檔案信息化建設(shè)與檔案管理問題及建議論文
【摘要】本文首先闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題，最后論述了促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理的重要措施。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；重要措施
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。
一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的重要性
�。ㄒ唬┨岣邫n案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。
（二）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真即可，在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計(jì)算機(jī)知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計(jì)算機(jī)開展工作。
二、檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題
�。ㄒ唬┲匾暢潭炔粔�。對電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認(rèn)識到電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。
（二）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項(xiàng)目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計(jì)算機(jī)的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴(yán)重阻礙電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，理論無法變成現(xiàn)實(shí)，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。
三、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
（一）加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實(shí)促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進(jìn)入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中。
（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計(jì)算機(jī)；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因?yàn)殡娏ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的.溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。
�。ㄋ模┙⒔∪珯n案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點(diǎn)來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理各個崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項(xiàng)制度能夠貫徹落實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴(yán)重疏漏，應(yīng)該嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任。
四、結(jié)束語
在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點(diǎn)開發(fā)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]竇麗娟.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].沈陽工程學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）,2017,3(1):97-99.
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