩個(gè)問題有關(guān)。
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假如按照談判地點(diǎn)的不同來進(jìn)行劃分,則談判可分為以下四類。
1.主座談判。所謂主座談判,指的是在東道主單位所在地所舉行的談判,通常認(rèn)為,此種談判往往使東道主一方擁有較大的主動(dòng)性。
2.客座談判。所謂客座談判,指的是在談判對象單位所在地所舉行的談判。一般來說,這種談判顯然會(huì)使談判對象占盡地主之利。
3.主客座談判。所謂主客座談判,指的是在談判雙方單位所在地所輪流舉行的談判。這種談判,對談判雙方都比較公正。
4.第三地談判。所謂第三地談判,指的是談判在不屬于談判雙方所在單位所在地之外的第三地點(diǎn)進(jìn)行。這種談判,較主客座談判更為公平,更少干擾。
顯而易見,上述四類談判對談判的雙方的利與弊往往不盡相同,因此各方均會(huì)主動(dòng)爭取有利于己方的選擇。
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對參加談判的每一方來說,確定談判的具體地點(diǎn)均事關(guān)重大。從禮儀上來講,具體確定談判地點(diǎn)時(shí),有兩個(gè)方面的問題必須為有關(guān)各方所重視。
1.商定談判地點(diǎn)。在談?wù)摗⑦x擇談判地點(diǎn)時(shí),既不應(yīng)該對對手聽之任之,也不應(yīng)當(dāng)固執(zhí)己見。正確的做法,是應(yīng)由各方各抒己見,最后再由大家協(xié)商確定。
2.做好現(xiàn)場布置。在談判之中,身為東道主時(shí),應(yīng)按照分工,自覺地做好談判現(xiàn)場的布置工作,以盡地主之責(zé)。
二、談判的座次
舉行正式談判時(shí),有關(guān)各方在談判現(xiàn)場具體就座的位次,要求是非常嚴(yán)格的,禮儀性是很強(qiáng)的。從總體上講,排列正式談判的座次,可分為兩種基本情況。
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雙邊談判,指的是由兩個(gè)方面的人士所舉行的談判。在一般性的談判中,雙邊談判最為多見。
雙邊談判的座次排列,主要有兩種形式可供酌情選擇。
1.橫桌式。橫桌式座次排列,是指談判桌在談判室內(nèi)橫放,客方人員面門而坐,主方人員背門而坐。除雙方主談?wù)呔又芯妥,各方的其他人士則應(yīng)依其具體身份的高低,各自先右后左、自高而低地分別在己方一側(cè)就座。雙方主談?wù)叩挠覀?cè)之位,在國內(nèi)談判中可坐副手,而在涉外談判中則應(yīng)由譯員就座.
2.豎桌式。豎桌式座次排列,是指談判桌在談判室內(nèi)豎放。具體排位時(shí)以進(jìn)門時(shí)的方向?yàn)闇?zhǔn),右側(cè)由客方人士就座,左側(cè)則由主方人士就座。在其他方面,則與橫桌式排座相仿(見圖二十四)。
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多邊談判,在此是指由三方或三方以上人士所舉行的談判。多邊談判的座次排列,主要也可分為兩種形式。
1.自由式。自由式座次排列,即各方人士在談判時(shí)自由就座,而毋須事先正式安排座次。
2.主席式。主席式座次排列,是指在談判室內(nèi)面向正門設(shè)置一個(gè)主席之位,由各方代表發(fā)言時(shí)使用。其他各方人士,則一律背對正門、面對主席之位分別就座。各方代表發(fā)言后,亦須下臺(tái)就座
三、談判的表現(xiàn)
舉行正式談判時(shí),談判者尤其是主談?wù)叩呐R場表現(xiàn),往往直接影響到談判的現(xiàn)場氣氛。一般認(rèn)為,談判者的臨場表現(xiàn)中,最為關(guān)鍵的是講究打扮、保持風(fēng)度、禮待對手等三個(gè)問題。
。ㄒ唬┲v究打扮
參加談判時(shí),基層公務(wù)人員一定要講究自己的穿著打扮。此舉并非是為了招搖過市,而是為了表示自己對于談判的高度重視。
1.修飾儀表。參加談判前,應(yīng)認(rèn)真修飾個(gè)人儀表,尤其是要選擇端莊、雅致的發(fā)型。一般不宜染彩色發(fā)。男士通常還應(yīng)當(dāng)剃須。
2.精心化妝。出席正式談判時(shí),女士通常應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行化妝。但是,談判時(shí)的化妝應(yīng)當(dāng)?shù)徘逍拢匀淮蠓。不可以濃妝艷抹。
3.規(guī)范著裝;鶎庸珓(wù)人員在參加正式談判時(shí)的著裝,一定要簡約、莊重,切切不可“摩登前衛(wèi)”、標(biāo)新立異。一般而言,選擇深色套裝、套裙,白色襯衫,并配以黑色皮鞋,才是最正規(guī)的。
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在整個(gè)談判進(jìn)行期間,每一位談判者都應(yīng)當(dāng)自覺地保持風(fēng)度。
具體來說,在談判桌上保持風(fēng)度,應(yīng)當(dāng)主要兼顧以下兩個(gè)方面。
1.心平氣和。在談判桌上,每一位成功的談判者均應(yīng)做到心平氣和,處變不驚,不急不躁,冷靜處事。既不成心惹談判對手生氣,也不自己找氣來生。在談判中始終保持心平氣和,是任何高明的談判者所本應(yīng)保持的風(fēng)度。
2.爭取雙贏。談判往往是一種利益之爭,因此談判各方無不希望在談判中最大限度地維護(hù)或者爭取自身的利益。然而從本質(zhì)上來講,真正成功的談判,應(yīng)當(dāng)以妥協(xié)即有關(guān)各方的相互讓步為其結(jié)局。這也就是說,談判不應(yīng)當(dāng)以“你死我活”為目標(biāo),而是應(yīng)當(dāng)使有關(guān)各方互利互惠,互有所得,實(shí)現(xiàn)雙贏。在談判中,只注意爭利而不懂得適當(dāng)?shù)刈尷谌;只顧己方目?biāo)的實(shí)現(xiàn),而指望對方一無所得,是既沒有風(fēng)度,也不會(huì)真正贏得談判的。
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在談判期間,基層公務(wù)人員一定要禮待自己的談判對手。具體來講,主要需要注意以下兩點(diǎn)。
1.人事分開。在談判中,必須明白對手之間的關(guān)系是“兩國交兵,各為其主”的。指望談判對手對自己手下留情,甚至“里通外國”,不是自欺欺人,便是白日做夢。因此,要正確地處理己方人員與談判對手之間的關(guān)系,就是要做到人與事分別而論。也就是說,大家朋友歸朋友,談判歸談判。在談判之外,對手可以成為朋友。在談判之中,朋友也會(huì)成為對手。二者不容混為一談。
2.講究禮貌。在談判過程中,基層公務(wù)人員不論身處順境還是逆境,都切切不可意氣用事、舉止粗魯、表情冷漠、語言放肆、不懂得尊重談判對手。在任何情況下,談判者都應(yīng)該待人謙和,彬彬有禮,對談判對手友善相待。即使與對方存在嚴(yán)重的利益之爭,也切莫對對方進(jìn)行人身攻擊、惡語相加、諷刺挖苦,不尊重對方的人格。
四、簽字的儀式
簽字儀式,通常是指訂立合同、協(xié)議的各方在合同、協(xié)議正式簽署時(shí)所正式舉行的儀式。舉行簽字儀式,不僅是對談判成果的一種公開化、固定化,而且也是有關(guān)各方對自己履行合同、協(xié)議所做出的一種正式承諾。
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從禮儀上來講,舉行簽字儀式時(shí),在力所能及的條件下,一定要鄭重其事,認(rèn)認(rèn)真真。其中最為引人注目者,當(dāng)屬舉行簽字儀式時(shí)座次的排列方式問題。
一般而言,舉行簽字儀式時(shí),座次排列的具體方式共有三種基本形式,它們分別適用于不同的具體情況。
1.并列式。并列式排座,是舉行雙邊簽字儀式時(shí)最常見的形式。它的基本做法是:簽字桌在室內(nèi)面門橫放。雙方出席儀式的全體人員在簽字桌之后并排排列,雙方簽字人員居中面門而坐,客方居右,主方居左
2.相對式。相對式簽字儀式的排座,與并列式簽字儀式的排座基本相同。二者之間的主要差別,只是相對式排座將雙邊參加簽字儀式的隨員席移至簽字人的對面
3.主席式。主席式排座,主要適用于多邊簽字儀式。其操作特點(diǎn)是:簽字桌仍須在室內(nèi)橫放,簽字席仍須設(shè)在桌后面對正門,但只設(shè)一個(gè),并且不固定其就座者。舉行儀式時(shí),所有各方人員,包括簽字人在內(nèi),皆應(yīng)背對正門、面向簽字席就座。簽字時(shí),各方簽字人應(yīng)以規(guī)定的先后順序依次走上簽字席就座簽字,然后即應(yīng)退回原處就座
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基層公務(wù)人員在具體操作簽字儀式時(shí),可以依據(jù)下述基本程序進(jìn)行運(yùn)作。
1.宣布開始。此時(shí),有關(guān)各方人員應(yīng)先后步入簽字廳,在各自既定的位置上正式就位。
2.簽署文件。通常的做法,是首先簽署應(yīng)由己方所保存的文本,然后再簽署應(yīng)由他方所保存的文本。
依照禮儀規(guī)范,每一位簽字人在己方所保留的文本上簽字時(shí),應(yīng)當(dāng)名列首位。因此,每一位簽字人均須首先簽署將由己方所保存的文本,然后再交由他方簽字人簽署。此種做法,通常稱為“輪換制”。它的含義是:在文本簽名的具體排列順序上,應(yīng)輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次,以示各方完全平等。
3.交換文本。各方簽字人此時(shí)應(yīng)熱烈握手,互致祝賀,并互換方才用過的簽字筆,以志紀(jì)念。全場人員應(yīng)熱烈鼓掌,以表示祝賀之意。
4.飲酒慶賀。有關(guān)各方人員一般應(yīng)在交換文本后當(dāng)場飲上一杯香檳酒,并與其他方面的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規(guī)性做法。
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